Vyhlaste válku zbytečným poradám

Nikoho asi nepřekvapí, že nejvíce drahocenného času na pracovištích vyplýtvají zbytečné porady. Překvapivé však je, že jsme se stále nedokázali poučit. Porady se stále konají bez dostatečné přípravy a smyslu a připravují nás o produktivitu, výsledky i radost z práce. Co tedy dělat, aby porady vašeho týmu byly efektivní? Nejdůležitější je se odhodlat a říci si, že začnete hned.

Nejprve si zopakujte základní pravidla efektivních porad:

  • Nepořádejte pravidelné porady jen proto, že je zrovna „den, kdy má být porada“.

  • Omezte počet účastníků pouze na ty, jejichž účast je nezbytná.

  • Zrušte porady, které nemají předem jasně daný účel a agendu.

  • Začínejte včas, i když všichni ještě nejsou na místě.

  • Neopakujte pozdně příchozím, o co přišli.

Pak zkuste zavést jednoduché další kroky:

  • Prvních pět minut (ne více) věnujte shrnutí účelu a očekávaného výsledku porady.

  • Zkraťte porady na 15 minut.

  • Má-li se porada konat jen za účelem procházení určitých materiálů, zrušte ji a nejprve umožněte účastníkům, aby se s materiály seznámili.

  • Porady svolávejte jen za účelem řešení konkrétních záležitostí, rozvoje projektů a kreativních interakcí.

  • Nenechávejte prezentující, aby se připravovali před posluchači. Zdůrazněte, že musejí chodit připravení, nebo nemusejí chodit vůbec.

  • Nepořádejte porady v pondělí a v pátek. V tyto dny se raději soustřeďte na dokončení úkolů daného týdne.

  • Umožněte účastníkům porad používat počítače a mobilní telefony pouze pro účely porad.

-kk-

Zdroj: American Management Association - portál Americké manažerské asociace (AMA)
Zobrazit přehled článků ze zdroje American Management Association