(Ne)psaná pravidla pro vedení pracovních telefonátů (2. díl)

V minulém díle našeho dvoudílného seriálu jsme začali za pomoci serveru The Daily Muse tvořit příručku pro vedení vašich konferenčních i individuálních pracovních telefonátů. Prvních 13 pravidel již máme za sebou a dnešním článkem věnovaným více konferenčním telefonátům tento návod završíme několika dalšími tipy…

14. Pokud se připojujete do konferenčního hovoru, ihned se představte. Pak nikoho nepřekvapí, že jste už tři minuty poslouchali konverzaci, zatímco stávající účastníci hovoru o vaší přítomnosti neměli tušení.

15. Zapojí-li se někdo do hovoru později, nesnažte se jej informovat o tom, co zmeškal. Opozdilec může vždy požádat někoho na konci jednání, aby mu objasnil další detaily.

16. Během prvních 120 sekund informujte všechny strany o tom, kdo jste a proč voláte a až poté se věnujte zbývajícímu programu. Budou tak přesně vědět, co se od nich očekává.

17. V prvních několika minutách zorganizujte čas tak, aby každý věděl, jak dlouho má hovořit. Vyhnete se tak časové tísni a vyhradíte každému jeho prostor.

18. Pokud máte více jak tři osoby na telefonu, rychle na začátku sumarizujte, kdo je přítomen a představte jednotlivé osoby.

19. Individuální představení jednotlivých účastníků hovoru vynechejte, jestliže to není důležité pro vaši agendu. Ušetříte si tím spoustu času.

20. Pokud se hovor má orientovat na sdílení vašich poznatků, 70 % celkového času by vám mělo stačit. V případě mnoha účastníků při jednání by váš vyhrazený časový prostor měl klesnout až na 25 %.

21. Mluvte v jednoduchých větách a dělejte pauzy mezi jednotlivými myšlenkami. Umožníte tak účastníkům hovoru položit průběžnou otázku anebo dodat další informace.

22. Jste-li sami organizátory telefonátu, je vaším úkolem svolat účastníky, pokud tedy oni nezavolají jako první anebo někdo jiný si nepřivlastní organizaci telefonní konference.

23. Používejte tlačítko ztlumení hovoru uváženě. Pokud budete mít hovor ztišený po 90 % času, dáváte ostatním najevo, že zřejmě nemáte příliš zájem věnovat jim pozornost.

24. Nebuďte tou osobou, která během hovoru čte emaily a každou otázku potřebuje zopakovat. Pokud se tak děje, pravděpodobně je do hovoru zapojeno příliš mnoho účastníků, hovor je veden příliš dlouho anebo u něj vůbec nemusíte být.

25. Pět minut před koncem telefonátu varujte, že se blížíte konci vyhrazeného času a zeptejte se, zda nemají nějaké otázky. Překračovat stanovený čas je neuctivé ke všem účastníkům.

26. Mějte přehled o následných krocích po skončení telefonátu a informujte i ostatní účastníky hovoru emailem.

Vynechali jsme nějakou radu? Nenašli jste ji ani v předchozím díle? Podělte se s námi.

-bn-

Zdroj: The Muse - americký web s tipy pro rozvoj kariéry a dlouhodobý profesionální růst
Zobrazit přehled článků ze zdroje The Muse

Články v sérii

Aktuální

(Ne)psaná pravidla pro vedení pracovních telefonátů (1. díl)

Aktuální

(Ne)psaná pravidla pro vedení pracovních telefonátů (2. díl)

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace