Jak ušetřit čas při vyřizování pošty

Kdo se nechce nechat pohřbít pod lavinou papírů, musí se naučit efektivně a systematicky zacházet s doručenou poštou a informacemi. K rychlejšímu zpracování pošty vám mohou pomoci následující pravidla a rady.

Na vyřizování pošty si vyhraďte předem určený čas. Vyřizování telefonů předejte na tuto dobu svému kolegovi. Snažte se mít svůj stůl co nejvíce prázdný. Otevřete poštu, přečtěte a zařaďte na jednu ze čtyř hromádek: vyhodit, předat dál, zpracovat a odložit. Vyhoďte vše, co si můžete kdykoliv obstarat znovu.

V mnoha případech nemusíte poštu sami dále zpracovávat, přestože vám byla adresována. Předejte tyto záležitosti kolegům s krátkou poznámkou, co je třeba udělat. Na poštu, kterou máte vyřídit, si založte zvláštní složku. Do ní patří příchozí pošta, telefonní vzkazy a další poznámky. Pokud se přeplní, roztřiďte ji znovu jako příchozí poštu na čtyři hromádky: vyhodit, předat, zpracovat a odložit.

Všechna pošta, na kterou si můžete ponechat delší čas, patří do přihrádky odložit. Poté, co poštu roztřídíte, zpracujte všechny záležitosti, které vám nezaberou více jak 4 minuty. Zbylé práce prozatím odložte.

Další doporučení při práci s poštou:
* Odřekněte všechny nevyžádané informace.
* Vyhoďte včas staré katalogy.
* Důležité informace ukládejte do databáze do PC. Pak nepotřebujete další papírové formuláře.