Úspěšné porady začínají u konce

Dobrá porada nabízí výborný prostor pro sdílení a vyjasnění informací. Lze na ní identifikovat pracovníky, kteří dokáží nejlépe splnit určité úkoly a zvýšit tak šanci, že se naplánované úkoly podaří dokončit. Může také pomoci upevnit tým spolupracovníků, dodat novou energii. Řada porad však takto nevypadá a účastníci si stále stěžují na příliš dlouhé trvání porady, nudu, dominanci jednoho vedoucího pracovníka, špatnou organizaci, špatné vedení nebo soustředění se na nepodstatné problémy. Produktivní porady, na nichž se sejde vrcholové vedení mohou být sice nákladné, neproduktivní porady jsou však nákladné mnohokrát více.

Každá porada by se měla organizovat s prvotní úvahou, jaký je její cíl a smysl. Organizátoři by si měli položit otázku, čeho chtějí u daných pracovníků dosáhnout a informovat o tom i je. Účastníci porady se tak budou moci v celém jejím průběhu soustředit na tento cíl. Porady podle cíle dělíme na informativní, hodnotící, plánovací, rozhodovací, zaměstnanecké konference, poskytování zpětné vazby, školení a oslavy.

Nezávisle na cíli porady odpovídá za její efektivnost pořádající vedoucí pracovník. Ten musí proto vykonat několik kroků. Některé kroky jsou administrativní a řadu z nich lze delegovat, je však třeba věnovat jim dostatečnou pozornost. Před samotnou poradou to znamená vyhotovit agendu a informovat o konání porady, rozdat agendu účastníkům a připravit časové a prostorové podmínky. Poradu pak zahájit nejlépe v přátelském duchu, vysvětlením důvodu jednání a představením účastníků. Důležité je nevzdalovat se od tématu, také ale nebránit účastníkům v projevu. Nakonec je třeba ujistit se o tom, zda jsou účastníci spokojení a odnášejí si jasné závěry. Pak přichází na řadu vypracování následných dokumentů.

**Datum vydání:** II/2004