Jak se naučit lépe řídit čas, abychom stihli udělat vše, co máme udělat, a všichni byli spokojení? To je jedna z nejčastějších otázek manažerů. Mnozí proto spásně hledí k různým metodám time managementu, které je mají naučit lépe plánovat čas. Čas ale není to zásadní, co jim chybí...
Například přední americký neuropsycholog Paul Pearsall považoval time management doslova za ztrátu času. Zdůrazňoval, že nejde o čas, ale o pozornost. Dokud se nenaučíme řídit vlastní pozornost, veškeré metody time managementu jsou nám k ničemu. Na co tedy zaměřit pozornost?
Samotné cíle nestačí
U každého cíle specifikujte tři až čtyři zásadní věci, které je třeba nezbytně udělat, abyste mohli cíl splnit. Pak zaměřte svou pozornost na tyto věci a buďte k sobě tvrdí.
Nejde o čas, ale o priority
Rozšiřuje se váš seznam úkolů rychleji, než zapsané úkoly dokážete plnit? Pak si uvědomte, že nemá cenu vytvářet si seznamy úkolů, dokud si neurčíte proces výběru priorit. Zvolte například metodu označování úkolů písmeny A, B a C. Čas pro plnění úkolů A si naplánujte čas okamžitě a rozvrhujte si vždy minimálně o polovinu delší čas, než odhadujete, že budete potřebovat. Úkoly B si plánujte na další den a úkoly C buď delegujte, nebo odložte na později.
Rozvrhujte svou pozornost
Pro nejdůležitější části své práce si plánujte dostatečně kvalitní čas. Znamená to vymezit si konkrétní časové úseky, kdy se nebudete věnovat ničemu jinému než plnění určitého úkolu. Zavřete se pokud možno někam sami, vypněte e-mail i telefon a uvědomte své okolí, že v tuto dobu nebudete k dispozici. Soustřeďte svou pozornost pouze na jednu věc.
Nebuďte otroky mobilních zařízení
Pokud si myslíte, že neustálé kontrolování e-mailu na mobilním zařízení přispívá k efektivitě vaší práce, mýlíte se. Nejefektivnější lidé kontrolují e-mail jen několikrát denně ve vymezených časových úsecích.
Využijte své nejproduktivnější doby
Uvědomte si, v jaké části dne a za jakých podmínek se dokážete nejlépe soustředí a jste nejproduktivnější. V té době zpracovávejte své nejdůležitější úkoly. Na denní dobu, kdy vaše pozornost začíná polevovat, si plánuje úkoly typu B.
-kk-