Přehrát podcast
Digitální transformace: Od „Online First“ k „AI First“
SHINE Consulting, firma s 25letou historií v projektovém řízení, se v posledních pěti letech přirozeně posunula do digitálního světa. Zásadní impuls přišel s pandemií covid-19, která donutila mnoho firem k rychlé adaptaci. „Byla to opravdu taková černá labuť, nečekaná událost, kterou nikdo předem nepředpokládal,“ popisuje Josef Hajkr. SHINE Consulting na tuto výzvu reagovalo proaktivně a jako jedna z prvních firem přešla se svými webináři kompletně do online režimu.
Tento krok přinesl nejen snížení nákladů, ale především umožnil nabídnout klientům kvalitnější služby. „Překvapilo mě, že online formát u tématu řízení projektů může být dokonce výhodnější než klasická prezenční forma,“ říká J. Hajkr. Firma zavedla koncept „Online First“ a následně jej rozšířila o „AI First“, což se ukázalo jako velmi úspěšná kombinace.
AI jako nezbytný akcelerátor pro projektové manažery
Poslední dva a půl roku se SHINE Consulting intenzivně věnuje zapojení umělé inteligence do projektového řízení. Tato oblast je nyní jejich hlavní prioritou a investují do ní značný čas i energii. Josef Hajkr zdůrazňuje, že i přes pokrok technologií zůstávají lidé v centru projektového řízení. „Stále platí, že řízení projektů je hlavně o lidech. Technologie nám sice stále víc pomáhají, ale bez motivovaných lidí to nepůjde,“ vysvětluje J. Hajkr.
Radikální změnu však přinesly možnosti AI, které přímo podporují projektové manažery. Jejich hlavní přínos je v úspoře času. Technologie nyní dokáží automatizovat rutinní úkoly, což umožňuje manažerům soustředit se na komplexnější a strategičtější aspekty. Příkladem je automatické psaní zápisů z porad, které dříve zabralo hodiny. „Já jsem to naposledy dělal ručně v říjnu 2023, dnes už to za mě dělá umělá inteligence a různé aplikace,“ podotýká Josef Hajkr.
Praktické aplikace a rizika AI
SHINE Consulting aktivně testuje nové možnosti AI, přičemž se zaměřuje na praktickou využitelnost. Vyzkoušeli například hlasovou komunikaci a automatické navolávání pomocí AI, které sice funguje, ale pro jejich účely nebylo ideální. Podobně je to s videoavatary. „Vše, co nasadíme, musí být skutečně užitečné. Nejsme tu od toho, abychom si jen hráli nebo testovali technologie na klientech,“ zdůrazňuje J. Hajkr.
Zajímavou zkušenost přineslo nedávné vyjednávání s AI agentem. „Nedávno jsem zažil první kompletní vyjednávání, kde na druhé straně nebyl živý člověk, ale AI agent. Byl to pro mě jako inovátora skvělý zážitek,“ říká Josef Hajkr. Agent měl přístup ke všem předchozím datům a dokázal používat různé vyjednávací taktiky. Vyjednávání dopadlo úspěšně, což ukazuje, jak hluboko AI proniká do obchodních procesů.
Role projektového manažera a sestavování týmů
Nástup AI mění i samotnou roli projektového manažera. Dříve byl spíše technickým specialistou, dnes se stává spíše psychologem v praxi. „Umí navázat vztahy, chápat emoce a orchestruje tým, aby projekt směřoval správným směrem,“ popisuje Josef Hajkr v rozhovoru, který vedl kolega Tomáš Pospíchal. Klíčová je tak kombinace měkkých dovedností a schopnosti využívat moderní technologie.
Pro sestavování efektivních týmů SHINE Consulting používá typologii „Talentová dynamika“, která rozlišuje čtyři základní typy energií: inovátor (kreativec), spojovatel (člověk přes lidi), realizátor (člověk praktický) a analytik (člověk přes detaily). Dobře fungující tým by měl mít zastoupeny všechny tyto typy. „Už jenom to, že jsme pochopili, jaké máme typy lidí, zlepšilo naši komunikaci. Naučil jsem se zadávat práci jinak, než bych chtěl, aby mi ji zadávali,“ říká J. Hajkr.
Investice do rozvoje projektového řízení a technologií se firmám vyplácí. Podle výzkumů mohou technologie ušetřit projektovým manažerům až devět hodin týdně, což vede k vyšší úspěšnosti projektů a návratnosti investic. I přesto některé firmy do rozvoje neinvestují. „Lidé jsou zaneprázdnění, snaží se být produktivní, ale nejsou efektivní. Navíc si chtějí často vše řešit sami, místo aby investovali do odborníků a školení,“ vysvětluje J. Hajkr.
SHINE Consulting za posledních šest let investovalo do vzdělávání svého týmu přibližně šest milionů korun. Josef Hajkr zdůrazňuje, že vzdělávání musí být častější a operativnější kvůli rychlému vývoji nástrojů. „Kdybych do toho nešel jako lídr firmy, dneska bychom měli nefunkční a nekonkurenceschopný produkt,“ uzavírá Hajkr.
Rozvoj AI nástrojů v podnikovém tréninku směřuje k revoluci, ale technologie nemohou zcela nahradit člověka. Důležitá je sociální závaznost a interakce se živými lidmi, které dodávají učení „momentum tady a teď“.
Přepis podcastu
Tento přepis podcastu byl vytvořen s využitím automatizované technologie rozpoznávání řeči.
Tomáš Pospíchal (moderátor):
Dnešním hostem je Josef Hajkr, zakladatel a lídr společnosti SHINE Consulting. Josefe, řekni prosím, co SHINE Consulting znamená v polovině roku 2025? Na co se teď zaměřujete a jak bys firmu představil?Josef Hajkr (host):
SHINE Consulting se už 25 let věnuje projektovému řízení. V posledních pěti letech jsme se přirozeně posunuli víc do digitálního světa a zhruba dva a půl roku se intenzivně věnujeme tomu, jak do projektového řízení zapojit umělou inteligenci. To je teď oblast, která nás hodně zajímá a do které investujeme čas i energii.Jste jedna z prvních firem, která po covidu se svým webináři přešla úplně do online režimu. Co vám ty online roky přinesly? Jaký to mělo dopad?
Překvapilo mě, že u tématu řízení projektů může být online formát dokonce výhodnější než klasická prezenční forma. Pro nás to znamenalo snížení nákladů, což je samozřejmě příjemné. Ale ještě zajímavější je, že jsme mohli nabídnout kvalitnější služby našim klientům – firmám, které chtějí lépe řídit a realizovat své projekty. Online se pro ně stalo první volbou. My jsme k tomu přistoupili s konceptem „Online First“ a zároveň jsme přidali i „AI First“ a tato kombinace funguje skvěle.
Nebylo to tedy jenom o pohodlí, že je fajn dělat z domu, že nemusíš nikam jezdit?
Byla to opravdu taková černá labuť – nečekaná událost, kterou nikdo předem nepředpokládal. Mnozí posluchači možná znají knihu Nassima Taleba, kde se o černých labutích píše. Covid byla přesně taková situace. My jsme museli rychle reagovat a přesunout produkty a služby do online prostředí. Už na podzim 2020 jsme pochopili, že když se to umí, funguje to velmi dobře, zejména v našem oboru. Tohle jsou momenty, kdy si uvědomíte, že nejde vymýšlet všechno sami, ale spíš dobře reagovat na to, co přichází.
S tím souvisí i aktuální téma – AI, technologie a nástroje postavené na umělé inteligenci. Už jsme o tom mluvili loni na podzim, a teď, po zhruba roce, co nového tyto technologie přinesly pro tebe a tvou firmu? Jaký je rozdíl?
Půl roku není tak dlouhá doba, abychom to, co jsme probírali dříve, mohli považovat za zastaralé. Stále platí, že řízení projektů je hlavně o lidech. Technologie nám sice stále víc pomáhají, ale bez motivovaných lidí to nepůjde. Co se ale zásadně změnilo, jsou možnosti využití umělé inteligence, která dnes přímo podporuje projektové manažery tím, že jim šetří čas. Tento posun je za půl roku opravdu radikální.
Objevily se i nějaké slepé uličky, tedy oblasti, kde jste zjistili, že cesta nevede?
Ano, určitě. Jako inovátor rád zkouším nové věci, ale mám kolem sebe i více technicky orientované lidi, trochu skeptiky, kteří upozorní na možné problémy. Vyzkoušeli jsme například hlasovou komunikaci a automatické navolávání lidí pomocí AI – funguje to, ale pro naše účely to nebylo ideální. A pak třeba videoavataři, kteří by komunikovali v reálném čase nad daty klientů – to je stále ve vývoji, my jsme tuto cestu přerušili a raději se soustředíme na praktičtější řešení.
Nespadá to i do oblasti deepfake?
Určitě. Vše, co nasadíme, musí být skutečně užitečné. Nejsme tu od toho, abychom si jen hráli nebo testovali technologie na klientech. Oni od nás chtějí jasné výsledky.
Vy jste firma zaměřená na školení a consulting. Když mluvíte s lídry, na které se valí technologické změny, je projektové řízení stále dostatečně důležité téma? Najde si u nich místo?
Lídři to dnes nemají jednoduché, protože stabilita už prakticky neexistuje. Ať jde o automotive, dřevařství nebo rychloobrátkové zboží, všude jsou velké výzvy. Ekonomika se stále více projektově orientuje. Nedávná studie říká, že za deset let vzroste poptávka po projektových manažerech o 61 % a v Česku může chybět až 60.000 takových odborníků. To je obrovské číslo, zvlášť u nás, v malém státě. Projektové řízení je proto stále klíčová kompetence.
Nedávno jsem zažil první kompletní vyjednávání, kde na druhé straně nebyl živý člověk, ale AI agent. Byl to pro mě jako inovátora skvělý zážitek. Agent má přístup ke všem předchozím datům, benchmarkingům trhu a umí používat různé vyjednávací taktiky jako člověk. Okamžitě jsem přizval kolegy z firmy, aby si to taky vyzkoušeli. Vyjednávání proběhlo hladce a získali jsme zakázku. Ale zároveň to byla ukázka toho, jak hluboko už AI proniká do obchodních procesů. Lidé, kteří pracují v obchodu nebo nákupu, by měli být na pozoru.
Investice do projektového řízení, včetně technologií, je často otázkou pro HR. Vyplatí se firmám takový trénink a rozvoj v této oblasti, když to ještě není tak zcela běžné?
Podle výzkumu PMI mohou technologie ušetřit projektovým manažerům až devět hodin týdně – to je opravdu zásadní časová úspora. Více projektů končí úspěšně a včas – nárůst ze 47 % na 61 %. A návratnost investic do projektů stoupla z 52 % na 64 %. To jsou jasná čísla, která by měla lídry přesvědčit. Investice do rozvoje lidí a technologií není náklad, ale strategická investice a prevence rizik. Musíme o tom tak mluvit a počítat jasnou návratnost.
Ale i přesto se stává, že firmy do rozvoje nejdou?
Ano, třeba minulý týden jsem zažil, že jeden klient odmítl investovat do rozvoje projektové kultury, protože má „plno neúspěšných interních projektů“. To je typický problém. Lidé jsou zaneprázdnění, snaží se být produktivní, ale nejsou efektivní. Navíc si chtějí často vše řešit sami, místo aby investovali do odborníků a školení. Behaviorální věda ukazuje, že lidé často volí jistý menší zisk místo většího, ale nejistého – raději „vrabec v hrsti“. To je problém, protože spoléhat na štěstí u projektů často nefunguje.
V rozhovoru jsi zmínil jedno české přísloví: „Kapři si sami rybník nevypustí.“ Co to pro tebe znamená v kontextu řízení projektů?
Rád bych k tomu přidal jeden bonmot, který jsem slyšel: „Pokud se vám zdá pomoc zkušeného profesionála drahá, vyčkejte, až se objeví levnější amatér.“ To vystihuje situaci velmi dobře.
Jak se podle tebe mění role projektového manažera díky nástupu AI a automatizace?
Už se to výrazně změnilo. Podobně jako u učitele angličtiny, který se z tradičního lektora stal spíše koučem a motivátorem, i projektový manažer je dnes spíš psycholog v praxi. Umí navázat vztahy, chápat emoce a orchestruje tým, aby projekt směřoval správným směrem. Technologie mu výrazně ulehčují práci, například dřív příprava prezentace trvala hodiny, dnes díky nim tráví víc času na lidskou stránku projektů.
Vidíš nějaké dovednosti, které v budoucnu už projektový manažer možná nebude vůbec potřebovat?
Určitě. Například psaní zápisů z porad. Já jsem to naposledy dělal ručně v říjnu 2023, dnes už to za mě dělá umělá inteligence a různé aplikace, třeba FireFlies nebo Teams. Technologie dělají většinu práce, já jen doplním detaily. Projektový manažer musí mít dnes především empatii, rád komunikovat a umět používat technologie, které ho zbavují rutinních úkolů.
Takže kombinace soft skills a technologických schopností je klíčová. Jak k tomu přistupujete ve vašich projektech, co se týká change managementu?
Dřív jsme věřili, že stačí mít kvalitní metodiku, rozsáhlé školení a nastavení technologií, a projekt půjde hladce. To už neplatí. Dnes je to agilní, rychlé a hlavně o lidech. Technologie jsou důležité, ale hlavní je porozumět lidským vlastnostem – kdo je rychlý v nápadech, kdo je dobrý komunikátor, kdo se zaměřuje na detaily nebo realizaci. To se musí zohlednit už při náboru a při sestavování týmů.
Takže výběr lidí, jejich schopnosti i motivace jsou zásadní?
Ano. Důležité je, aby člověk dělal to, co mu jde a baví ho. Například někdo nemusí být skvělý řečník, ale je skvělý v řízení detailů. Navíc musí být ochotný se učit digitální nástroje a AI. A také je klíčová motivace a firemní kultura, aby projekty měly pro lidi smysl a aby měli autonomii.
Mluvil jsi o tom, že platit lidi s hodnotou tvořenou hlavou podle odpracovaných hodin už není efektivní. Můžeš to vysvětlit?
Je to odkaz na Henryho Forda a Fredericka Winslowa Taylora z 19. století, kdy bylo zjištěno, že optimální pracovní doba je 5 dní v týdnu, 8 hodin denně. Ale pro práci hlavou platí, že člověk je skutečně produktivní maximálně 4–6 hodin denně. AI to navíc posunula dál – ten, kdo umí s AI efektivně pracovat, vytvoří za hodinu výrazně víc hodnoty než dřív. Hodinová mzda tedy trestá zvýšenou produktivitu.
Jak jste na to reagovali ve vaší firmě?
V roce 2014 jsme vymýšleli systém spravedlivého odměňování projektových bonusů. Není to manažer, kdo hodnotí výsledky, ale lidé v týmu si sami přidělují kredity na základě času, role a kvality splnění úkolů. Kredity se pak přepočítávají na peníze z projektového fondu. Tento systém jsme později rozšířili i na inovační projekty, kde lidé dostávají bonusy z výnosů. Nazýváme to „dynamické akcie“ – hodnota není pevná, ale roste s úspěchem projektu.
Kolik lidí ve vaší firmě takto funguje?
Celá firma má asi 15 lidí včetně externistů, projektové týmy mají kolem 10–15 lidí. Tento model by samozřejmě nešel plošně nasadit ve firmách s tisíci zaměstnanci, protože tam se všichni nemohou sejít a vzájemně hodnotit. Vždycky to musí být jenom pro konkrétní projektový tým.
Kde si myslíš, že je ještě použitelnost tohoto systému mimo menší týmy? V jakém odvětví by mohl fungovat?
Použitelné je to v jakémkoliv odvětví. My jsme zjistili, že to nejlépe funguje na inovace a zlepšování ve velkých firmách. Velké firmy totiž často rostou prostřednictvím malých firem, které kupují, takže i ve velké firmě existují malé inovační týmy nebo projektové skupiny. Ten systém je třeba nasadit do menší skupiny lidí, kde se mohou scházet na poradách, dávat si zpětnou vazbu a vytvářet závazky navzájem. Nejde o konkrétní obor nebo velikost firmy, ale o vhodné nasazení do menšího týmu.
U HR manažerských témat často mluvíme o sestavování týmu a výběru správných lidí. Existují nějaké nástroje nebo metodiky, které používáte pro kvalitní sestavení týmu?
To je skvělá a velmi těžká otázka. Sestavit dobrý tým je skoro jako alchymie – nikdy přesně nevíte, jak to dopadne. Už asi deset let používáme typologii nazvanou „Talentová dynamika“. Seznámil jsem se s ní na konferenci a líbí se mi, že je to jednodušší a přitom ne triviální metoda, která nezjednodušuje člověka na jedno číslo. U nás máme čtyři základní typy energií: kreativec, člověk přes lidi, člověk praktický a člověk přes detaily. Dobře fungující tým má zastoupeny všechny tyto energie, protože každý typ přináší něco důležitého.
Můžeš uvést příklad, kdy vám tato metodika pomohla a projekt dopadl dobře? Jak velký byl tým a v jakém odvětví?
Začnu u sebe. Už jenom to, že jsme pochopili, jaké máme typy lidí, zlepšilo naši komunikaci. Naučil jsem se zadávat práci jinak, než bych chtěl, aby mi ji zadávali. Na všech našich projektech sestavujeme týmy tak, aby tam byli kreativec, praktik i detailista a někdo přes lidi. Doporučujeme to i zákazníkům. Například kreativec může být skvělý projektový manažer, ale jeho styl řízení se liší od praktiků nebo lidí orientovaných na detaily. Ten, kdo jde přes lidi, hodně komunikuje, detailista nastavuje perfektní systémy.
Nemůže se stát, že v týmu chybí některé typy, protože jsou omezené zdroje, třeba kvůli nízké nezaměstnanosti?
Stoprocentně. Například v projektovém managementu převažují techničtější lidé a detailisté. U nás tvoří 60 % týmu lidé zaměření na systémy a detaily. V kreativní agentuře by zase převažovali kreativci. Proto je důležité, aby i člověk bez ideálního profilu mohl převzít roli praktika nebo jinou roli v týmu.
Dá se talentovou dynamiku někde vyzkoušet – třeba jako demo?
Určitě. Na webu shine.cz najdete produkt „Expert na rozvoj talentů“, kde je zdarma kvíz, který vás do problematiky uvede. K dispozici je také videorozhovor a článek s podrobnějším popisem.
Máš nějaký set nástrojů, bez kterých se dnes neobejdeš?
Rozdělil bych to na dvě kategorie – nástroje, které pomáhají mně osobně jako lídrovi, a ty, které používáme na našich kurzech a u zákazníků. Momentálně používám sedm nástrojů, ale může jich být víc nebo míň, jak se vyvíjí technologie.
Můžeš ty nástroje vyjmenovat?
Za prvé máme náš vlastní portál shinestarlight.cz – sada GPT agentů vyškolených na projekty: iniciace, plánování, rizika. Pak je to FireFlies, což je nástroj, který hodně pomáhá celému týmu. Další je aplikace Loom, která natáčí videa a umí je automaticky sestříhat a otextovat. Používám ji i na tvorbu obsahu na sociální sítě.
Dále je to Notebook LM, kde jsem připravoval i tento rozhovor – nahrál jsem tam své podcasty a klíčové články, které mi pomohly efektivněji připravit otázky a odpovědi. Pak používám Perplexity, nástroj na vyhledávání v kontextu zdrojů. Taky používáme Gemini.ai, který pomáhá shrnout maily a hledat dokumenty. Nakonec máme CRM HubSpot, který má vlastní umělou inteligenci pro rychlou přípravu na schůzky.
Jak jste shinestarlight „krmili“ daty?
Trvalo to 18 měsíců práce. Uvědomili jsme si, že AI musí být postavena na vlastní bázi znalostí, aby dávala spolehlivé odpovědi. Naše databáze vznikla letos v lednu a všechny naše AI služby na ni jsou napojené. Pokud máte vlastní data, funguje to spolehlivě.
Agent tedy pracuje jen s daty, která jsou v té bázi?
Používáme kombinaci. Agent je vyškolen na naše postupy, ale zároveň může čerpat z globální báze znalostí, třeba o projektovém managementu, pokud něco není v našich datech. To umožňuje širší přístup a aktuálnost.
Stále se ale někdy stává, že AI dává špatné informace.
Ano, to se stává. Ale je dobré si uvědomit, že lidé halucinují (chybují, zkreslují) ještě více než AI. Naše paměť je krátká, každý máme svůj úhel pohledu. Pokud víte, co jste AI „nalili“ a umíte si ověřit zdroje, můžete špatné informace snadno rozpoznat a odstranit. Kvalifikovaný projekťák tak dokáže halucinace odfiltrovat a AI mu výrazně pomáhá. Naopak laik může mít problém tyto chyby rozpoznat.
Mně často přijde, že nástroje generují mnoho dat a bývá problém se v tom množství informací vůbec zorientovat nebo to přečíst. Nestává se ti, že bys raději dostal odpověď, která je kratší a méně rozsáhlá?
Dnes mají nástroje umělé inteligence nejlepší schopnosti na zpracování textu a hlasu, takže když máte dobře vyškoleného agenta nebo asistenta, dostanete velmi strukturované odpovědi. V projektovém řízení trváme na tom, aby odpovědi byly ve formě odrážek a krátkých vět, to je náš WBS přístup. Takže s délkou odpovědí problém nemáme. Naopak, když do projektu přijde hodně dat, bývá to problém, ale dobře vyškolená AI je pak výborný pomocník, který vše výrazně zkrátí a udělá přehledným.
A co kyberbezpečnost? V malých firmách, jako jsme my, si myslím, že je to v pohodě, ale ve středních a větších firmách je to velké téma. Znám příběhy, kdy zaměstnanci pracují s AI na vlastních účtech, protože přes IT to zatím neprojde.
Já velmi podporuji etické nasazení AI. Jestliže AI usnadní práci, je nutné nastavit pravidla a řídit její používání tak, aby ji lidé nemuseli používat na svých soukromých účtech. Zakazovat AI je nesmysl. Pamatujme na Kevina Mitnicka, který říkal, že největší hrozbou nejsou technologie, ale lidé – to jsou ti, kdo data nechtěně nebo úmyslně vyzradí.
Proto je potřeba školit lidi, nastavit bezpečnostní úrovně a používat profesionální, smluvně zajištěné cloudové služby, jako Google Workspace nebo Microsoft 365. Pro ty nejnáročnější obory je možné mít AI řešení v izolovaných doménách, ale to je drahé. Pro 90 % situací stačí správně nastavené služby a školení lidí.
Všiml jsem se, že už delší dobu používáte AI avatary. V jakém jsou aktuálně stavu a k čemu je využíváte?
Avatar je virtuální postava, video, které nevzniká tak, že stojíte před kamerou, ale že máte natočeného svého virtuálního dvojníka. Pak píšete texty a avatar je na kameru prezentuje, mění se pozadí, a tak lze rychle tvořit videa bez nutnosti znovu točit. Začal jsem s tím už v říjnu 2023 a dnes používáme osm avatarů. Umí prezentovat stav projektu, školit věci, které projekťák třeba nemá rád – prezentovat v angličtině, když si není jistý. Tato videa se dají rychle editovat a šetří nám hodně času.
Jak se posunula technologie AI avatarů, zejména co se týče autentičnosti? Na začátku bylo často znát, že se jedná o generovaný obraz, který nemusel udržet pozornost diváka déle než minutu či dvě.
Dnes už to vůbec nepoznáte a ani to řešit nemusíte. Zjistili jsme, že samotný videoavatar je nyní technologicky vyladěný do takové míry, že ho od živého člověka prostě nerozlišíte. Co je ale opravdu klíčové, je hlas. Na ten jsme my lidé hodně citliví a já jsem pochopil, že právě ten je velký oříšek. Proto nepoužíváme ty klasické „robotické" hlasy z mezinárodních systémů, ale sázíme na české hlasy, které mají správnou intonaci a emoci. Pak to celé funguje skvěle.
Můžete doporučit konkrétní technologie nebo startupy, které pro AI avatary a hlasy používáte?
Na avatary nepoužíváme dnes asi nejpopulárnější HeyGen, ale slovenský startup Scena.ai. Ten je super proto, že umí vytvářet interaktivní videa, do kterých můžete přímo klikat. A pro české hlasy bych doporučil český startup Vojs.ai. Když se podíváte na videa na našem webu, hned uvidíte, že ten hlas je opravdu perfektní.
Když mluvíme o zavádění nových technologií, například AI avatarů, vidíš u některých projektů nebo firem předem signály, které naznačují, že change management bude obzvláště náročný, například když jsou poptávané technologie v rozporu s fungováním celé organizace?
Ano, pravděpodobnost, že se něco nepodaří, je vyšší. Obdivuji kosmický výzkum, který dokáže vystřelit raketu, přestože ví, že ji nemá kdo opravit. U projektů je to stejné. Nejzásadnější je fáze inicializace, kdy zadavatelé často neumí projekty správně podporovat nebo zadat, a tým pak neví, co má dělat. Nadšení rychle vyprchá. Pokud je zadání neprofesionální, tým není zformovaný, nemají čas se sejít a dělají věci narychlo, hrozí problémy a rizika. Technologie pak musí být jednoduché a funkční, ne nutně dokonalé, ale lidé je musí umět používat.
Když zmiňuješ, že školení a trénink nestačí, co doporučuješ, aby se změnily schopnosti týmu? Jak s ním pracovat?
Školení samo o sobě špatnou projektovou kulturu nezlepší. I ten nejlepší kurz to nezachrání. Bohužel spousta zadavatelů si myslí, že pošlou lidi na kurz projektového řízení a projekty budou fungovat. Je to jako u auta – nejdřív potřebujete diagnostiku. Obor je široký, problém nemusí být v technologiích, ale třeba ve schopnosti vést porady, komunikovat a dávat zpětnou vazbu. Doporučuji jednoduchou diagnostiku, například sebehodnotící testy a pár rozhovorů s lidmi z firmy. Na základě toho můžete zaměřit školení tam, kde je to opravdu potřeba.
Proč neděláte 360° hodnocení?
Protože je to pro klienty drahé a příliš robustní. Já to nijak nezpochybňuju, jenom se bavím o oboru řízení projektů. Oni potřebují rychle rozhodnout, co školit, a proto je to dostatečně přesné řešení. Pak je potřeba udělat kurz. Opravdu má smysl kvalitní školení, ale mělo by být cílené na problémy, které chceme vyřešit. A pak je tam ještě jeden krok – i ten nejlepší kurz potřebuje následnou podporu. Projektový management se dobře školí online, protože to můžete dělat v kratších blocích, využít technologie, umělou inteligenci, ale musí se po kurzu pokračovat, protože lidé sice na kurzu pochopí, i chtějí, ale chtít a být skutečně kompetentní je ještě dlouhá cesta.
Říkáš, že tohle vše může probíhat online, že krátké živé setkání ve firmě třeba odpoledne nemůže být efektivnější?
Hodně záleží na situaci. Když se tým už zná a mají dost fyzických interakcí, tak online školení funguje výborně. Ale pokud chcete, aby se lidi vůbec dali dohromady, poznali se, tak v online to tak dobře nejde. My máme osvědčený hybridní model – první setkání fyzicky, kde se lidi seznámí a naučí se spolu komunikovat, a pak pokračování online. Kombinace je podle mě hodně funkční. Někteří klienti jdou online naplno, protože chtějí zlepšit konkrétní dovednosti, a sociální stránku pak řeší teambuildingem. Myslím, že je lepší udělat dobrý teambuilding fyzicky a pak dobrý kurz třeba online než jen školení prezenčně kvůli tomu, že se půl roku neviděli.
Josefe, zmínil jsi důležitost diagnostiky schopností týmu. Mě to vede k otázce, kolik času ve SHINE Consulting věnujete tomu, abyste udrželi krok s neustálým vývojem nástrojů, které zmiňujete? Jak zajistíte, že jste vždy „up-to-date" s tím, co tyto technologie umí?
Není možné ani reálné znát do detailu všechny nástroje, a to ani v tak specifickém oboru, jako je projektové řízení. My v SHINE pracujeme s přístupem, že kombinujeme více specializovaných nástrojů dohromady. Představte si to jako puzzle: pro různé úkoly máme specifické nástroje – například FireFlies pro určitou činnost, nebo Mural pro sdílené plochy a zápisy. Pokud najdeme lepší nástroj, jednoduše ho vyměníme.
Neustále se učíme nové věci. Některé nástroje se nám osvědčily dlouhodobě a staly se z nich takové „evergreeny". Projektový manažer zkrátka potřebuje nástroje pro online schůzky, zapisování, automatické zápisy z porad nebo přidělování úkolů. Tyto věci řešíme cíleně pro dané potřeby. Samozřejmě, některé firmy fungují v rámci jednoho ekosystému, typicky Microsoftu. To má své výhody, protože vše je integrované, ale zároveň jste závislí na vývoji jednoho dodavatele. Neexistuje žádné „all-in-one" řešení, které by ve všem vynikalo.
A pro firmy to znamená, že vzdělávání musí být častější, operativnější, protože se nástroje rychle vyvíjejí, což znamená větší náklady. Chápu to správně?
Přesně tak. Ford kdysi řekl, že když budete školit lidi a někteří odejdou, jsou to peníze navíc, ale co se stane, když je nebudete školit a oni zůstanou? My jsme za posledních šest let v našem týmu investovali do inovací, vzdělávání a technologií zhruba 6 milionů Kč, což není malá částka pro malou firmu.
A kolik platíte měsíčně za licence?
Licencí máme kolem 30.000 Kč měsíčně, ale problém je v něčem jiném. Kdybych do toho nešel jako lídr firmy, dneska bychom měli nefunkční a nekonkurenceschopný produkt. Já vím, co funguje a co ne. Je to podobné jako s elektroauty – lidé jsou konzervativní, dlouho elektroauta nekupovali, ale pak se to změnilo ze dne na den. V našem oboru je to podobné – když nemáte moderní, rychle nasaditelné digitální řešení, přijde konec byznysu.
Jak tedy majitel firmy přenese tyto investice do praxe, aby se mu vrátily? Jak s tím pracujete?
Zásadní je, aby odpovědnost za změnu vycházela z nejvyššího vedení. U nás je to jednoduché, protože majitel rozhoduje přímo. Druhý den se začne něco dít. Je třeba mít vizi a projektový přístup – představte si to jako chůzi po horách. Neuděláte všechno hned, ale jde to postupně od jednoho kopce k druhému. Doporučuji krátké projekty na tři až dvanáct měsíců, aby byl vidět výsledek, něco vyzkoušíte a pokud nefunguje, odložíte to a jdete dál.
Jak podle tebe povede rozvoj AI nástrojů ve firemním tréninku? Co už vidíš jako jasnou cestu a co ne?
Jsem celoživotní učitel, začínal jsem používat počítače ve vzdělávání už v roce 1996. S příchodem AI a internetu nastává radikální revoluce, která bude pokračovat a změní všechno. Ale technologie nemohou plně nahradit člověka. I kdyby existoval AI mentor, který všechno odškolí a ani to nepoznáte, chyběla by sociální závaznost vůči skutečnému člověku, že ten úkol uděláte. Technologie jsou skvělé pro trénink základních dovedností, třeba slovíček v angličtině, ale potřebuji se také potkat se živými lidmi, ať už online, nebo prezenčně, musí to být momentum tady a teď. To dává rytmus učení.
A co všechno to přineslo tobě osobně?
Před pěti lety jsem byl hodně přetížený. Jako šéf firmy jsem zasahoval do všeho, byl jsem mikromanažer. Neměl jsem čas na sebe, rodinu, sport. Začaly první zdravotní problémy. Rozhodl jsem se změnit a začal využívat digitální nástroje. Brzy jsem zjistil, že díky online, digitálním nástrojům a AI šetřím 15 hodin týdně. To je za pět let asi 500 pracovních dní mého života. Když odstraníte chronické přetížení, lépe vám to myslí, můžete sportovat, mít čas na vztahy ve fyzickém světě. Ta energie je teď lepší než před pěti lety. Technologie mi umožnily najít takovou „modrou zónu“.
Josefe, náš rozhovor byl plný praktických tipů a manuálů, což je skvělé. Kde tě mohou posluchači sledovat, aby jim neunikly trendy?
Možností je mnoho. Jsem hodně aktivní na LinkedIn, kde mám asi 13.000 sledujících a vydávám měsíční newsletter Projekt jednoduše. Na webu shine.cz je sekce know-how, kde sdílíme naše recepty a postupy. Na YouTube kanálu najdete všechny naše webináře, podcasty, videa, streamy. Nedávno jsme měli výroční webinář k pěti letům online, který se jmenuje „Řízení projektu s AI a automatizací“ – kde je možné vidět řadu konkrétních věcí.