Jak pracovat se zaměstnanci, aby v pohodě přijali svou odpovědnost

Možná vám zní slovo odpovědnost banálně. Vždyť přeci všichni víme, co máme dělat, za co jsme odpovědní. Já se však ptám: „Víme opravdu, kde začínají naše kompetence? Víme, co je naším úkolem, co máme udělat my a co už dělají kolegové?“ Máte 2 možnosti. Buď odpovíte upřímně s tím, že najednou zjistíte skutečnost, že to tak jednoznačné není. Nebo si budete i nadále lhát do kapsy a tvářit se, že je vše v pořádku (je pár výjimek, kde jsou hranice jasně nastavené, a ty nechci do této skupiny zahrnovat).

Robert Němeček, Via Libertatis

Odpovědnost a kompetence. Co ta slova vlastně znamenají a jaký je mezi nimi rozdíl? Mírně upravím tvrzení z Wikipedie: „Odpovědnost je široký pojem, který označuje ručení osoby X za nějakou věc či jednání osoby Y, případně před nějakou instancí Z.“ Co to zahrnuje, na to se podíváme za chvilku. Pokud se podíváme na stejný zdroj, tak kompetence značí: „Předpoklady či schopnosti zvládat určitou funkci, činnost nebo situaci. Zahrnují souhrn vědomostí, dovedností, schopnosti, postojů a hodnot umožňujících uplatnění a osobní rozvoj jednotlivce.“ I to rozebereme později.

Odpovědnost

Tak jsme si řekli, co si o odpovědnosti myslí Wikipedie. A co znamená to slovo v našem reálném životě? Jde primárně o to, že sami za sebe garantujeme určitou práci, určitou kvalitu, udělaný úkol v adekvátní kvalitě a řekl bych i v času (osvědčené SMART, kdy T znamená definovaný čas). Stojíme si za tím, že víme, jak věc udělat, že to dokážeme v určitém čase i v relevantní kvalitě. Kvalita nemusí být špatná, naopak může jít o kvalitu nadprůměrnou.

Žádáte však jako zaměstnavatel a vedoucí kvalitu na úrovni 120% nebo dokonce 150%? Já osobně bych definoval i to, co znamená udělané v odpovídající kvalitě. Jako manažer bych při předávání úkolu definoval, co je pro mne dostačující. Pokud to neuděláme, tak se určitě najdou velmi pečliví jedinci (perfekcionisti), kteří s úkolem stráví mnohem více času, než je potřeba (1% kvality navíc nad 100% znamená více než 1% dalšího času). Takže na kvalitě byste se měli určitě shodnout.

Říkat, že má být daná věc udělaná v adekvátním čase je možná zbytečné, ale i to je potřeba. Pokud to totiž není definováno, tak prací přehlcení jedinci Vám slíbí, že úkol udělají. Jen Vám neřeknou, že to udělají v příštím měsíci, koncem kvartálu, pololetí aj. A často se stane to, že díky tomu úkol zapadne, zapomenou na něj oni i Vy a výsledek je pak zřejmý.

Kompetence

Kompetence jsem v úvodu článku nezmiňoval zbytečně. Značí vlastně potřebné zkušenosti, vzdělání, školení a obecně znalosti dané problematiky. S čím se velmi často setkávám z pozice lektora je skutečnost, že zaměstnanci dostávají úkoly, na které nemají odpovídající vzdělání či zkušenosti. Jenže času je vždy málo, tak školení neproběhne a manažer slíbí, že pomůže, v čem bude potřeba.

Jenže pak zaměstnanec vyrazí za manažerem a ten není na svém místě. A často ani z kalendáře nezjistí, kde je, protože v něm nemá šéf nic zaznamenané (mají vaši manažeři povinně sdílený kalendář se zapsanými schůzkami? Pokud ne, tak je to velmi zle, a bohužel se to děje v mnoha firmách). A zaměstnanec tedy úkol tak nějak bez pomoci udělá, ale není s tím vlastně spokojený nikdo.

Zpátky ke kompetencím. Prostě výsledkem je, že jste hozeni do rybníka a máte se naučit plavat. Nevýhodou je, že nevíte, jak daný úkol splnit v čase definovaném na zítra, pozítří aj. Tak se do toho pustíte, uděláte vše nejlépe, jak dovedete, ale často ne tak, jak by to udělala osoba zkušená a v dané oblasti vzdělaná…

A jak tedy na tu odpovědnost?

Dostáváme se oklikou zpátky k odpovědnosti. Ta totiž znamená, že budete přijímat pouze takové úkoly, na které máte kvalifikaci a dovedete si s nimi poradit. Pokud si předem nejste jisti, zda úkol zvládnete, tak je vaší povinností / odpovědností to namítnout a s manažerem se domluvit tak, že dostanete potřebné zaškolení, školení, knihu či cokoliv jiného, co vám umožní úkol splnit. Pokud to manažer odmítne, pak máte právo odmítnout úkol také.

Zmínil jsem zde metodu SMART, která se zadáváním úkolů souvisí. Je to zkratka slov, že úkol musí být Specifický (tj. jasně daný a srozumitelný), Měřitelný (dokážete zhodnotit, že je hotový a i jak je hotový), Akceptovatelný (znamená to, že zaměstnanec akceptuje, přijímá jeho splnění), Reálný (zaměstnanec ho zvládne – zde je ona odpovědnost, je-li úkol reálný, tak je i akceptovatelný) a Termínovaný (je určen čas, do kdy bude úkol hotový). Budou-li vaše úkoly SMART, pak budete u svých kolegů oblíbení a hlavně vše budete zvládat Vy i oni.

Úspěšné a kvalitně splněné úkoly

Pokud mají vaši lidé potřebnou kvalifikaci na plnění úkolů a Vy si to s nimi při předávání úkolu ještě potvrdíte (může jít i o úkol pro celý tým), tak by mělo vše proběhnout v rozumných mezích. Jenže bych doplnil ještě něco, co manažeři málokdy dělají. Pokud se něco nepovede, tak klidně zkritizují daného zaměstnance, že to udělal tak a tak zle. Když však daný zaměstnanec úkol splní výborně, tak se o tom většinou mlčí.

Mé doporučení tedy je, že pokud se něco nepovede (ať už jde o cokoliv), tak lidi pokárejte jen mezi 4 očima, tj. jen vy a daný člověk. Když se naopak něco povede, tak lidi chvalte před „nastoupenou jednotkou“, tj. týmem, nebo klidně celou firmou. A věřte, že k vám pak jako k zaměstnavateli budou lidi loajální a budou pro vás pracovat rádi. A vy budete spokojeni s tím, že bude vždy vše včas a v potřebné kvalitě uděláno. Ale to už je o motivaci a trošku jiném tématu.

Všem tedy přeji, ať se Vám daří úkoly předávat srozumitelně a tak, aby Vaši kolegové přijímali za splnění úkolu plnou odpovědnost.

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace