HR News Management News Sales News HRtv Management tv Katalog profesionálů Rekvalifikuj.cz Meetings

Chytří pomocníci pro práci s informacemi

PhDr. Karel Červený, MSc., MBA

Práce s informacemi je čím dál více náročnější. Vyznat se v záplavě dat, které se na nás každý den valí, vytřídit je a paretovsky zvolit ty nejdůležitější pro další práci či rozhodování, není lehké. Každý, kdo někdy hledal důležité informace v internetových vyhledávačích, zjistil, jaké často nepoužitelné nesmysly v okamžiku získal. Ke sběru kvalitních informací vede několik cest, a všude tam, kde se ve firmách něco dlouhodobě vyvíjí, potřebují kvalitní práci s informacemi.

Jedná se o shromažďování informací v tom nejširším slova smyslu. Ať už o průběžné sbírání informací z různých oborů, které se jednou mohou hodit, nebo specifických a konkrétních informací o nějakém aktuálním problému, který firma zrovna řeší. Technik a metod, jak sbírat informace, zpracovávat je a vyhodnocovat je více. Seznamte se s některými a nechte se inspirovat pro vlastní práci.

Metoda Zápisník

Autoři popisující kreativní metody řešení problémů doporučují monitoring zpráv o technologiích a novinkách z vlastního oboru a příbuzných oborů či o zajímavých vynálezech z naprosto jiných odvětví a oborů, jejichž principy by mohly být nějakým způsobem použity i ve vašem oboru. Tyto materiály my měly mít označeny takto:

  • Datum a čas
  • Základní charakteristiku a technická data
  • Možný přínos
  • Podněty k zamyšlení, kontext

Kartotéka vlastních a cizích nápadů je ideálním východiskem pro příští řešení problémů. V mnohém ulehčuje práci a urychluje fázi sběru dat. Pokud budete tyto novinky pravidelně ukládat, budete jich mít více, než kdybyste pak náhodně hledali ve vyhledávači podle klíčových slov. Stává se totiž, že v názvu článku je uvedeno úplně něco jiného, než by si projednávané téma zasloužilo. Proto je moudré používat chytré vyhledávače, které pracují na jiném principu.

Metoda kolektivní firemní zápisník

Vychází se z původní verze Johna Haefela z Procter&Gamble z roku 1962. Jeho cílem bylo zvýšit kreativitu celé firmy při vymýšlení nových nápadů. Výhodou je, že každý účastník vidí před sebou celý proces, je stimulován k novým myšlenkám a cítí svůj individuální přínos pro celek. Nevýhodou je obrovský zápřah manažera inovací a jeho pomocníků. Jak to funguje? Každý z účastníků je vybaven blokem, ve kterém je popsán princip metody a základní problém či téma. Záznamník obsahuje i doporučení, např.

  • Metody transformační (minimalizace, maximalizace, reverze, principiální transformace)
  • Metody výzkumné (vytváření seznamu podobných problémů)
  • Metody vzdálených asociací (náhodné využívání všech pěti smyslů, hledání neočekávaných konotací, asociační řady, analogie).

Provedení:

  • Každý den každý z účastníků napíše do svého záznamníku jeden nápad. Celý jeden měsíc.
  • Každý týden se všichni zainteresovaní sejdou a dostanou od expertů na danou problematiku nové informace.
  • Mohou probíhat paralelní semináře a školení.
  • Jednou týdně si na speciálním semináři účastníci čtou ze svých poznámek nápadů a diskutují mezi sebou či s experty.
  • Po čtyřech týdnech každý ze zúčastněných seznámí ostatní se stručným výtahem svých poznámek:
    • Nejlepší nápady k řešení problému

    • Podněty k dalšímu přemýšlení, které se váží nejen k řešenému problému ale i jiným rozpracovaným projektům

    • Jakékoliv jiné myšlenky o věcech, které vůbec nesouvisí s daným problémem.

  • Poznámkové bloky jsou pak sesbírány, koordinátor je zpracuje a roztřídí.
  • Účastníci jsou pak seznámeni s výstupy a následuje kolektivní diskuse nad výsledky.
  • Celý proces se může zopakovat.

Softwarová podpora kreativní práce s informacemi

Vynikající pomůckou je sémantický – významový učící se vyhledávač, tzv. DEVONthink, což je velmi chytrý software na sběr, ukládání a vyhodnocování informací. Můžete tam ukládat články, úryvky knih, sloupky, grafy a poznámky. Právě spojením informací s vašimi poznámkami se z toho stává něco mnohem více než jen databáze. Jak to funguje?

DOVONthink má důvtipný algoritmus, který registruje delikátní sémantické - významové vazby mezi různými úseky textu. Je natolik inteligentní, že se dokáže vyvarovat typického nedostatku webových vyhledávačů, které vyžadují přemíru specifičnosti – například vyhledají všechny výrazy „kluk“ a při tom pominou výrazy „chlapec“ či vyhledají jen zadané slovo dům a nikoliv už slova stavba, chalupa, vila apod. Moderní indexační software jako DEVONthink se učí souvislostem mezi jednotlivými slovy tak, že sleduje frekvenci, s jakou se slova ve vašich textech a článcích vyskytují poblíž sebe. Někdy vám pak systém nabídne zajímavé souvislosti, které by vás vůbec nenapadly. Prostě vám nabídne slovo či větu, která na první pohled vypadá jako omyl, ale když si je dáte do širšího kontextu s tím, co právě řešíte, zjistíte, že Vám systém nabídl tzv. Serendipity, tedy něco, co jste vlastně nehledali, ale jste rádi, že jste to našli, protože je to nějak důležité.

Když například napíšete do systému DEVONthink část článku o pozoruhodné schopnosti mozku rozeznávat lidské tváře, a požádáte systém o obsahově podobné pasáže, tak vám najde hesla, která se týkají nervové architektury, evoluční historie úsměvu, expresivity výrazů šimpanzů či pojednání o asymetrii obličejů, o malířství, o chorobách a úrazech, které blokují rozpoznávání obličejů apod.

DEVONthink provádí takovou zvláštní rekognoskaci – mapování. Někdy se ve výsledku opravdu vyskytne slepá ulička, ale většinou vám nabídne tzv. šťastné náhody a nečekané objevy. Rozčepýřenost výsledků vyhledávání je naopak předností tohoto softwaru. Prvek Serendipity (nacházím něco, co nehledám) tohoto systému je dílem dvou různých sil. Za prvé jsou to asociační síly sémantických algoritmů, které jsou poněkud nepředvídatelné. Vykazují jistou úroveň randomizace, chaotického šumu, díky čemuž jsou výsledky tak překvapivé – což je v tvořivosti to důležité. DEVONthink je softwarem, který naplno využívá generativních kombinací lidských snových stavů. Pokud člověk používá jen Facebook či Twitter a obvyklé vyhledávače, tak vylučuje prvek serendipity – náhodnosti a dostává výsledky tzv. stádního smýšlení. Někteří odborníci píší, že masivní rozšíření chytrých telefonů s následným headlinovým listováním internetem, často vede ke stádnímu headlinovému myšlení a stádnímu chování, což následně vede k poklesu náhodných objevů.

Za druhé velmi významným faktorem DEVONthinku je probírání příbuzných oblastí a hledání „něčeho“, co by vám mohlo pomoci. Již dávno jsou pryč doby, kdy člověk procházel regály knihovny, a tu a tam se začetl do náhodně nalistované stránky a odstavce. Dnes to za vás udělá DEVONthink a nabízí vám šťastnou náhodu, která je v procesu inovací a objevování nepostradatelná. Právě tak zvaná „pomalá tušení“ vaše a jiných lidí, se prostřednictvím DEVONthinku mohou rozvíjet, šířit a rekombinovat.

Existují i jiné nástroje na posuzování nápadů a pomalých tušení. Např. Google má svůj celofiremní email, na němž mohou zaměstnanci navrhovat nové funkce či produkty a každý návrh může dostat známku od 0 (nebezpečný, škodlivý) až po 5 (super nápad, realizovat). Softwarová firma Salesforce.com provozuje oblíbenou službu IdeaExchange, jejímž prostřednictvím mohou zákazníci navrhovat nové vlastnosti produktů firmy. Tato platforma umožňuje cirkulaci a střetávání pomalých tušení a také sleduje jejich „osud“ od nápadu po realizaci.

Lockeho zápisník v novém světle

DEVONthink lze spojit s tzv. zápisníky, na něž nedali dopustit Darwin, Bacon, Milton a Locke. Zápisník obsahoval jimi zapsané zajímavé a inspirativní pasáže z právě čtených knih a tvořil vlastní personalizovanou encyklopedii citátů a poznámek k nim. John Locke si začal pořizovat zápisky od roku 1652 během svého prvního roku studia na Oxfordu. Za dalších deset let si vypracoval a zdokonalil rafinovaný systém indexace svých deníků. Locke považoval svou metodu za tak důležitou, že ji vtělil do své slavné „Eseje o lidském rozumu“. Lockeho metoda byla tak slavná, že o sto let později ji nakladatel John Bell vydal pod názvem „Bellův všednodenní zápisník inspirovaný panem Lockem“ a používalo ji mnoho vlivných lidí.

Co nám to dnes může dát pro kreativitu a inovace? Při každém pročítání předchozích myšlenek, nápadů a postřehů docházíte k novým poznatkům. Ty si znovu zapisujete a po čase se k nim zase vracíte a ony vám nabídnou novou inspiraci, nová tušení, překvapivé souvislosti, podle toho, jak ty předešlé budou ve vás krystalizovat, klíčit a reagovat na nové podněty. Každé další nahlédnutí do deníku skýtá příslib toho, že některé zapomenuté tušení naváže nové spojení s některou čerstvou intelektuální inspirací.

Pokud propojíte svůj deník s DEVONthinkem, to znamená, že si jej povedete v tomto systému, získáte obrovskou konkurenční výhodu před ostatními, protože jim zůstanou jen „hloupé databázové vyhledávače“. Vám se myšlenkový svět obohatí o netušené možnosti. Vyzkoušejte to.

Autor článku

Obsah byl připraven ve spolupráci

Zaujal Vás tento článek? Objednejte si služby tohoto dodavatele na EduCity.cz a jako členové Klubu EduCity můžete získat něco navíc.

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace