Je úplně jedno, jestli vedete jednání s obchodním partnerem, kolegy nebo někým jiným. Dojem si člověk utváří v průběhu několika prvních vteřin. Proto je velmi důležité soustředit se na úvod, který zpravidla ovlivní další průběh meetingu. Server Open Forum na toto téma uveřejnil několik chyb, kterých byste se při své dokonalé prezentaci neměli dopustit.
1. Začít pozdě
Nerespektování dohodnutého času frustruje ty, kteří dorazili přesně, a prostoj vás navíc ochuzuje o celkovou délku jejich pozornosti věnované vašemu projevu. Chcete-li se navíc vyvarovat prodlevám způsobených zejména společenským hovorem mezi účastníky, naplánujte poradu o 10 minut dříve a každého, kdo přijde pozdě „vytrestejte“ poznámkovým blokem, do kterého bude muset průběh meetingu zaznamenávat. Příště už přijde jistě včas.
2. Nenabídnout občerstvení
Hrnek s teplým nápojem v něčích rukou činí osobu vřelejší, štědřejší a důvěřivější. Tak to alespoň tvrdí vědci z Yaleské univerzity. Proto poskytování občerstvení určitě nevynechejte. Je to totiž sociální pojivo, které správně naladí vaše publikum.
3. Opomíjení cíle, výhod a očekávaného výsledku
I přesto, že jste tyto body rozeslali emailem, neočekávejte, že se jimi vaše publikum příliš zabývalo. Připomínka toho, proč se vůbec samotné setkání koná, je nejdůležitějším bodem na úvod. Podle výzkumu Americké psychologické asociace je pro aktivní a cílevědomé lidi nejvíce frustrující chabě vedený meeting, proto jim musíte cíl nejprve sdělit. Nezapomeňte také sdělit, o jaký typ meetingu se jedná, jestli o brainstorming, řešení problémů, informační schůzku nebo jiný typ. Je to důležité zejména pro přípravu vašeho publika a jeho očekávání. Před brainstormingem navíc můžete zmínit vaše očekávání (např. přijit na 5 použitelných nápadů).
4. Zapomenout představení
Představení osob a jejich rolí na meetingu je důležité pro orientaci všech účastníků. Nezapomeňte tedy sdělit, kdo je zodpovědný za zápis z porady, časomíru a samozřejmě i nezapomeňte i na další mluvčí, pokud jsou.
5. Vynechat informaci o tom, kdo rozhodne
Abyste se vyhnuli případnému zmatku, je vždy důležité hned na začátek zmínit, kdo bude nést odpovědnost za výsledné rozhodnutí. Jste to vy sám? Rozhodnete až v případě, že publikum nedosáhne konsenzu? Nebo preferujete hlasování?
6. Nenastavit základní pravidla
Každé jednání by mělo dodržovat určité zásady jako vypnuté telefony, notebooky a další zařízení. Stejně tak brainstorming má svá zásadní pravidla, které je dobré vždy před zahájením oprášit. Tedy mluví jen jeden, žádná kritika a odbíhání od témat. Howgh.
-bn-