Office 365 vs. klasický kancelářský balík MS Office: Znáte rozdíly?

Firmy i jednotlivci poslední dobou využívají tzv. předplatné Office známé pod názvem Office 365, a přecházejí tak z klasických tzv. krabicových verzí. Proč to dělají? A vyplatí se tento systém vůbec? Odpověď na takovou otázku je vždy sporná. Může být totiž kladná i záporná, vždy jde totiž o koncového uživatele, který má různé priority a očekávání od daného řešení. V tomto článku se zkusíme zaměřit na klady a zápory předplatného v podobě Office 365.

Jaroslav Nedoma, lektor MS Office, Quality Point

Znalý uživatel MS Office ví, že se společnost Microsoft, která aplikace Office vyvíjí, vydala cestou předplatných u svého kancelářského balíčku Office a rozdělila tak uživatele na dva tábory. Jedna strana uživatelů novinku přivítala. Mají ihned nejnovější aktualizace a funkce, na které musejí uživatelé klasických krabicových verzí čekat tři roky, než Microsoft vydá novou verzi balíku Office, ve kterém budou tyto novinky zahrnuty.

Druhá strana zůstala u klasických jednorázových nákupů konkrétních verzí (např. Office 2016, Office 2019, …). Jedná se většinou o uživatele, kteří se posadí k aplikacím Office jen sporadicky pro vyřešení základních úprav v dokumentu, nejsou nuceni pracovat v kolektivu více osob a nevyhledávají novinky přidávané do těchto aplikací. Tito uživatelé se bez předplatného Office obejdou a postačí jim jednorázový nákup aplikace, která jim zůstává bez omezení napořád.

Office 365 přináší do kolektivu několika spolupracovníků jistou jednotnost prostředí a efektivní sdílení jednotlivých výsledků jejich práce. Nastává tak konec situacím, kdy jeden pracovník z týmu používající nejnovější verzi MS Office vytvořil tabulku v Excelu, která využívala nejnovější nástroje a funkce, které však nemohla polovina dalších používat jen proto, že měli na svých počítačích nainstalovanou zastaralou „krabicovou“ verzi tohoto kancelářského balíku, která novinky neobsahovala.

Předplatné Office nám dává kromě výše zmíněných výhod také cloudové úložiště OneDrive, tedy online prostor, na který si můžeme ukládat svá data (nejen soubory vytvořené aplikacemi MS Office, ale třeba i fotografie z dovolené) a využívat tak zálohy až do nezanedbatelné výše 1 TB (1 024 GB).

Pokud již máte co do činění s podobnými službami, určitě víte, že takto velký prostor pro vaše soubory není úplně levnou záležitostí. Takový prostor je třeba si tzv. „pronajímat“ za měsíční či roční poplatek. OneDrive s 1 TB úložištěm je již v ceně Office 365 a roční předplatné aplikací Office ho již obsahuje.

Výhod cloudového úložiště je hned více. Za prvé je možné jednoduše sdílet dokument jiné osobě či skupině osob, zároveň jsou data zálohovaná a např. při náhlém selhání disku v počítači nemusíme řešit škodu v podobě ztráty těchto dat, protože si je můžeme kdykoliv stáhnout odkudkoliv do jiného počítače či mobilního zařízení. Díky cloudovému úložišti můžeme zároveň pracovat ve skupině více spolupracovníků na jednom dokumentu v reálném čase. Např. ve Wordu tak přímo vidíme, kdo všechno se účastní úprav dokumentu a na jakých místech v něm.

Nevýhodou cloudového řešení je pak samozřejmě fakt, že data ukládáme na „cizí“ úložiště Microsoftu, a tak prakticky riskujeme situaci, kdy bude toto úložiště napadeno potenciálním útočníkem či jinak poškozeno, a k souborům se tak nebudeme moci dostat nebo mohou být potenciálně naše data (dokumenty, obrázky, videoobsah, …) útočníkem zneužity.

Microsoft nás tlačí do předplatných, což je vidět při uvádění každé další krabicové verze Office na trh. Stále dokola nám říká, jak je předplatné tohoto kancelářského balíčku výhodnější a co vše nám oproti krabicovým verzím přináší. Investici do tohoto řešení, nechť každý posoudí sám za sebe.

Jak bylo popsáno výše, vstupuje do rozhodování několik aspektů. Do moderního prostředí bych určitě předplatné doporučil, protože jen tak budete mít u sebe novinku, kterou Microsoft do Office doplní, co nejdříve, a v týmu ji tak můžete začít ihned používat s ostatními.

Ti, co si zakoupí krabicovou verzi tohoto softwaru, již takovou možnost nemají, musí si zakoupit po 3 letech novou verzi, ve které již tyto novinky budou obsaženy. Příkladem mohou být např. nové tabulkové funkce v Excelu, které se objevily relativně krátce po vydání krabicové verze Office 2016. Jednalo se například o novinku v podobě funkce IFS, která pohodlně nahrazuje neustálé vnořování klasické funkce KDYŽ, kterou uživatelé Excelu určitě dobře znají. Při řešení několika podmínek jsme se tak setkávali s opakovaným vnořením těchto funkcí a s tím související horší čitelností výsledných vzorců. Nová funkce toto napravila a vzorce jsou tudíž jednodušší na tvorbu i správu podmínek.

Ať se rozhodnete pro jakékoliv řešení, musíme na závěr zmínit, že MS Office urazil za dobu své existence dlouhou cestu a zůstává nejpoužívanějším kancelářským softwarem na světě, do kterého přibývají stále nové funkce, a kdo chce být u nich, nechť používá Office 365.

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace