Skladování personálních dat - případová studie

Článek přibližuje postup použitý při řešení správy osobních dat ve společnost KeyCorp, která je jednou z největších firem zabývajících se finančními operacemi (řízením investic, komerčním bankovnictvím…) v USA. Její personální oddělení bylo postaveno před problém – bylo nutno přesunou více jak 35 000 zaměstnaneckých osobních záznamů do databáze nového systému, protože ten stávají již nebyl dodavatelem dále podporován. 25 000 pracovníků bylo dosud ve službách podniku, 10 000 již bylo penzionováno.

Systém, který společnost do té doby využívala, byl vybaven pomalým, zastaralým skenovacím mechanismem, jednou ústřední vyhledávací stanicí a všechny zálohovací aktivity a základní systémovou administraci bylo nutno provádět manuálně. KeyCorp navíc svěřil péči o záznamy o penzionovaných pracovnících třetí straně, což jej stálo další peníze. Řešením byl takový systém, který je stabilní, podporovaný a schopný zacházet jak s konvertovanými staršími dokumenty, tak s novými záznamy. Důležitá byla také snadná správa a ochrana dat před zničením.

Jako jedno z řešení bylo nakonec zvolena aplikace Disk Xtender (kromě jiného softwaru). Systém byl zaveden v červnu 1999 a o měsíc později byl již naplněn daty. Zvolená aplikace umožnilo uživatelům zvýšit rychlost skladování i přístupu k dokumentům při současné stabilitě systému. I převod dokumentů do elektronické podoby se urychlil díky novému skeneru – nebylo již zapotřebí ručně skenovat obě strany dokumentu. Přínosem je také automatické zálohování důležitých informací.