Správa znalostí v právnických kancelářích

Jak funguje správa znalostí u právníků? Právníci musí na základě požadavků klientů shromažďovat dostupné informace a aplikovat je na různé případy. Díky tomu může udělovat nové rady svým klientům. Z toho vyplývá, že právník se téměř nesetkává se zcela novými znalostmi – pouze opětovně používá ty stávající. Správa znalostí v právnických firmách je efektivní zejména tam, kde je propojena s účtováním – jak všichni víme, sazby, které si právníci účtují, jsou poměrně vysoké a pokud právník může určitý problém vyřešit s pomocí správy znalostí za kratší dobu, je to výhodné pro něj i pro klienta.

Autorka se v článku zabývá situací správy znalostí v právnických firmách. Aby mohla získat hodnověrné informace, bylo nejprve třeba provést znalostní audit a zjistit, jaké znalosti ve firmě převládají. Autorka zvolila formu individuálních pohovorů se zaměstnanci a zjišťovala mimo jiné, jaké má kdo povinnosti, co je jeho náplní práce, jaké informace používá, jak si je získává a jaké překážky při tom musí zdolávat. Nezapomněla ani na používané technologie, potřebu školení apod.

Z těchto pohovorů vyplynuly velmi zajímavé skutečnosti, které mnohé vypovídají o stavu znalostí v právnických firmách:
* Provázanost. V mnoha velkých právnických firmách fungují oddělení samostatně a zaměstnanci jednotlivých divizí cítí potřebu lepšího sdílení znalostí, správy souborů, toku informací apod. Řešením je umístit celou divizi na jedno místo, pokud tomu již tak není.
* Informační centrum. V právnické firmě, kde autorka prováděla znalostní audit, si mnoho zaměstnanců stěžovalo na fungování informačního střediska – zejména na časové prodlevy.
* Nesourodé elektronické zdroje. V mnoha odděleních fungovaly určité komunikační elektronické zdroje, které však nebyly rozmístěny po celé firmě, proto s nimi umělo pracovat jen omezené množství lidí.
* Nové technologie. Stále se implementují. Některé IT projekty byly pozastaveny, například vytváření intranetu. Bohužel je zde patrný posun k byrokracii – všude se musí vyplňovat formuláře.
* Databáze know-how. Stávající systém správy souborů nebyl správně řízen – byla zde zřejmá nekonzistence a přístupová práva nebyla sdílena ve všech odděleních. To brzdilo proces sdílení znalostí, proto bylo nutné vytvořit novou centralizovanou databázi s klasifikovaným obsahem.
* Přetížení informacemi. Lidé preferují při předávání a sdílení znalostí e-mail, ale nemají čas číst nevyžádanou poštu. Proto je nutné vytvořit databázi, ve které by si každý mohl nastavit, jaké typy zpráv chce přijímat.

Autorka dále rozebírá modely vyhodnocování úspěšnosti správy znalostí. Zmiňuje se o využití **Balanced Scorecard** v konkrétních firmách, využití dotazníků a hodnocení příčin a následků.