Umíte si nastavit zprávu o nepřítomnosti?

Nastavování automatických odpovědí v nepřítomnosti je dnes běžnou součástí používání e-mailu. Většina lidí to považuje za triviální úkon, neuvědomuje si však, kolik lidí tyto automatické zprávy čte a jak to na ně může působit. Server Management Today proto publikoval deset rad, na co si při nastavování automatických odpovědí dát pozor, aby vaše profesionální pověst zůstala neposkvrněna.

1. Nezapomeňte zprávu zapnout

Pokud předem víte, že nebudete v kanceláři po určitou delší dobu, věnujte pět minut tomu, abyste o tom dali vědět ostatním.

2. Uveďte datum návratu

Pokud to víte, vždy do zprávy připište i den, kdy budete opět k dispozici.

3. Pozor na správná data

Zkontrolujte, zda uvádíte správná data. Příjemce vaší automatické zprávy by se neměl dočíst, že jste se vrátili dříve, než jste odejeli, nebo že budete nepřítomní až za několik let.

4. Zdržte se přílišných detailů

Není třeba detailně popisovat, kde jste a proč nejste v kanceláři.

5. Zachovejte slušnost

Poděkujte odesílatelům za zprávu a slušně požádejte, aby vás kontaktovali později. Pište spisovně a srozumitelně.

6. Pozor na přílišnou familiárnost

Zachovejte profesionalitu. I když vám na pracovní e-mail běžně píší i blízcí přátelé, vaši klienti rozhodně nečekají, že se budete oslovovat „miláčkové“ apod.

7. Nezapomeňte na kontakty

Specifikujte, na koho se lze obrátit v době vaší nepřítomnosti.

8. Nezapomeňte říci svým zástupcům, že uvádíte jejich jména

Neměli by být překvapeni, že se na ně najednou začnou obracet vaši klienti a spolupracovníci.

9. Vynechejte humor

Ne každý pochopí vtip. Držte se proto pravidla stručnosti a zdvořilosti.

10. Nezapomeňte zprávu vypnout

Po návratu do kanceláře můžete nechat zprávu o nepřítomnosti zapnutou o jeden den déle, abyste se mohli zorientovat ve zprávách, které vám přišli. Pokud však již s někým komunikujete e-mailem, neměl by dostávat zprávy, že jste pryč.

-kk-

Zdroj: Management Today - portál britského manažerského magazínu
Zobrazit přehled článků ze zdroje Management Today