Tvorba a použití názvů oblastí v Microsoft Excel

Ve srovnání s dřívějšími verzemi Excelu jsou dnes možnosti názvů podstatně rozšířeny. Excel umožňuje používat názvy dvou typů:

• Názvy platné v celém sešitu (tyto názvy bylo možné vytvářet i v dřívějších verzích Excelu). Použití takto vytvořeného názvu je možné na kterémkoliv listu. Můžete je tedy využít k tvorbě vzorce, odvolávajícího se na jiný list.
• Názvy platné pouze na jednom listu (tyto názvy můžete používat pouze na listu, pro který byly vytvořeny).

Excel umožňuje vytvořit na dvou různých listech stejné názvy. Je také možné vytvořit dva stejné názvy, první platný v celém sešitu a druhý pouze na jednom listu.

Tvorba nového názvu

Při tvorbě nového názvu buňky nebo oblasti můžete postupovat několika možnými způsoby. Při všech postupech však musíte dodržet následující pravidla pro volbu názvu:

1. Při tvorbě názvů se nerozlišují malá a velká písmena,
2. název může obsahovat českou diakritiku,
3. název nesmí obsahovat mezeru, čárku nebo pomlčku,
4. prvním znakem názvu musí být písmeno nebo podtržítko,
5. název nesmí kolidovat s adresou některé buňky (např. text „AB1“ je jako název nepřípustný).

Název obsahující tečku vytvořit můžete, avšak u počítačů s anglickou verzí Windows je tento znak zpravidla používán jako oddělovač desetinných míst. Proto je lépe tečku nepoužívat.

Osvědčenou a doporučenou zásadou při psaní názvů buněk nebo oblastí je používat písmena, číslice a podtržítko, přičemž prvé tři znaky názvu jsou písmena. Názvy vytvořené podle této zásady budou bezpečně fungovat na jakémkoliv počítači.

Nejjednodušším způsobem tvorby nového názvu je využití řádku vzorců:

1. označíte buňku nebo oblast,
2. klepnete do levé části řádku vzorců, označené bublinkou „Pole názvů“,
3. zapíšete potřebný název a potvrdíte klávesou Enter.

 

Tímto způsobem můžete vytvářet pouze názvy, platné v celém sešitu. Jestliže v pravé části řádku vzorců zapíšete již existující název, nový název se nevytvoří a označí se buňka nebo oblast, která již byla pojmenována tímto názvem.

Druhou možností je využití dialogového okna pro tvorbu nového názvu. Tento dialog vám poskytuje podstatně větší možnosti a k jeho zobrazení použijete některý ze tří uvedených způsobů:

1. tlačítko Definovat název na kartě Vzorce,
2. tlačítko Správce názvů na kartě Vzorce. Tím vyvoláte okno se seznamem již vytvořených názvů, ve kterém použijete tlačítko Nový,
3. pravým tlačítkem myši klepnete na vyznačenou buňku nebo oblast a použijete příkaz Pojmenovat rozsah.

Po zobrazení dialogového okna pro tvorbu nového názvu provedete tyto kroky:

1. V položce Název vyplníte text názvu. Jestliže zapsaný název již existuje, Excel ohlásí chybu.
2. V rozvíracím seznamu Obor ponecháte volbu Sešit při tvorbě názvu, platném v celém sešitu nebo vyberete list, ve kterém bude název platný. Jestliže v seznamu Obor zvolíte některý z listů, Excel vám umožní vytvořit také název označující buňku nebo oblast na jiném listu, než na kterém bude vytvářený název platný.
3. Položku Komentář můžete použít k podrobnějšímu popisu názvu.
4. V položce Odkaz na je vyznačen odkaz na aktivní buňku nebo oblast. Klepnutí do této položky umožní vyznačit libovolnou jinou buňku nebo oblast, a to na kterémkoliv listu v sešitu.
5. Potvrdíte tlačítkem OK.

 

Třetí možný způsob spočívá v převzetí textu názvu z obsahu některé buňky. Postupujete takto:

1. Označíte aspoň dvě buňky, jedna z nich obsahuje zapsaným název.
2. Použijete tlačítko Vytvořit z výběru na kartě Vzorce.
3. V zobrazeném dialogu vyznačíte, která buňka obsahuje text názvu. Jestliže oblast obsahuje pouze jednu buňku s textem, volba se vybere automaticky. U více textů můžete volit.
4. Název přiřadí pro zbylým buňkám, tj. označené buňky minus buňka s textem názvu.
5. Potvrdíte tlačítkem OK.

 

Tímto způsobem můžete vytvořit pouze název platný v celém sešitu. Pokud se pokusíte vytvořit název, který již existuje, Excel vám nabídne možnost předefinování názvu. Při potvrzení tlačítkem Ano se název předefinuje na nový odkaz.

Tento třetí způsob tvorby názvu je jediný, který vám umožní přímé předefinování názvu. Při použití některého z předchozích způsobů musíte nejprve název odstranit a pak jej vytvořit znovu s jiným odkazem.

Použití názvů

Vytvořený název je možné v sešitu použít k označení pojmenované buňky nebo oblasti a při tvorbě vzorců. Přitom platí následující pravidla:

• název, platný v celém sešitu můžete používat na libovolném listu,
• název, platný na jednom listu můžete používat pouze na tomto listu,
• jestliže vytvoříte dva stejné názvy jeden platný v celém sešitu a druhý pouze na jednom listu, na tomto listu se uplatní název platný na listu a na ostatních listech název, platný v celém sešitu.

Pro označení pojmenované buňky klepnete na šipku v poli názvů v pravé části řádku vzorců a z rozevřené nabídky vyberete potřebný název. V nabídce jsou k dispozici názvy, platné v celém sešitu a názvy, platné na aktivním listu.

Tím se označí buňka nebo oblast, označená názvem. Naopak, jestliže označíte pojmenovanou buňku nebo vyznačíte pojmenovanou oblast, v poli názvů se místo adresy buňky zobrazí název.

Jestliže pomocí názvu pojmenujete nesouvislou oblast, při jejím výběru se v poli názvů patřičný název nezobrazí. Pomocí výběru z nabídky v poli názvů však můžete tuto oblast také vybrat.

Pro vložení názvu do vzorce použijete některý z následujících postupů:

1. Při tvorbě vzorce klepnete na pojmenovanou buňku. Do vzorce se místo adresy vloží název buňky.
2. Na kartě Vzorce klepnete na tlačítko Použít ve vzorci a ze zobrazené nabídky vyberete potřebný název.
3. Na kartě Vzorce klepnete na tlačítko Použít ve vzorci a zobrazené nabídky vyberete poslední volbu Vložit názvy. Tím zobrazíte seznam názvů, použitelný na aktivním listu.
4. Při tvorbě vzorce zapíšete jedno nebo více počátečních písmen názvu. Tím se v místě vkládaného vzorce zobrazí kontextová nabídka se seznamem standardních funkcí Excelu a názvů (od funkcí se názvy liší ikonou). Jestliže jste k názvu připojili také komentář, při výběru názvu v menu se text komentáře zobrazí v bublince. Název vložíte do vzorce poklepáním.
5.  

Vytvořené názvy obsahují absolutní adresy buněk a oblastí. Při kopírování nebo plnění buňky se vzorcem se proto název nemění.

Názvy nesouvislých oblastí můžete výhodně používat ve funkcích, které umožňují zpracovat více oblastí: SUMA, PRŮMĚR, POČET atd. Použitím názvu jako jediného argumentu některé z těchto funkcí nahradíte jednotlivé parametry, obsahující odkazy na zpracovávané oblasti.

 

Jestliže zobrazíte dialogové okno se seznamem názvů (postup č.2) a stisknete tlačítko Seznam, na list se vloží přehled všech použitelných názvů spolu s příslušnými odkazy na buňky nebo oblasti.

Správa názvů

Stisknutím tlačítka Správce názvů na kartě vzorce zobrazíte seznam všech vytvořených názvů (tedy i názvů, platných na jednotlivých listech). V tomto seznamu máte následující možnosti:

1. Zobrazení jen některých názvů. Pomocí tlačítka Filtr je možné zobrazit názvy definované na listu (volba Rozsah názvů do listu) a názvy definované pro celý sešit (volba Rozsah názvů do sešitu). Volbou Vymazat filtr zobrazíte celý přehled.
2. Vytvoření nového názvu tlačítkem Nový.
3. Odstranění názvu tlačítkem Odstranit. Akce je jištěna zpětným dotazem. Můžete odstranit i více názvů najednou. Více položek v seznamu názvů označíte obdobně, jako soubory v programu „Průzkumník“ – kombinací myši a kláves Shift nebo Ctrl.
4. Přejmenování označeného názvu provedete tlačítkem Upravit. Při přejmenování názvu se jeho jméno automaticky změní ve vzorcích.
5. Pomocí tlačítka Upravit můžete také dodatečně vytvořit nebo změnit komentář k označenému názvu.

 

U názvů, platných pouze na některém listu platí, že odstraněním listu ze sešitu se také odstraní odpovídající název.

Jestliže nějaký název odstraníte, ve vzorcích text odstraněného názvu zůstane beze změny. Vzorce s odstraněným názvem proto vrací chybu.