Odpověď, ke které jsem dospěl na základě dlouhodobých zkušeností s podnikovými kalkulacemi v nejrůznějších prostředích, je poněkud dvojznačná: Ano, kalkulace s využitím časových sazeb je nejspíš optimální koncept pro pokročilé produkční systémy – ovšem za předpokladu, že se vyvarujeme chyb, které dnes v mnoha případech velkoryse přehlížíme.
A zde je vysvětlení: Použití časových sazeb se týká nepřímých režijních nákladů souvisejících s provozem stroje nebo prací člověka. Může, a mělo by, přitom jít také o přeúčtované náklady pomocných středisek jako je údržba, řízení lidských zdrojů, IT nebo správa budov. Plánovaný objem takového balíku nákladů "okolo zdroje, jehož práci prodáváte" za určité období se prostě vydělí počtem hodin jeho předpokládaného využití ve stejném období. Každá jednotlivá zakázka pak dostane nákladovou zátěž podle toho, kolik minut, hodin nebo dnů využití zdroje dle své technologické dokumentace potřebuje.
Kde je chyba? Rozpočítat náklady na plánované hodiny je nepřípustné zjednodušení, které vám sice vyřeší otázku, jak by měly být celkové náklady pokryty ve výnosech, ale z pohledu zákazníků vytvoří typickou situaci, kdy se do stanovené ceny promítá položka nákladů, která produktu žádnou hodnotu nepřidává: jsou to nepřímé režie, týkající se nákladů, které váš stroj nebo člověk nepochybně vykazuje v době kdy je vám k dispozici, ale plán mu žádné využití nestanovuje. Řečeno jednoduše: nevyužitou kapacitu (až na určité výjimky) váš zákazník nezpůsobil ani ji nepotřebuje, a předepíšete-li mu její náklady k úhradě, nejspíš se poohlédne po jiném dodavateli. Což váš problém s pokrytím kapacity ještě prohloubí.
Závažnost tohoto problému, který možná v řadě současných případů ještě nehraje zásadní roli, bude rozhodně narůstat s vyšším podílem fixních nákladů mezi nepřímými režiemi (právě fixní náklady vznikají nezávisle na tom, zda zdroj pracuje nebo stojí): to jsou třeba vysoké náklady odpisů drahých, sofistikovaných zařízení s vysokou mírou využití informačních a komunikačních technologií (které ztrácí hodnotu – stárnou morálně, nezávisle na svém využití) případně garantované mzdy drahých, vysoce specializovaných zaměstnanců, kteří se o ně v éře Průmyslu 4.0 budou starat.
Správné řešení?
Místo jedné sazby potřebujete dvě, celkové nepřímé režijní náklady spojené s využitím zdroje budou jejich součtem:
(a) první sazba se odvodí z plánovaných fixních nákladů na celkový čas, který je zdroj k dispozici (např. poměrná část nákladů pracoviště včetně světla, tepla, klimatizace, úklidu, ostrahy, pojištění, náklady na pravidelné revize apod., to celé lomeno rozumně stanoveným procentem z celkového trvání pracovní doby) a vstupuje do nákladů zakázky za celý pracovní čas, kdy je zdroj blokován (nemůže být jinak využit, než) pro příslušnou zakázku,
(b) druhá sazba se odvodí z plánovaných variáblů na celkem plánovaný čas výkonu (prací spotřebovaná energie režijního charakteru, náklady na opravy, pomocný materiál, část mzdy podle vykonané práce apod., to celé lomeno počtem hodin předpokládaného využití – tedy stejně jako doposud), a do nákladů zakázky vstupuje pouze za dobu trvání vlastního výkonu.
Náklady použité v sazbě (a), které vaše firma ponese z titulu rozdílu mezi ideálně využitelným a skutečně využitým časem zdroje (v případě b žádné takové náklady nevznikají), by měly být kalkulovány jako obecné snížení marže – tedy skutečně průměrem, rovnoměrně k nákladovým sazbám (b) všech zdrojů, které využíváte, třeba jako určitá správní režie. Při akceptaci cen, daných trhem, však k této položce nesmíte přihlížet – právě její neuplatnění je prvním předpokladem k tomu, aby byla odstraněna příčina jejího vzniku (tedy výše zmíněný rozdíl mezi ideálním a skutečným využitím konkrétního zdroje).