Fakt, že firemní rozpočty nejsou bez limitu, není třeba příliš rozvádět. Pokud sami řídíte vlastní firmu anebo vedete oddělení a řešíte výjezdy zaměstnanců, znáte to jistě velmi dobře. Díky serveru Expert Business Advice jsme připravili pár rad, které by vám měly pomoci snížit vaše náklady na cestování. V přecházejícím díle našeho dvoudílného seriálu jsme se zaměřili zejména na výdaje spojené se samotnou dopravou do místa určení. Dnešním dílem toto téma završíme a přidáme několik následujících tipů:
Výdaje za stravu
Pokud zůstáváte v lokaci déle jak dvě noci, zjistěte, zda hotel nabízí také pokoje s vlastním kuchyňským vybavením nebo alespoň s lednicí. Některá jídla si tak můžete připravit sami namísto stravování se v drahých restauracích.
Pokud však plánujete každodenní běhání po schůzkách a na vlastní kulinářské umění už nemáte čas ani energii, pak využijte nabídky kontinentálních snídaní, které velká většina hotelů nabízí. Vyhněte se však využívání hotelové služby a dalším extra poplatkům.
Sjednoťte cestovní plány
Pokud jste majitelem podniku nebo vedoucí oddělení, nenechte zaměstnance vytvářet si vlastní cestovní plán, jinak ztratíte přehled. V případě pravidelných cest do stejné destinace můžete využít služeb specializovaných agentur, které vám zjistí nejvýhodnější služby na míru potřebám.
Je-li to možné, zajistěte, aby se všechny schůzky a jednání konaly na stejném místě. Vyhnete se tak přemrštěným nákladům za drahé restaurace, kavárny a další, které by vybíral sám zaměstnanec.
Nastavte politiku obchodních cest
Cestovní politika je velmi důležitým nástrojem, který pomáhá zaměstnancům pochopit očekávání a omezení týkající se jejich cest mimo sídlo společnosti. Jakmile nastavíte pevná pravidla, co je a co není možné poté, co v rámci pracovních povinností opustí město, není důvod řešit následně extra výdaje a čelit dotazům.
Stanovte jasné výdajové limity
Jakmile člověk utrácí na vlastní náklady, mnohem více se rozmýšlí, kolik a za co utrácí. Ujistěte se, že vaši zaměstnanci mají svůj apetit pod kontrolou a chovají se na firemnímu rozpočtu stejně, jako by se jednalo o jejich vlastní peníze. V extrému je možné vytvořit denní výdajové limity pro stravování (případně horní limit pro každé jídlo včetně daně), automobil i ubytování a tyto výdaje nechat zaměstnance poctivě zaznamenávat do jednotného formuláře.
Užívejte firemní platební karty a věrnostní programy
Udržet cestovní výdaje na jednom účtu vám velice usnadní vedení účetnictví a samozřejmě také následnou kontrolu. Při pravidelných cestách se také snažte zaregistrovat do všemožných programů pro věrné zákazníky, které vám pak ušetří řadu dalších výdajů za ubytování, cestování i stravování.
Ne každý tip, který jsme pro vás připravili, pravděpodobně bude užitečný pro vaše potřeby. Každopádně věříme, že v celkovém výčtu naleznete možnosti, jak zefektivnit výdaje na cestování. Poradili byste nějaký další tip?
-bn-