Jak napsat business case k projektu

Máte nápad na nový projekt a chcete jej představit svým nadřízeným nebo potenciálním investorům. Říkáte si, že důvody vzniku a přínosy tohoto projektu jsou tak zřejmé, že je nebude muset nijak složitě vysvětlovat. Právě zde však může nastat problém. Lidé, kteří budou rozhodovat o osudu vašeho projektu, očekávají, že předložíte pádné argumenty. Nedají vám svou důvěru a peníze, pokud je nepřesvědčí váš obchodní scénář (business case). Jak by měl takový scénář vypadat?

1. Popište současnou situaci

Nejprve zdokumentujte, z jaké situace váš projekt vychází. Popište současný business model prostředí, v němž chcete realizovat svůj projekt, a úkoly, které plní lidé zapojení do jednotlivých procesů. Abyste získali potřebné informace, budete muset mluvit s odborníky a také pracovníky, kteří současný stav věcí pomáhají utvářet.

2. Popište očekávanou budoucí situaci

Vysvětlete, co má váš projekt přinést. Buďte stejně konkrétní a pečliví jako v případě popisu současné situace. Zaměřte se na předpoklady, na které pravděpodobně narazíte, a připravte si odpovědi, proč jsou zapotřebí právě ty změny, které navrhujete.

3. Popište způsob realizace změn

Zaměřte se na jednotlivé kroky k realizaci vašeho projektu. Nemusí to být podrobný plán s popisem všech dílčích úkolů. Měl by to být odhadovaný časový rozvrh a přehled potřebných zdrojů. Lidé, kterým projekt předkládáte, by na základě toho měli pochopit, jak vám mohou pomoci projekt uskutečnit.

4. Předložte odhad návratnosti investic

Bez tohoto bodu svůj projekt nepřekládejte. Musíte umět vyčíslit, v čem konkrétně váš projekt pomůže. Když vám zaměstnavatel či investor dá potřebné zdroje, co za to dostane zpět? Snažte se předložit co nejvíce tvrdých čísel, nikoli jen obecná měřítka typu „vyšší produktivita“. Počítejte s tím, že vaše odhady budou vystaveny otázkám a velmi pečlivě se připravte.

Pokud to tedy shrneme, obchodní scénář projektu by měl zahrnovat:

  • důvody vzniku projektu,

  • očekávané přínosy projektu (včetně možných negativních dopadů),

  • popis způsobů realizace projektu,

  • časový harmonogram a vymezení dalších potřebných zdrojů,

  • vyhodnocení investic a jejich návratnosti,

  • zhodnocení hlavních rizik.

-kk-

Zdroj: Project Smart - britský portál věnovaný projektovému řízení
Zobrazit přehled článků ze zdroje Project Smart