Čas pro svolání porady tedy předběžně vyberte především podle jejich kalendářů – a až poté navrhněte možné termíny ostatním účastníkům.
Také není dobré přerušit běžný, každodenní program dotyčných na příliš dlouho. Nechtějte proto, aby si účastníci na poradu vyhradili příliš dlouhá časová okna. Rozhodně se však nedotazujte účastníků jednoho po druhém, jaký čas a termín by se mu hodil. Raději rovnou sami navrhněte všem najednou několik možných termínů.
Vytvořte podrobnou agendu
Poskytněte účastníkům čas, aby si mohli důkladně přečíst program celé porady. Pošlete proto agendu aspoň 3 dny před termínem porady. Také se ujistěte, že agenda zahrnuje všechny cíle, které má porada naplnit. Agenda totiž určuje, jak porada bude plynout a do značné míry tak také předurčuje to, zda celé setkání povede k nějakému rozumnému výsledku. Postupujte podle následujících kroků, které doporučuje web business2community.com:
- Začněte agendu těmi nejdůležitějšími údaji (čas zahájení porady, kdo tam všechno bude atd.)
- Sestavte stručný přehled cílů a úkolů pro danou poradu (maximálně 2 věty)
- Cíle rozdělte na jednotlivá témata (řaďte je podle jejich významu, nejdůležitější témata by měla být vždy řešena jako první)
- Snažte se udržet program porady na maximálně 5 témat. Příliš dlouhé porady bývají méně produktivní. Kratší poradu také bude mnohem jednodušší naplánovat.
Udržte své kolegy zapojené
Chcete-li účastníky mít připravené k reálnému zapojení se do běhu porady, poskytněte jim kompletní informace. Když se někdo ozve s dotazem, odpovězte co nejrychleji. Nenechávejte nikoho tápat.
Program se snažte naplánovat tak, aby každý účastník měl možnost promluvit a něčím přispět. Účastníci tak budou cítit, že mají odpovědnost za závěry na poradě přijaté. Proto budou také více ve střehu a budou i více připraveni se skutečně zapojit.
-jk-