I telefonovat se musí umět

Telefon patří na pracovišti k největším „žroutům času“. Právě když se člověk chystá něco důležitého dodělat, zazvoní telefon – zákazník se potřebuje na něco důležitého zeptat, kolega potřebuje určité informace jako podklady pro plánovanou poradu... Článek obsahuje praktické tipy, jak si počínat, aby bylo telefonování co nejefektivnější a časově nejméně náročné.

Zjistěte si všechny informace o vašem obchodním partnerovi: jméno, funkci a kompetence. Pak znáte lépe jeho potřeby a můžete ho lépe odhadnout. Definujte si minimální a maximální cíl, který od vašeho telefonátu očekáváte. Tak se vyhnete pozdějším hovorům typu: “Ještě jsem zapomněl…“ Poznamenejte si předem všechny informace a otázky. Spontánní hovory stojí obvykle jen čas.

Nechte si většinu hovorů směrovat na spojovatelku a teprve po svém souhlasu přesměrovat na vás. Pokud máte důležitou práci, předejte telefonní hovor kolegovi. Mnohé krátké hovory můžete vyřídit ve fázích dne, kdy nejste tak výkonní, obvykle kolem poledne. Chcete-li svému obchodnímu partnerovi jen sdělit určité informace, je efektivnější použít fax nebo email.

Další pravidla efektivního telefonování:
* Oslovte zákazníka jménem.
* Nepřerušujte ho.
* Naslouchejte aktivně.
* Opakujte nejasné.
* Mluvte pomalu a zřetelně.
* Reagujte rychle.
* Přátelsky se rozlučte.