400 hodin i více - tolik vám zabere příprava jediné konference. Jste na to připraveni?

Kristýna Michnová, Česká cesta

Konference je z hlediska pořadatele skvělou příležitostí pro oslovení cílové skupiny – ať už je jí veřejnost, klienti, nebo se jedná o interní konferenci pro zaměstnance. Pro účastníka je taková akce příležitostí setkat se s inspirativními lidmi a dozvědět se zajímavé informace. Jak naplnit očekávání obou stran?

Začínáme u cíle

Nezapomeňte si odpovědět na otázku, jaké jsou cíle akce – a to z pohledu organizátora i účastníka. Teprve pak se věnujte obsahu – které informace je potřeba předat? A pamatujte, že není obsahu bez formy (ale platí to i naopak) – úspěšné konference od neúspěšných dělí schopnost předané informace uchovat v hlavách účastníků i po jejich skončení.

Kam nás vedou trendy

Pokud je téma pro účastníka zajímavé a přednášející je skvělý řečník, dokáže pozornost posluchače udržet 7–19 minut. Potom musí přijít změna. Jak efektivní tedy jsou celodenní frontální přednášky v přeplněných sálech? Současný trend směřuje jinam – program konference účastníky zapojuje, nabízí jim praktické workshopy, prostor pro networking a sdílení zkušeností. Správně sestavená konference nenudí a účastník si z ní odnáší maximum možných informací.

Vyprávějte

Dobré příběhy si snadno pamatujeme a rádi je vyprávíme dál. Udělejte ze své konference příběh, dejte jí téma, které se promítne do všech jejích částí – začne ráno při registraci, objeví se na úvodní společné přednášce, při odpoledním coffee breaku a vyvrcholí při večerním programu. Vzbuďte v návštěvnících zvědavost, co přijde dál…

Programové osvěžení

U vícedenních konferencí je dobrou volbou propojení s jiným typem programu. Odpolední intermezzo s wellness nebo s programem zaměřeným na zdravý životní styl, večerní pozvánka do Casina Las Vegas, na swingový večírek nebo degustaci vín příjemně odlehčí atmosféru. V případě interní konference je možné jedno odpoledne věnovat teambuildingovému programu a upevnit tak sounáležitost s firmou a nabitými informacemi.

Klasika versus alternativa

Konferenčních hotelů, které kromě velkého sálu nabízejí i menší salonky, je dnes celá řada. Akce v takovém prostoru je pohodlná klasika. Hotel je na takový typ akce připraven, má zkušenosti s cateringem i uspořádáním, což usnadňuje organizaci. Firmy, které se nebojí vybočit ze stereotypu, si dnes říkají o alternativní prostory. Co byste řekli na konferenci pod partystanem na biofarmě s výhledem do zeleně, posezením na fatboyích a s cateringem přímo z čerstvých, ráno získaných surovin? Je to možná extrém, ale na takovou konferenci se nezapomíná.

Běží vám čas – a bude ho ještě hodně

Organizace průměrné jednodenní konference pro 120 účastníků vezme člověku, který s organizací podobných akcí má zkušenosti, přibližně 400 hodin času. U "prvoorganizátora" se tato časová dotace může vyšplhat až na dvojnásobek. Máte ve vaší firmě člověka, kterého můžete takto zásadně vytížit? Dokáže vychytat všechny možné mouchy? Vyplatí se organizace svépomocí oproti svěření projektu do rukou zkušených profesionálů? Některé firmy vám navíc kromě samotné organizace dokážou pomoci s obsahovým naplněním akce tak, abyste dosáhli co nejvyššího efektu.  

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace