V době, kdy se zaměstnanci obávají o svá místa nebo budoucnost firmy, je stěžejní, aby firemní vůdcové uměli správně komunikovat. Výkonný ředitel britské stavební a logistické společnosti Clugston Group Stephen Martin strávil v rámci televizní show stanice Channel 4 s názvem Undercover Boss týden inkognito jako pracovník na staveništích své firmy. Zjistil, že i přes největší úsilí se jeho sdělení nedostala až k nejnižším pracovníkům. Zavedl proto celou řadu změn a v článku radí vůdcům, jak komunikovat v krizových obdobích.
- Buďte vidět. V krizových obdobích mají manažeři tendenci skrývat se ve svých kancelářích. Správně by však měli být mezi svými lidmi častěji než dříve, i když momentálně nemají žádné pozitivní nové zprávy. I tak mohou najít mnoho zajímavých a nápomocných věcí, o kterých se dá hovořit.
- Komunikujte pravidelněji. Pokud normálně rozesíláte měsíční bulletiny, zvažte, zda byste je neměli rozesílat týdně.
- Vysvětlete propouštění těm, kteří zůstali. Nesoustřeďte se jen na ty, kteří odcházejí. Martina velice překvapilo, jaké teorie si zaměstnanci dokázali vytvořit o tom, proč byl kdo propuštěn. Jelikož kritériím pro výběr propuštěných nerozuměli, očekávali, že právě oni jsou další na řadě.
- Zbořte bariéru kravaty a obleku. Martin měl příležitost přesvědčit se, že zaměstnanci neposlouchají „obleky" a ani jim neposkytují upřímnou zpětnou vazbu, jsou-li o ni požádáni. Byli uvolněnější před kamerou než před svými manažery. Poučil se tedy, že je třeba vytvářet méně formální způsoby komunikace a naslouchání.
- Oživte svou komunikaci. Komunikaci je třeba neustále upravovat, aby mohla mít potřebný vliv. Manažer se například může domnívat, že hlavním komunikačním médiem jsou nástěnky, zaměstnanci je však mohou přecházet bez povšimnutí. Měl by proto vědět, jaká média a styl komunikace zaměstnanci preferují.
- Ptejte se. Pravidelně se dotazujte, jak zaměstnanci chtějí, abyste s nimi komunikovali. Rozešlete dotazník a také se ptejte osobně.
- Dokažte, že posloucháte. Diskutujete-li se zaměstnanci, je třeba informovat je i o tom, že jste jejich nápady zvážili při rozhodování. Když totiž zaměstnanci neuvidí žádné změny, předpokládají, že vás jejich názory nezajímají.
- Zaveďte „přeskakovací" porady. Netravte zbytečně mnoho času formálním plánováním porad na úkor kontrolování toho, zda proběhly tak, jak měly a předaly potřebná sdělení. Uspořádejte občasnou poradu, kdy se manažeři setkají přímo s týmem dvě úrovně pod nimi - tj. „přeskočí" jednu úroveň managementu.
- Pečlivě si vybírejte čas. Martin měl jako dělník snahu využít přestávek na oběd k tomu, aby se zeptal ostatních, proč něco dělají nebo co si o něčem myslí. Ukázalo se však, že při obědě si zaměstnanci chtějí přečíst noviny a ne odpovídat na otázky. To jej přimělo uvažovat o potřebě komunikovat ve chvílích, kdy lidé poslouchají - nenarušovat jejich prostor.
- Pomozte manažerům stát se lepšími komunikátory. Někteří manažeři mohou být jen stydliví, pokud však nebudou zdravit své lidi, začnou si zaměstnanci rychle myslet, že je nezajímají. Jiní neustále zdůrazňují, že mají dveře otevřené, sami však za zaměstnanci nikdy nepřijdou. Vůdce by si měl uvědomit, že komunikace patří mezi nejkritičtější priority v obtížných ekonomických časech a je třeba, aby o ní uvažovali všichni zdola nahoru.
-kk-