Některé porady ještě ani nemusejí začít a už je předem jasné, že nebudou k ničemu. Všechny zúčastněné jen okradou o čas a nic se nevyřeší. Nejčastěji se to stává, když si někdo myslí, že stačí jen svolat poradu a ona se bude řídit sama. Svolává pak porady nejen bez důkladné přípravy, ale i v případech, kdy by porada vůbec probíhat neměla.
Firmy se snaží (nebo alespoň říkají, že se snaží) ušetřit každou korunu. Poněkud však přitom zapomínají na skutečnost, že svolávat zbytečné porady, na kterých bude sedět spousta zaměstnanců zcela beze smyslu, je velmi nákladné. Zkuste si vynásobit počet hodin strávených na poradách počtem účastníků. Kolik z těchto hodin jste využili efektivně?
Na následující typické chyby organizace porad upozornil blog Time Management Ninja.
1. Pozvánka na poslední chvíli
Účastníci by měli dostat informaci o konání porady několik dní předem. Nemůžete očekávat, že všeho nechají a okamžitě poběží na poradu, která není nijak mimořádná. I když přiběhnout, stejně vám nebudou věnovat pozornost.
2. Příliš mnoho pozvaných
Tato chyba se opakuje stále dokola. Vždy zvěte jen ty pracovníky, jejichž přítomnost je nezbytně nutná. Pokud například pozvete čtyřicet lidí, jak asi mezi sebou budou mluvit?
3. Chybějící agenda
Každá porada by měla mít své téma a program. Mají-li účastníci být připraveni k diskusi, potřebují vědět, o čem se bude mluvit a jaký budou mít prostor. S tím souvisí i další často opomíjená věc – distribuce důležitých materiálů předem.
4. Špatný výběr místa
Místnost, v níž se sejdete, by měla být optimálně velká, abyste se vzájemně slyšeli a zároveň se příliš netísnili. Pokud ne denní světlo, měl by v ní být alespoň vzduch.
5. Nedostatečná příprava
Porada by měla být předem připravena nejen z hlediska svého programu, ale i po technické stránce. Rozhodně byste neměli věnovat první půlhodinu propojování počítače s projektorem nebo snahou o zobrazení své prezentace na plátně.
6. Chybějící cíl
Každý porada by měla mít i předem určený cíl, kterého má dosáhnout. A měl by jej znát nejen ten, kdo poradu svolává, ale všichni účastníci.
-kk-