Jak zlepšit efektivitu pracovních porad

Lidé se často bojí pracovních setkání, protože je považují za bezúčelná a neefektivní. Bohužel, často mají pravdu. Prvotním účelem porad je sdílení informací a brainstorming, což má přispět k řešení problému a dosažení cíle. Přesto tomu tak nebývá – většina schůzek má za následek frustraci a znechucení účastníků. Poznávacím znamením nedobrého stavu bývají pozdní příchody, brzké odchody, příliš dlouhá doba trvání, minimální aktivita či zakončení bez jakéhokoliv smysluplného výsledku. Dlouhodobý dopad je však více škodlivý – nízká morálka, neefektivní využití pracovní doby, vysoká fluktuace. Organizátoři však mohou tyty neúčelně strávené hodiny obrátit v produktivní setkání.

Prvním krokem je připravit pořad jednotlivých bodů, plán jednání s přesným časovým rozvrhem, který je nutno dodržovat. Příliš dlouhé porady stojí mnoho času, a tím i peněz. Dobrý organizátor si hlídá čas vymezený jednotlivým otázkám a udržuje časový harmonogram v příslušných mezích. Důležité je přijaté závěry a rozhodnutí proměnit v činy – je třeba se vyhnout tomu, aby různí lidé dělali stejné (a tudíž zbytečné) úkoly a nevěděli, jaké budou další kroky, co je výsledkem porady. Trocha zábavy neuškodí – pokud nevnáší chaos. nebraňte se žertování či krátkým odbočením, zajistěte pohodlné prostředí – zvýšíte tak výkonnost.

Používejte srozumitelný a jednoduchý jazyk. Omezte používání žargonu – konverzace se tak stane přirozenější a bude více zřejmé, k čemu tým dospěl. Učte se z vlastních chyb, po skončení každého setkání zhodnoťte, co bylo přínosné a ve kterých oblastech vašich organizačních schopností je třeba dosáhnout zlepšení. Dobré je se na konci porady zeptat účastníků, jak pohlížejí na její průběh a výsledky oni sami – získáte tak cenné poznatky.