„Bez ohledu na typ porady a jednotlivé účastníky chce každý především vidět v poradě smysl a přínos, dostat ocenění, které si zaslouží, mít možnost přispět vlastními schopnostmi, vědět po poradě co má dělat, začínat a končit včas,” uvádí Lenka Lamešová, lektorka specializující se na manažerské dovednosti, leadership i personální a osobní rozvoj manažerů.
Podstatnou částí setkání školených účastníků je komunikace, interakce, výměna zkušeností z firem různého zaměření a debata nad tím, jak fungují současné porady. Plná diskuse se odehrává především na téma toho, jaké spatřují na poradách největší chyby.
Nejčastěji vzpomenuté nedostatky porad jsou například nevhodně zvolená doba porady, čekání na opozdilce, protahování porad přes domluvený čas, špatná moderace a odbíhání od tématu, nezapojování účastníků, monology, nuda a to nejhorší - účastníci často nevidí v poradě konkrétní přínosy a efekt. Abychom se takovým přešlapům vyvarovali, je dobré myslet na strukturu porady, která se možná zdá být banální, ale zároveň velmi důležitá.
Nastavení pravidel vede k hladkému průběhu
Zřejmě nikoho nepřekvapí, že prvním krokem je příprava, do které by měl manažer zahrnout nejen stanovení cíle a obsahu schůze, ale také například zajištění místnosti a technických pomůcek.
„Lidé potřebují pravidelnost,” upozorňuje Lenka Lamešová s tím, že doporučuje předem nastavit den porady. Obzvlášť nevhodný je ale například pátek odpoledne.
Při samotném startu porady potřebujeme z pozice vedoucího rozhýbat naše osazenstvo a využít tzv. icebreaker nebo také určit pravidla, díky kterým zajistíme hladký průběh. Mezi ta hlavní patří například dohoda o dochvilnosti, o časovém úseku porady nebo i o nepoužívání telefonů a notebooků, protože snižují pozornost až o polovinu.
Během porady se má hlavní mluvčí držet programu, nezabývat se detaily a především zapojovat účastníky tak, aby se mohli všichni kompetentní vyjádřit k dané problematice.
„Doporučuji provádět průběžný checklist a takzvaně odškrtávat témata, která jsme si řekli a odsouhlasili,” dodává lektorka s tím, že témata se často otevřou, ale již neuzavřou.
Každý bod by tak měl směřovat k zakončení a je dobré nechat účastníky hovořit pouze na probírané téma. Žádný vyřčený dotaz by však neměl zůstat viset ve vzduchu. „Jakékoliv připomínky a náměty, i když jsou mimo hlavní téma, je třeba respektovat, případně ocenit,” uvádí naše průvodkyně školením.
Další užitečná rada tkví v tom, že bychom na začátek porady měli zařadit takové body, v rámci kterých jsou zúčastnění ve shodě. Pokud lidé souhlasí na začátku, tak mají tendenci souhlasit i dál.
Nekombinujte brainstorming poradu s poradou provozní
Možná jste už někdy zažili, že porada začala brainstormingem. Lektorka Lenka Lamešová ale tuto kombinaci nedoporučuje. Podstatou této „bouře mozků” je hledání vhodného námětu a řešení, nových cest, postupů. Hodí se také do skupin pěti až deseti osob s dobrými vztahy, těmi, kteří jsou komunikativní, nekritičtí a neautoritativní, ne puntičkáři. Vedoucí by naopak měl být tvořivý, taktní, humorný a povzbudivý, přičemž má platit pravidlo, že by se nemělo jednat o odborníka ani přímého vedoucího.
Závěr porady by měl patřit otázkám, rekapitulaci, zdůraznění nejdůležitějších úkolů a v neposlední řadě podpoře a nabuzení kolegů. Vyhodnocení výsledků a plnění činností doporučuje Lenka Lamešová provést graficky, tedy tak, aby byla konečná rozhodnutí vizuální a hlavně zapamatovatelná. Porada zkrátka nemá končit otázkami: A co říkal? Co máme dělat? Ty víš, jak na to? A i to je pro manažera těžká disciplína a výzva.
Načerpat poznatky můžete i vy, stačí se přihlásit do uceleného školení Manažerské akademie od Cadet GO.