Nejčastější e-mailové trapasy

Průměrný uživatel e-mailu tráví více než 30 % svého pracovního dne vytvářením, organizací, čtením a reagováním na zprávy. E-mail bez pochyby změnil komunikaci na pracovišti a to ne vždy v pozitivním slova smyslu. Řada lidí pozapomíná na udržování silných konexí s lidmi a  e-mailovými zprávami nahrazuje telefonní a osobní kontakt.

Zde je několik věcí, kterým se v práci vyvarovat:

- Odpovědět všem. Zvažte pečlivě, než zvolíte tuto možnost. Ve firmě o 1000 zaměstnancích by to mohlo znamenat úsporu 5700 zpráv denně.

- V jedné řádce. Vyhněte se zasílání e-mailů, kde není nic jiného než „děkuji“, nebo „OK“. Taková zpráva není o nic lepší než spam.

- Mazání. I poté, co je zpráva vymazána, je stále přístupná na pevném disku. Zvažte proto případné následky toho, kdyby vaši zprávu přečetla nepovolaná osoba. Základním pravidlem je nepsat do e-mailu cokoliv choulostivého.

- Prázdná kolonka Předmět. Málokdo bude mít ihned čas přečíst několik odstavců, aby se dozvěděl, jádro vaší zprávy.

- Žádná reakce. Pokuste se na pracovní e-maily reagovat do 24 hodin.

- Smajlíci a emotikony. Pokud byste takovou značku neudělali do oficiálního obchodního dopisu, neměli byste ji vkládat ani do e-mailové zprávy.

- Používání zkratek. Profesionálové by se měli zkratkám pokud možno vyhýbat.

- Přílohy. Snažte se je minimalizovat. Také neposílejte přílohu bez doprovodného textu a pokud se rozepíšete o příloze, nezapomeňte ji pak připojit.

- Pravopis. Špatná kompozice, chabý sloh nebo gramatické chyby vysílají o pisateli velmi nepěkný obrázek.

- Zneužití adresy. Ne každý si přeje své jméno a jiné informace rozesílat po síti. Vyhněte se ’Bcc’ a jiného zasílání e-mailových adres ve zprávě.

- Kopírování textu. Hodně lidí se snaží šetřit čas. Například zkopírují tělo e-mailu několika adresátům. Pak ale zapomenou změnit jména nebo jiná data. Pokud se vám stane takové nedopatření, uznejte svou chybu.

- Negativní komentáře. E-mail není místo pro negativní komentáře. Může být ale dobrým prostředkem pro sdělování špatných zpráv. Pokud se ovšem nejedná o závažné informace, pro které je vhodnější osobní kontakt.

-av-
Zdroj: CareerBuilder - největší americký portál s nabídkami zaměstnání
Zobrazit přehled článků ze zdroje CareerBuilder
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace