Kvalitní a funkční interní komunikace je pro úspěšné fungování firmy klíčová a v současnosti její důležitost ještě více narůstá. Dobrá strategie interní komunikace udrží zaměstnance angažované, neboť jim pomáhá pochopit smysl jejich práce a seznamuje je s cíli, které si firma stanovila.
Podporuje rovněž pozitivní firemní kulturu, protože mimo jiné zvyšuje transparentnost a omezuje či zabraňuje šíření různých fám a dohadů. Velmi důležitá je interní komunikace též v dobách velkých změn ve firmě a hraje jednu z hlavních rolí v krizovém managementu.
O tom, že firmy si jsou důležitosti interní komunikace vědomy, svědčí fakt, že na ni alokují čím dál více finančních prostředků. Kupříkladu podle průzkumu firem Newsweaver a Ragan Communication z roku 2016 očekává 87 procent firem v budoucích letech stejné nebo vyšší investice do své interní komunikace.
Při plánování rozvoje interní komunikace je ovšem potřeba dávat pozor na jednu podstatnou věc: aby splňovala požadavky zaměstnanců. V tomto ohledu se ale vedení firmy mnohdy dopouští zásadní chyby, když se domnívá, že mladá generace odchovaná na internetu a sociálních sítích logicky v tomto duchu preferuje online formu interní komunikace.
Newsletter i e-mail si přečtou, ale upřednostňují rozmluvu se šéfem
Když před lety započal prudký rozvoj digitální komunikace, a především pak sociálních sítí, řada firem nové kanály nadšeně začlenila do své strategie interní komunikace. Jak trend online komunikačních kanálů sílil, začaly se objevovat předpovědi o tom, jak bude klesat důležitost offline komunikace, tedy té osobní, z očí do očí.
Mnoho manažerů a vedoucích pracovníků tak nabylo dojmu, že nejlepší a dostačující formou komunikace se zaměstnanci je líbivý a nejlépe interaktivní newsletter zkombinovaný s poutavým firemním časopisem. Jako doplněk pak poslouží e-mail a sociální síť na firemním intranetu.
Navíc všechno toto bude mít na starost PR tým podniku nebo pověřená osoba, takže manažerů a ředitelů se to v podstatě netýká. Tento náhled se ovšem ukazuje jako scestný. Ačkoliv jsou totiž především mladé generace na sociálních sítích jako doma, v práci tito zaměstnanci jednoznačně vyžadují právě osobní komunikaci, a to přímo s jejich nadřízenými i dalšími vyššími složkami podniku.
Tento fakt prokázala například též rozsáhlá studie australského odborníka Rodneyho Graye, jejíž výsledky podporují i další odborné průzkumy. Podle studie mají komunikační formy typu newsletteru, e-mailu nebo intranetu na spokojenost zaměstnanců jen malý dopad.
Pracovníci naopak nejvíce vyžadují osobní komunikaci se seniorním managementem i dalším vysokým vedením firmy a také komunikaci vzhůru – tedy aby měli možnost s managementem firmy komunikovat i oni a byli vyslyšeni. Velmi žádaná je také osobní komunikace ohledně nastávajících změn v podniku a různé konzultace.
Pro vedení firmy tyto požadavky znamenají jediné: aby lídři, manažeři i ředitelé trávili více času mezi zaměstnanci, hovořili s nimi a naučili se jim naslouchat. Online komunikační kanály jsou praktické a prospěšné, přesto by se nemělo stávat, že se jimi zcela nahradí komunikace tváří v tvář.