Základy efektivní e-mailové komunikace

Správně používaný e-mail může podpořit prodej, komunikaci s klienty i propagaci produktů či služeb firmy. Článek proto shrnuje několik zásadních rad, jak se stát efektivním e-mailovým komunikátorem.

- E-maily posílejte v textovém formátu. I když e-maily vytvořené pomocí HTML vypadají atraktivněji, často je zachytí antispamové filtry.
- Signatura by neměla být delší než čtyři řádky. Měla by příjemci nabídnout možnosti kontaktování odesílatele jinou cestou než elektronickou poštou (jméno, název firmy, telefon, webová stránka).
- Používejte běžné formáty souborů pro přílohy, aby příjemci neměli problém s otevíráním (txt, jpg/gif, pdf, doc, xls).
- Zprávu rozčleňte na krátké odstavce o délce do 50 slov pro zajištění maximálně pohodlného čtení.
- Nerozesílejte nevyžádané prodejní informace a komerční zprávy.
- V textu co nejčastěji používejte druhou osobu množného čísla (vy, váš). Personalizací zprávy dáte příjemci najevo, že přemýšlíte specificky o něm.
- Kontrolujte pravopis a gramatiku. Menší typografická chyba se v dlouhém e-mailu ztratí, více pravopisných či gramatických chyb už ale svědčí o neprofesionalitě.
- Na všechny e-maily odpovídejte do 48 hodin. I když nedokážete do té doby danou záležitost vyřešit, informujte odesílatele, že na tom pracujete.

-kk-