Nejsou vaše porady ztrátou času?

Každý kancelářský pracovník ví, že porady jsou nevyhnutelné. Zároveň však ví i to, že řada z nich je zcela zbytečná. Jako pořadatel nebo vedoucí porady byste proto měli umět rozlišit, jaké setkání je nutné. Článek upozorňuje na typické ukazatele zbytečných porad a radí, jak je napravit.

- Nic jste nevynechali. I když je třeba sestavit agendu, neměla by být příliš obsáhlá. Položte si například otázku, zda každý, koho zvete, má co do činění s většinou navrhovaných témat. Pokud tomu tak není, upravte seznam pozvaných nebo svůj plán akce. To, že jste organizátorem také neznamená, že budete mluvit celou dobu. Prohlédněte si agendu ještě jednou a najděte opakující se témata, která lze propojit nebo odložit na další poradu.

- Pozvali jste každého, kdo vás napadl. Projděte si seznam účastníků a zvažte, zda je nutná účast všech. Často například zvete někoho jen ze slušnosti nebo se snažíte dosáhnou příliš mnoha věcí najednou. Raději proto naplánujte dvě kratší, oddělené porady, které budou lépe zacílené.

- Porada trvá déle než hodinu. Čas je drahá komodita, zejména v období recese. Účastníci se navíc brzy přestanou soustředit. Porady by proto neměly přesahovat hodinu. Potřebujete-li více času, snažte se více podpořit interakce účastníků, nabídněte občerstvení nebo střídejte spíkry, abyste zapojili každého. U dlouhých porad rozvrhujte přestávky, aby se účastníci mohli protáhnout a zkontrolovat své vzkazy.

- Příliš mnoho vizuálních prvků. Vizuální prvky mohou být efektivní pro zjednodušení složitých myšlenek nebo zdůraznění informací. Mohou ale také zpomalovat diskusi. Raději proto dodejte účastníkům vizuální materiály předem, aby si je mohli prohlédnout. Pak už budete moci zdůraznit jen nejdůležitější části a rychleji postupovat v agendě.

- Porady se stávají zvykem. Plánujete-li porady pravidelně, ohlédněte se a zvažte, zda je nezbytné v tom pokračovat. Pokud například máte problémy s hledáním dostatečného množství bodů k projednávání nebo se porady neustále zkracují, je na čase upravit frekvenci jejich konání.

-kk-

Zdroj: CareerBuilder - největší americký portál s nabídkami zaměstnání
Zobrazit přehled článků ze zdroje CareerBuilder
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace