Jak správně definovat roli business analytika ve firmě?

Jak chápeme roli business analytika a co je to vlastně business analýza? Výklad těchto pojmů, jejich rozsah, související aktivity a odpovědnosti se v organizacích často liší. Tento článek nahlíží na business analýzu jakožto odbornou profesi a snaží se lépe definovat roli business analytika.

Business analýza je disciplína, která se vyvinula v posledních dvou desetiletích a která má potenciál nabídnout velký přínos organizacím tím, že zajistí soulad mezi business potřebami a řešením business změn. Mnoho řešení sice zahrnuje vývoj nových nebo vylepšených informačních systémů, nicméně rozsah řešení bývá zpravidla širší a zahrnuje také změny v oblastech organizačních struktur, firemních procesů, redefinici rolí, definice business pravidel, žádoucí změny v dovednosti lidí apod.

Nicméně zatímco mnoho organizací zaměstnává business analytiky, stále přetrvává nejasnost, co vlastně tato role zahrnuje. Často můžeme být svědky toho, jak se business analytiky stávají zkušení IT analytici, kteří nedokáží na business potřebu a možná i řešení nahlížet v celkovém kontextu, nebo naopak lidé s neocenitelnými business znalostmi, ale omezenou znalostí možností IT.

Některé organizace rozlišují mezi IT business analytiky a „business“ business analytiky, přičemž první z nich se více podobá roli systémového analytika, což vyžaduje detailní znalost IT systémů, jejich fungování a schopnost používat přístupy a techniky, které historicky spadají do působnosti role systémového analytika. Výklad této role bývá často nejasný…

Rostoucí význam IT pro konkurenční výhodu organizace

Moderní informační technologie umožňují organizacím aplikovat nové business modely založené na bázi flexibilních komunikačních mechanismů, které usnadňují komunikaci se zákazníky, propojení se systémy dodavatelů a podporují globální operace, vytváří příležitosti pro organizace zaměřit se na jejich základní procesy a kompetence bez rozptýlení okrajovými oblastmi podnikání, kde nemají odbornou kvalifikaci, umožňují organizacím dosahovat významné konkurenční výhody a podílu na trhu prostřednictvím investic do IT architektury, která je orientovaná na dodávku služeb a podporu business růstu.

Přesto je řadu let možné pozorovat rostoucí nespokojenost organizací s IT podporou vyvolanou poznáním managementu, že IT investice často nedokáží plnit požadované business přínosy. Stručně řečeno, technologie umožňuje rozvoj informačních systémů, ale ne vždy naplňuje požadavky businessu nebo poskytuje služby, které mohou pro organizaci znamenat konkurenční výhodu.

Zvýšení kredibility business analýzy a definice role business analytika se opírá o rostoucí uznání nezbytné přítomnosti tří faktorů pro dosažení konkurenční výhody:

  • business potřeby musí řídit rozvoj informačních systémů;
  • implementace IT systémů musí být provázena potřebnými business změnami;
  • požadavky na IT systémy musí být definovány důsledně a přesně (toto je oblast, kde tradičně působí role systémového analytika).

Během posledních několika let organizace přijaly poněkud širší pohled, obzor IT projektů se rozšiřuje na programy business změn. V jejich rámci je potřeba dovedností, které umožní úspěšnou realizaci iniciativ business změn, tedy role business analytika, která identifikuje problémy, hledá jejich kořenové příčiny, navrhuje řešení a zajišťuje jeho soulad s potřebami organizace.

Nejprve je třeba ujasnit rozsah analytických aktivit obsahující: strategickou analýzu, business analýzu a analýzu IT systémů.

Strategická analýza

Většinou je mimo oblast působení business analytiků, je obvykle prací senior managementu, kterou mohou business analytici podporovat, například srovnáním výkonnosti oproti konkurenci, srovnáním portfolia produktů/služeb nebo identifikací akcí business transformace.

Business analytici ale musí mít ke strategii přístup, musí ji pochopit, aby jejich práce směřovala k podpoře naplnění této strategie.

Business analýza

Leží mezi strategickou analýzou a analýzou IT systémů. Business analytici obvykle musí prozkoumat business systém, který je třeba zlepšit, ale rozsah a zaměření těchto zlepšení se může značně lišit. Úsilí business analýzy se zaměřuje na identifikaci business potřeb, doporučení a návrh taktiky, která naplní business cíle a strategii (obvykle procesy a řešení IT systémů).

Analýza IT systémů

Tradiční IT disciplína spojená s rolí „systémový analytik“, která existuje více než 40 let, se zaměřuje na analýzu a specifikaci dostatečně podrobných požadavků na IT systémy, které jsou základem pro hodnocení balíkového SW nebo pro vývoj IT systému. Analytik IT systémů se pomocí technik modelování dat, procesů nebo funkcí zabývá popisem požadavků na software v podobě produktů systémové analýzy, které definují přesně, jaká data bude informační systém zaznamenávat, jak je bude zpracovávat a jak bude fungovat uživatelské rozhraní.

Některé organizace považují tuto práci za natolik technickou, že ji vnímají zcela mimo působení business analytika, modelování procesů a datových požadavků nepovažují za součást práce business analytika a mají oddělené týmy business analýzy a IT týmy, přičemž očekávají, že IT oddělení provádí detailní modelování a specifikaci IT systémů.

Zásadní rozdíl je, že business analytik je zodpovědný za zvážení různých business možností, jak řešit konkrétní problém nebo příležitost, zatímco systémový analytik funguje v rámci definovaného rozsahu a zvažuje možnosti pro IT řešení.

V některých organizacích je jen malá propast mezi business analytiky a IT týmy, v těchto případech business analytici úzce spolupracují s IT vývojáři a definici požadavků na IT systém považují za klíčovou součást jejich role, to je zejména případ, kdy byl přijat agilní přístup k projektu vývoje SW, business analytik úzce spolupracuje s koncovými uživateli a vyjasňuje podrobné požadavky stylem Just-in-time kontinuálně během celého procesu vývoje SW.

Jak správně vymezit business analýzu a roli business analytika?

Business analýzou rozumíme disciplínu (profesi) zabývající se praktikami realizace změn v organizaci na základě definice potřeb a doporučení řešení, které dodá hodnotu zainteresovaným stranám. Tato disciplína pomáhá organizacím porozumět potřebám a důvodům pro změnu, navrhnout možná řešení a popsat, jak navržená řešení dodají hodnotu a doporučit výběr optimálního řešení. Business analýza se uplatňuje nejen na projektech, ale také v rámci evolučního, neustálého zlepšování.

Business analýza klade důraz na zlepšení fungování celého business systému, zatímco technologie je vnímána jako faktor, který by mohl umožnit zlepšení business operací, není to jediný faktor, který je třeba zvážit, pozornost by se měla zaměřit na zlepšení businessu, nikoli na využívání automatizace samotné.

Bez ohledu na konkrétní případ musí business analytik nejprve pochopit business situaci a objasnit problém v celém kontextu (tzv. holistický přístup), jinak se analýza může zaměřit na chybnou oblast a ve výsledku navrhnout neužitečné řešení.

Ačkoliv existují různě pojaté definice role business analytika v závislosti na organizaci, zpravidla se shodují na hlavních odpovědnostech:

  • zkoumání business systémů s holistickým pohledem na situaci;
  • vyhodnocení akcí ke zlepšení fungování business systému;
  • dokumentace business požadavků na podporu IT systémy pomocí odpovídajících dokumentačních standardů;
  • rozpracování požadavků na podporu business uživatelů během evolučního vývoje.

Roli business analytika tedy můžeme chápat jako poradní roli, která má odpovědnost za vyšetřování a analýzu business situací, identifikaci a hodnocení možností pro zlepšení business systémů, rozpracování a definování požadavků a zajištění účinné implementace a využívání informačních systémů v souladu s potřebami businessu.

Jak je vnímána role business analytika ve vaší společnosti? Co vše z vaší praxe chápete pod pojetím business analýzy?