Tomuto tématu se věnovat nedávný zajímavý článek na serveru Harvard Business Review. Upozornil především na to, že když členové týmu komunikují o nějakém problému, nemusí to nutně být zbytečné stěžování.
Správný způsob komunikace pomůže vytvořit prostředí bez pocitu strachu z upozorňování na problémy, v němž zároveň nebude prostor pro plané stížnosti. Vedou k tomu tři kroky.
1. Žádný strach
Zvažte své vlastní chování a upravte je tak, aby vaši lidé neměli strach říkat vám i nepříjemné věci. Uvědomte si, že řešit problémy je možné jen tehdy, pokud o nich víte. Nedívejte se na podřízené, kteří mluví o problémech, jako na neschopné fňukaly.
2. Věcný popis
Vysvětlete svým lidem rozdíl mezi stěžováním a vznášením oprávněných připomínek. Naučte je formulovat problémy věcně. Věcný popis problému musí obsahovat konkrétní fakta, zhodnocení jejich příčin a důsledků.
Člen týmu, který popisuje problém, by měl zhodnotit i svůj podíl na tomto problému a snažit se identifikovat hlubší souvislosti, které mohou být v nedostatku zdrojů či informací, pracovních procesech, časovém rozvrhu apod.
3. Správný člověk
Na základě věcného popisu problému zvažte, zda jej oznamovatel může sám vyřešit. Možná jen potřebuje váš souhlas nebo chce slyšet váš názor na možnosti řešení.
Když půjde o širší problém, najděte vhodnější osobu, která jej může vyřešit. Často to nebude jen jeden člověk, bude potřeba spolupráce více lidí. A někdy i vaše vlastní účast.
-kk-