Cestování je velice nákladné, ale v obchodě se jeho využití zdá být nezbytné. Do jisté míry lze však vysoké náklady na služební cesty omezit. Jako prostředek komunikace nám místo obvyklého osobního jednání může posloužit moderní technologie.
Existují tři moderní nástroje komunikace, které nám mohou být velice nápomocny: telekonference, elektronická konference a video konference.
Při telekonferenci může nastat problém, že se účastníci nevidí a jejich komunikace je tak značně omezena. Elektronická, nebo také internetová konference je založena na sdílení patřičných dokumentů pomocí Internetu a na telekomunikaci. Její optimální využití spočívá v tom typu konferencí, kdy jeden účastník promlouvá k ostatním a ti mohou následně klást dotazy. Videokonference je vhodná pro případ, kdy spolu komunikuje méně účastníků a atmosféra není příliš formální.
Je několik pravidel, společných pro všechny tři typy konferencí. Především je potřeba vybrat pro každou příležitost ten správný typ. Tyto konference jsou velmi náročné na pozornost účastníků a měly by být kratší než stejné konference bez použití takových technologií. Také nelze očekávat, že nám uvedené typy konferencí úplně odbourají potřebu osobních mítinků. Je důležité zamyslet se také nad dobou a vhodností uskutečnění takové konference. Při mezinárodní účasti je třeba dbát časových posunů a vyvarovat se problémů například s jazykovou bariérou.
**Datum vydání: III/2002**
Article source CIO.com - Internetové stránky časopisu CIO pro vedoucí pracovníky v oboru informačních technologií