Porada musí mít smysl

Při plánování porady byste vždy měli mít pod kontrolou co nejvíce souvisejících faktorů. Čím lépe budete řídit podmínky, za nichž se účastníci sejdou, tím méně se budete muset zabývat řízením chování na poradě.

- Ujasněte si svou roli. Pokud jste vedoucí porady, můžete spadnout do dvou extrémů – buď budete tajit, co víte a doufat, že ostatní na to přijdou sami, nebo prosazovat své myšlenky, aniž byste poslouchali druhé. Oba tyto extrémy jsou špatné. Před odchodem na poradu si proto ujasněte, kde stojíte a jak jste otevření jiným myšlenkám. Záleží také na tom, do jaké míry budete poradu řídit nebo se jen zapojovat do obsahu.

- Ujasněte si smysl porady. Každá porada by vám měla dávat smysl. Položte si otázku, jaký výsledek očekáváte. Je dosažitelný v čase, který máte? Bez ohledu na velikost porady si ujasněte, proč by měli účastníci přijít a co se od nich očekává. Informace, rozhodnutí, řešení, akční plány – nebo všechno?

- Zajistěte účast relevantních osob. Než svoláte poradu, ujistěte se, že předpokládaní účastníci mají co do činění s řešenou záležitostí.

- Použijte menší skupiny k odlišení a integraci názorů. Skupiny můžete rozdělovat podle funkcí, geografie, zkušeností a celé řady dalších kritérií. Toto opatření je určeno pro řešení otázek, které zahrnují velké množství lidí a názorů. Pomůže vám lépe si uvědomit odlišné perspektivy a možnosti konečného řešení.

- Naplánujte zprávu každé skupiny celku. Jednotlivé skupiny by měly sestavovat zprávy ze svých porad a seznamovat s nimi vedení. Důležitá je také komunikace mezi skupinami. Počítejte však s tím, že tento způsob vedení porad je časově náročný.

- Dopřejte dostatek času. Některé věci se dají vyřešit v rámci hodin, jiné vyžadují dny i déle. Vaším úkolem je sestavit takový plán, který nabídne dostatek času k tomu, aby lidé mohli shromáždit své myšlenky, rozdělit a integrovat své názory a dojít ke konkrétním závazkům.