Porady nemusí být jen neproduktivní. Vždy, než nějakou svoláte, se ale ujistěte, že má konkrétní účel, agendu a časový rámec. V opačném případě ji nepořádejte. Účel porady byste měli být schopni vyjádřit v jedné až dvou větách. Podrobnější témata k diskusi specifikujte v agendě. Stanovte čas zahájení a konce porady. Vymezte také časový prostor pro jednotlivá témata a příspěvky a jmenujte člověka, který poradu povede.
- Nečekejte. Porady by měly začínat včas. Nečekejte tedy na opozdilce a když dorazí, neopakujte jim, co již bylo řečeno. Byla by to jen ztráta času pro ty, kteří se neopozdili. Pokud se nedostaví organizátor nebo sponzor, zvažte zrušení porady a návrat k práci.
- Pořizujte a rozesílejte zápis z porady. Za pořizování zápisu by měl být odpovědný někdo jiný než organizátor. Podrobnost zápisu bude záviset na diskutovaných věcech a schopnostech zapisovatele. Východiskem pro zapisovatele by měla být tištěná verze agendy. Zápis by pak měl být rozeslán účastníkům do 24 hodin po skončení porady.
- Zachovejte soustředění. Na každé poradě by měl být člověk odpovědný za dodržování témat. Jeho úkolem bude přerušit kohokoli, kdo se pustí do řešení okrajových záležitostí. Tato témata mohou být zapsána a odložena k pozdější diskusi.
-kk-