Tým má v současnosti deset členů včetně vedoucího. Tito lidé věnují veškerý svůj čas údržbě technologického produktu a podpoře jeho uživatelů. Produkt sám už je zastaralý, byl nahrazen novými a firma ho dále nenabízí, ale stále má poměrně hodně aktivních zákazníků a to je důvod, proč musí být podporován. Protože počet zákazníků klesá, prochází i tým pravidelnou „revizí kapacit“, což v praxi znamená odebrání jednoho člověka asi každého půl roku. Předpokládá se, že ve stávající podobě bude tým existovat ještě přibližně dva roky.
Problém
Tým vyžaduje vysoce kvalifikované odborníky – specialisty na produkt. Tyto odborníky zcela vytěžuje – nemají v rámci práce prostor na jiné aktivity. Když jsou z týmu uvolněni, je, právě proto, že jde o úzké specialisty, problém je uplatnit jinde ve firmě. To pak vede k toku, že mají tendenci odcházet, poslední tři firmu opustili a nyní pracují jinde.
Tým je frustrován. Jeho členové vědí o všem, co se ho týká a říkají, že „nemá perspektivu“. Firma se snaží jejich situaci a náladu napravovat třeba tím, že mají nadstandardní ohodnocení a jsou pravidelně připomínáni jako „důležitá opora“. Rovněž je snaha o to, aby měli co nejlepší pracovní podmínky i když zde jsou možnosti dost omezené. Frustrace stoupá vždy, když se rozhoduje o tom, kdo další tým opustí a mezi zaměstnanci se objevují řeči že „raději půjdu sám a dřív“.
Řešení
Situace, kterou jsme zde popsali, je velice nepříjemná a nejvíce nepříjemnou je na ni její bezvýchodnost. Členy týmu je v rámci firmy obtížné „udat“, což jim bere perspektivu, je nemožné je nahradit byť i dočasně někým jiným, protože je vyžadována jejich kvalifikace a současně když už nejsou potřeba, protože produktu odcházejí zákazníci, není pro ně, právě pro jejich kvalifikaci, v rámci firmy smysluplný prostor.
Vzniká tak pocit prázdnoty a již zmiňovaná frustrace a protože zejména u lidí s vyšší pracovní hodnotou je běžnou reakcí na nemožnost ovlivnit svůj osud snaha „udělat cokoli“, hrozí riziko jejich dobrovolného odchodu a tím narušení práce týmu.
Obrana proti tomuto stavu je možná, ale vyžaduje, aby firma disponovala zdroji. Naštěstí v tomto případě disponuje a klíčem k snížení frustrace bylo přesvědčit management, aby změnil koncept „revizí kapacit“.
Tým byl rozdělen na dvě části. První nadále vykonává svou práci, tedy podporu obsoletního produktu. Část zaměstnanců byla, zatím formálně, převedena do druhé části s tím, že „nadbyteční“ nebudou z týmu uvolňováni do firemního poolu, ale půjdou sem automaticky. Úkolem druhé části je aktivně připravovat zbývající zákazníky na změnu produktu, komunikovat s týmy, které podporují novější produkty, pracovat na nástrojích, které ji mají umožnit a urychlit a přitom spolupracovat napříč firmou – na co nejširší spolupráci je kladen velký důraz.
Cílem tohoto opatření je tým, který doposud fungoval izolovaně, co nejvíce zapojit „do dění“. To jednak usnadní přechod jeho zaměstnanců k jiným týmům a jednak jim dá pocit, že jejich práce k něčemu směřuje. Cenou za to je určité snížení růstu mezd, ale ty jsou jak již bylo řečeno nadprůměrné, a proto nevadí.
Dalším krokem je vytvoření strategie sloučení týmu s jiným, který má na starosti analogický, ale modernější produkt. Přestože bude potřeba překonat řadu administrativních překážek, je to investice do budoucna a hlavně se tím rozmlží moment „konce týmu“, protože prakticky přejde z jednoho do druhého.
Konečně posledním krokem je samotný produkt. Jak již bylo řečeno, firma jej nenabízí a kromě nezbytné údržby nemá zájem jej dále vyvíjet a vylepšovat. To ale neznamená, že není možné provádět drobné zásahy s cílem produkt přiblížit novějším a nabízeným. Kromě pozitivního efektu na zákazníky to má dopad také na tým, protože práce na produktu snižuje pocit toho, že je „slepou uličkou“ a to i tehdy, když fakticky je.
Abychom to shrnuli, pocit frustrace a marnosti z toho, že trávíme veškerý čas prací na něčem, co nemá budoucnost, a že dříve nebo později to stejně skončí je možné úspěšně potlačit organizačními změnami a zásahy. Podmínkou je spolupráce ze strany zaměstnavatele a ochota společnosti jednak do týmu vložit prostředky a jednak akceptovat (malé) změny v dodržování korporátních pravidel.
I když tento příběh ještě není u konce, předpokládáme, že bude úspěšný.