Použití automatických filtrů v seznamech v Microsoft Excel

MS Excel může pracovat s velkými tabulkami, které svojí tabulkovou strukturou připomínají databáze – s tzv. seznamy. Jednou z nejčastější operací s takovými seznamy je používání filtrů. Obecně se jedná o zobrazení určitých záznamů, které splňují nastavenou podmínku (např. chcete v seznamu vidět jen tiskárny). Tímto celý dlouhý seznam zúžíte pouze na záznamy, které Vás zajímají a můžete se v nich potom mnohem pohodlněji orientovat.

Excel umožňuje používat filtr rozšířený (pro specielní výběry) a filtr automatický.

Automatický filtr zapnete na kartě Data příkazem Filtr (nebo Ctrl+Shift+U).

Automatické filtry

V záhlaví seznamu se následně zobrazí následující rozbalovací seznamy (šipky):

Automatické filtry

Zde můžete pomocí myši rozbalit libovolný z rozbalovacích seznamů. Rozbalí se seznam, ve kterém jsou zobrazeny všechny vyskytující se položky pole (sloupce):

Automatické filtry

Volbou jedné z nich (např. Sklad Kladno) zobrazíte pouze záznamy, které splňují zvolenou podmínku. To znamená, že ve sloupci Sklad mají uveden text Kladno. Vidíte tedy položky pouze ze skladu Kladno a ve spodní části obrazovky na liště se nám zobrazilo kolik jich je. Ostatní záznamy (řádky) jsou skryté.

Pokud chcete pomocí filtru výběr ještě zúžit pouze na monitory ze skladu Kladno, tak dále zvolte z volby Typ položku Monitory. Výsledkem bude zobrazených 33 záznamů splňujících současnou podmínku typu monitor a skladu Kladno:

Automatické filtry

Pokud byste ve výběru pokračovali dál a chtěli byste si výběr zúžit na cenu do 10.000, musíme z nabídky filtru použít položku vlastní, kde nastavíme, že cena musí být menší nebo rovna 10.000 Kč:

Automatické filtry

Tím jsme výběr zúžili na 24 záznamů.

V případě, že byste potřebovali cenu monitorů omezit na cenové rozmezí (například mezi 7.000 Kč a 10.000 Kč), zvolte opět ve výběru filtru dialogové pole vlastní a nastavíme následující položky svázané vazbou „A“:

Automatické filtry

Tímto jste konečný výběr zúžili na pět záznamů:

Automatické filtry

Pokud byste chtěli použít vazbu „NEBO“ , použijte ji například na filtr monitory ze skladu Kladno NEBO skladu Brno.

Sčítání uvnitř filtru

Pokud máte aktivní filtr, lze použít standardní funkci SUMA pro sčítání zobrazených buněk. V tomto případě se automaticky použije funkce SUBTOTAL, která sčítá pouze viditelné buňky podle nastaveného filtru. Pokud filtr kdykoliv změníte, automaticky se změní i tento součet, který, pokud tam je tak vždy sčítá aktuální viditelné buňky.

Položka nabídky filtru – „prvních 10“

V nabídce filtru je ještě položka prvních 10 – tato položka slouží k zobrazení prvních desíti položek záznamů dle zvoleného řazení tabulky nebo posledních desíti záznamů .

Pokud místo položek zvolíte procent – zobrazí se řádky zobrazující hodnoty, které tvoří nejvyšší nebo nejnižší procentuální část celého seznamu v daném sloupci.

Automatické filtry

Kopírování vyfiltrovaných záznamů

Zkopírování zobrazených řádků (záznamů) provedete standardním způsobem: Označte kopírované řádky a kopírováním pomocí schránky je zkopírujte do jiného souboru nebo listu. Excel pochopí, že chcete kopírovat pouze viditelné buňky a takto si je i pro kopírování označí.

Odstranění filtru

Pokud chcete odstranit nastavený filtr, lze pomocí výběru filtru u jednotlivých polí (jsou označeny modře) zvolit vždy položku „vše“. Pokud chcete zrušit všechny nastavení filtru, zvolte příkaz „Zobrazit vše“ z menu Data/Filtr. Také lze vypnout celý filtr příkazem Data/Filtr/Automatický filtr.

Tipy pro pohodlnější práci s příkladem:

Ukotvení příček:

Abyste při rolování v tabulce si nemuseli pamatovat, v kterém sloupci je jaký nadpis (např. typ, dealer, ...), je vhodné si horní řádek se záhlavími sloupce ukotvit. Ukotvení provedete následujícím způsobem:

  1. Postavte se do buňky A2 - levé horní buňky oblasti. Od této buňky vše nalevo a vše nahoru bude pevně ukotveno na obrazovce (pokud byste např. chtěli ukotvit nejen horní řádek ale i levý sloupce „A“, postavili byste se do buňky B2)
  2. Na kartě Zobrazení zvolte příkaz Ukotvit příčky - Ukotvit příčky.
  3. Automatické filtry
  4. A hned si uvedené vyzkoušejte. Když rolujete směrem dolů – horní řádek 1 zůstává stále na obrazovce.

Tisk ukotvených příček:

Pokud budete chtít tabulku tisknout, musíte zajistit opakování záhlaví na každé stránce. Standardně to nastaveno není a není to nijak vázáno na funkci ukotvení příček. Musíte to nastavit samostatně v nastavení vzhledu stránky:

  1. na kartě Rozložení stránky zvolte příkaz Tisk názvů
  2. do pole „nahoře opakovat řádky“ vyznačte pomocí myši nebo z klávesnice řádek 1 (příslušný řádek který chcete opakovat) a potvrďte OK.

Automatické filtry

Články v sérii

Aktuální

Hypertextové odkazy v Microsoft Excel

Aktuální

Práce s listy v Microsoft Excel

Aktuální

Použití automatických filtrů v seznamech v Microsoft Excel

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace