Vždy připraven!

Snad každý se zúčastnil porady, na kterou se účastníci měli předem připravit – přečíst si dokumentaci, provést průzkum a podobně – ale neudělali to. Příprava má sloužit k urychlení a zefektivnění jednání, jakmile se však někdo nepřipraví, zbrzdí všechny ostatní. Přečtěte si proto několik doporučení, jak zajistit, aby se účastníci vaší příští porady skutečně připravili.

Zkuste začít tím, že účastníkům dáte veřejně na vybranou, zda se chtějí na poradu připravit individuálně, nebo zda potřebné informace projdete společně až v rámci porady. Většina bude pravděpodobně pro kratší poradu, a zvolí proto samostatnou přípravu. V této fázi však nelze nechat vývoj událostí osudu. Pokračujte tím, že konkrétním lidem přidělíte odpovědnost za vedení konkrétní části příští porady. Jakmile uvidí, že budou sami řídit diskusi, získají větší motivaci pro přípravu. Obecně se snažte, aby samostatná příprava byla co nejjednodušší a časově realizovatelná.

Důvěřuj, ale prověřuj

Několik dní před konáním porady požádejte účastníky, aby vám zaslali e-mailem své otázky či komentáře k tématům, která budete probírat. Snadno se tak přesvědčíte, zda se již seznámili s potřebnými materiály. Jestliže se vám od někoho nedostane zpětné vazby, zvedněte telefon.

Pokud se při poradě setkáte s nepřipraveným kolegou, nenechávejte to bez odezvy. Společně prodiskutujte důležitost přípravy a vyzvěte tým, aby identifikoval možnosti řešení tohoto problému (pobídky, tresty atd.).

-kk-

Zdroj: Project Smart - britský portál věnovaný projektovému řízení
Zobrazit přehled článků ze zdroje Project Smart
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace