Dnes Caflou využívají stovky firem, především s velikostí do 50 zaměstnanců. Cílovou skupinu tvoří menší podniky, pro které jsou robustní systémy příliš složité a nákladné. Caflou chce být jednodušší, ale komplexní alternativou.
Výhodou systému je důraz na propojení všech důležitých procesů – od CRM přes projektové řízení až po finance. „Nabízíme jedno prostředí, kde může podnik vidět, co prodal, na čem pracuje, kdy má vystavit fakturu a kolik vydělá. A to vše bez nutnosti přepínání mezi pěti různými nástroji,“ vysvětluje Petr Macek.
Středobodem celého systému je právě finanční řízení, které Petr Macek považuje za důležitou a zároveň často opomíjenou oblast. „Firmám chybí jednoduché plánování příjmů a výdajů. Stačí vědět, kdy mají přijít peníze, z jakého projektu a co to bude stát. Základní přehled, který často chybí i firmám s desítkami zaměstnanců.“
Samotná implementace systému může být pro některé podniky podle Petra Macka náročná, a to jak organizačně, tak mentálně. „Lidé jsou zvyklí dělat věci určitým způsobem. Nejtěžší je změnit ten návyk. Někdy slyšíte, že to takhle děláme patnáct let a už to nějak dožijeme.“ Caflou proto staví i na edukaci. Vedle samotného systému vytváří články, webináře nebo návody, které mají firmám přiblížit výhody digitalizace.
Dalším stavebním kamenem je automatizace. „Automatizace, jako že přijde upozornění na blížící se úkol nebo automatické vytvoření projektu po schválení zakázky, to jsou funkce, které firmy reálně používají a oceňují. Dáváme jim nástroje, jak zjednodušit každodenní operativu.“
Podstatným rysem platformy je její „krabicový charakter“. Petr Macek upozorňuje, že Caflou není systém na míru. „Nabízíme personalizaci v rámci možností, ale nevyvíjíme individuální úpravy. Jsme dostupní menším firmám a to by se jinak nedalo udržet. Nasloucháme ale zpětné vazbě, pokud se určitý požadavek opakuje, je to pro nás impuls.“
To se ukázalo například při vývoji vestavěného e-mailového klienta nebo nástroje na vytěžování faktur z PDF. „Naši klienti nemají stovky faktur měsíčně, nechtějí platit za drahé nástroje. Tak jsme jim dali jednoduché řešení uvnitř Caflou.“
Kromě funkcionalit se platforma připravuje i na rostoucí trend umělé inteligence. Nejde jen o textové shrnutí e-mailů nebo návrh postupu pro jednoduché úkoly. Caflou pracuje také s analýzou dat, například identifikace nejvýkonnějších projektových manažerů nebo predikce rizikových klientů.
Na otázku, zda AI nahradí lidského projektového manažera, Petr Macek odpovídá s nadhledem: „AI převezme to, co člověk dělat nemusí. Naplánuje úkoly, přiřadí je lidem, zanalyzuje data. Ale finální rozhodnutí musí udělat člověk. Třeba montážníkovi AI parapet nenamontuje.“
Do budoucna chce Petr Macek Caflou ještě více ukotvit jako standard mezi nástroji pro malé firmy v Česku a na Slovensku. Další expanze směřuje do sousedních zemí, nikoliv globálně. „Chceme být silní tam, kde rozumíme byznysovému kontextu. Nechceme být pro každého, ale pro ty, kterým můžeme reálně pomoci.“
Přepis podcastu
Tento přepis podcastu byl vytvořen s využitím automatizované technologie rozpoznávání řeči.
Tomáš Pospíchal (moderátor):
Dnešním hostem je Petr Macek, majitel a zakladatel systému pro řízení firem Caflou. Pane Macku, pozval jsem vás z jednoho prostého důvodu. V posledních letech se mezi odbornou, možná i širokou veřejností mluví o tom, že firmy by měly digitalizovat, že způsob řízení by měl být moderní a odpovídat 21. století a digitální době. O tom si dnes budeme povídat. Ale než se k této otázce vrátím, začněme od vás: Kdo je Petr Macek a co je Caflou?Petr Macek (host):
Dnes bych řekl, že jsem především táta, manžel a sportovec, to mě hodně definuje. A až na čtvrtém místě podnikatel a tvůrce systému Caflou.Jak byste Caflou představil ve dvou až třech větách?
Říkáme tomu „all-in-one management system“ pro malé firmy. Je to systém, který těmto firmám umožňuje řídit na jednom místě všechny klíčové procesy, které obvykle potřebují.
Co vás vedlo k založení tohoto systému?
Praktická potřeba. Jako malý podnikatel jsem něco takového zkrátka potřeboval.
Píše se rok 2025. Na trhu jste zhruba deset let. Už tehdy existovalo poměrně hodně CRM a ERP systémů, trh byl relativně zaplněný. Neměl jste obavy, že vstupujete do prostředí, kde už je přeplněno? Že to není žádný „modrý oceán“?
Do toho bych tehdy nešel, kdybych sám necítil, že takový nástroj na trhu chybí. Měl jsem malou marketingovou agenturu o dvou, třech, čtyřech lidech a pár externích spolupracovnících. V té době (minimálně v Česku) takový systém prostě neexistoval. Ano, byly tu fakturační nástroje, myslím, že tehdy vznikal například Fakturoid nebo třeba Basecamp, ale nástroj, který by uměl to, co jsem potřeboval já, na trhu nebyl. Proto jsme se s kolegou rozhodli vytvořit něco, co nám chybělo.
Otázka pro vaše případné budoucí konkurenty – vidíte prostor pro podobný byznys i dnes?
Zaměřujeme se hlavně na malé firmy do 25–30, maximálně 50 lidí, kde na trhu vidím mezeru. Velcí hráči jako Helios, SAP nebo Microsoft Dynamics nejsou pro tyto firmy ideální. Jsou příliš složité a drahé. Specializované nástroje (na projekty, CRM, fakturaci) existují, ale komplexních řešení přizpůsobených českému prostředí je málo. Ze zahraničních systémů jsou známé ClickUp nebo Monday.com, ale často chybí čeština, což je pro mnoho firem zásadní překážka. Proto prostor pro komplexní nástroj pro malé firmy stále existuje.
Jak podle vás (z vaší zkušenosti a „bubliny“) vypadá digitalizace a moderní řízení českých malých firem?
Obecně řečeno – mohlo by to být horší, ale i lepší. Když jsem se připravoval na tenhle rozhovor, snažil jsem se najít nějaké aktuální průzkumy a pár jich našel. Například jeden zajímavý průzkum iniciovaný Evropskou unií, který zjišťoval, jaké procento firem dosahuje určité základní úrovně digitalizace.
Index digitální ekonomiky a společnosti.
Něco takového. Ten ukazoval, že tu minimální intenzitu digitalizace má v Česku zhruba 49,7 % firem. Evropský průměr je ale téměř 60 %, což je pro nás na jednu stranu dobře – ukazuje to, že je tu prostor se zlepšovat. Zároveň jsem našel průzkum, který pro Asociaci malých a středních podniků dělala agentura Ipsos – ten ukazuje něco podobného: 45 % firem vůbec nezvažuje přechod na cloudové technologie. Takže jsme opět u nějakých 50 %, které říkají, že cloud a digitalizace je fajn, a 50 %, které to zatím vůbec neřeší. Rozdíly jsou samozřejmě obrovské, záleží na velikosti firmy a dalších faktorech.
Co vlastně znamená digitalizace?
To je pojem, který se dá vykládat z různých úhlů pohledu. Některé firmy považují za digitalizaci třeba jen to, že si mezi sebou předávají dokumenty elektronicky, že mají nějaký základní workflow pro práci s dokumenty. Z mého pohledu jde ale obecně o přenesení procesů z papíru, sešitu, tužky nebo Excelu do digitálního, online prostředí. Tak to vnímám já. Ale samozřejmě záleží na tom, jak si kdo hraje s terminologií.
Zmiňoval jste, kdo je typickým klientem z hlediska velikosti firmy. Kdo je tedy nejčastějším uživatelem vašeho systému?
Typickým uživatelem je vlastně management malé firmy, ale mnohdy i běžní zaměstnanci. Máme například zákazníky z řad montážních firem, kde systém používají i samotní technici, kteří jezdí na montáže nebo servisní zásahy. Takže u těchto malých firem jde často opravdu o celou firmu – včetně administrativy, fakturantky, techniků.
A kdo je takzvaný power user?
To bývá opravdu majitel firmy nebo někdo z vyššího managementu.
Máte nějakou klíčovou funkcionalitu, na které celý systém stojí? Něco, co byste označil za „rodinné stříbro“? Možná je to i něco, co se objevuje u konkurence?
Naším hlavním zaměřením je finanční řízení malých firem. To je oblast, ve které se často lišíme od jiných nástrojů. Mnoho konkurenčních systémů řeší například projekty, úkoly nebo zákaznické vztahy, ale finanční stránka – například řízení cash flow – tam často chybí. Pro mě jako podnikatele to byla naprosto zásadní věc, proto jsme to do systému integrovali od úplného začátku. Ale řada firem to tak nevnímá a my je často musíme přesvědčovat, že právě tohle potřebují.
Se vší úctou k těm firmám – nezní to trochu příliš korporátně, sofistikovaněji, než jaká je realita?
Ve skutečnosti jde často o velmi jednoduché věci – třeba jen mít plán příjmů a výdajů do budoucna. Vidět, kdy mají přijít peníze, odkud a z jakých projektů. Nebo mít u zakázek nastavený rozpočet – vědět, kolik mohu utratit a kolik vydělat, aby se zakázka vyplatila. To jsou úplné základy, které se snažíme firmám vysvětlovat a učit je používat.
Když to zjednoduším. Jste tedy něco jako systém, který navazuje na Excel?
Tak bych to úplně neřekl. Jsme spíš ekosystém, který umožňuje řídit firmu na jednom místě. Excel je samozřejmě silný nástroj, snese hodně, dá se z něj udělat mocná zbraň, ale má své nevýhody. My se ho většinou snažíme nahradit – nabídnout firmám modernější, efektivnější způsob práce. I když někdy s Excelem spolupracujeme, naším cílem je poskytnout něco lepšího než tabulky.
Existuje nějaký moment, kdy byste doporučil začít přemýšlet o nasazení takového systému?
Často k nám chodí firmy, které už od začátku myslí dopředu. Vědí, že za rok budou mít deset, dvacet, třicet zaměstnanců. A i když teď začínají třeba jen s Excelem, tuší, že jim to časem přestane stačit. To je jeden typ klienta. Druhý typ přichází ve chvíli, kdy začínají ztrácet přehled a kontrolu. Přibývá klientů, zakázek, zaměstnanců a najednou už nestačí, že má majitel všechno v Excelu. Ostatní lidé ve firmě se k tomu nedostanou, neví, co je aktuální, kdo co změnil. V takovém okamžiku, kdy ztrácím přehled a kontrolu nad informacemi nebo mám větší tým, než zvládnu řídit ručně, je čas začít přemýšlet nad systémovým řešením.
Může to něco stát?
Může to stát peníze. Pokud něco děláte určitým způsobem pět, deset nebo patnáct let, tak přenést to jinam je vždycky proces. Není to tak, že se jednoho dne probudíte a začnete to dělat jinak a ono to půjde samo. Máte někde uložená data, vytvořené určité procesy, které je potřeba převést do jiného ekosystému. Minimálně to tedy stojí čas, který tomu musíte věnovat. A často i peníze, pokud potřebujete pomoc zvenčí.
V podstatě teď odpovídáte na moji další otázku – proč se do toho některé firmy nechtějí vůbec pustit…?
Z mé zkušenosti, a já s těmi firmami mluvím často, je nejčastějším důvodem obava ze změny. Říkají: „My to takhle děláme patnáct let.“ A jeden problém je právě to, že něco dělají dlouho a nechtějí to měnit. Ale druhý, možná ještě silnější, je: „My jsme si ten proces patnáct let budovali a teď ho přece nebudeme měnit.“ Je v tom spousta práce, času a zvyku. Takže si často řeknou: „To už nějak dožijeme.“
A nemůže to být někdy i pravda?
Může. Jsou situace, kdy lze ve starém režimu fungovat docela dlouho. Ale žijeme v době, kdy je obrovský tlak na cenu, na efektivitu. A když něco vznikalo před patnácti lety, je dost nepravděpodobné, že to i dnes funguje efektivně. Změna samozřejmě bolí. Navíc může přijít i odpor ze strany zaměstnanců a nejsou to vždycky jen ti před důchodem. Často jsou to i mladší: „My už pět let používáme Asanu, ta nám vyhovuje. Proč bychom měli najednou přecházet na nějaké Caflou?“ A tam to může začít drhnout.
Když mluvíte s klienty, máte někdy hned pocit, že „tohle bude oříšek“? Nebo dokonce, že to vůbec nepůjde?
Výhodou je, že k nám většinou přicházejí firmy, které už si uvědomují, že změna je nutná. Buď se dívají dopředu, nebo už narazily na limity a vědí, že takhle to dál nejde. Pak je tam snaha s tím něco udělat. Ale občas se objeví i potenciální klienti, kde je to jinak. Třeba je do toho tlačí někdo shora, kdo řekl: „Budeme moderní.“ Ale tým samotný nechce. Nebo je tam majitel, který si patnáct let tvořil vlastní procesy a pořád čeká, že nový systém bude fungovat úplně stejně. A když už během jednání vidíte, že se neustále vrací k tomu, jak to dělal doteď, tak tušíte, že tohle asi nedopadne.
Když u nás sedí zástupci z korporátu, často zaznívají termíny jako change management a podobně. Pokud ale mluvíme o zavádění něčeho nového, a nemusí to být zrovna Caflou – co by měl majitel menší firmy udělat jako první krok? A co by rozhodně dělat neměl?
Majitelé malých firem často nemyslí na důležitost komunikace při změnách, což se jim snažíme vysvětlit. Klíč je v předem jasné komunikaci důvodů a přínosů změny, nejen pro firmu, ale i pro jednotlivé zaměstnance (například, že si Pepa bude moci zkontrolovat úkoly odkudkoliv). U větších týmů doporučujeme mít interního „ambasadora“, který změnu povede, pomůže se školením a bude spojkou s námi. Tohle se ale často neděje, a proto firmám radíme, jak změnu správně komunikovat a vést, aby byla úspěšná.
Všechno stojí na lidském faktoru.
Přesně tak. A potvrzuje se to i při rozhovorech po nasazení systému. Třeba u stavební firmy, kde máte deset seniorních manažerů a oni vám řeknou: „My to používat nebudeme. Máme pět, deset let do důchodu, co po nás chcete?“ Často to není jen o tom, že nejsou připravení, ale i o tom, že změna nebyla správně odkomunikovaná. Takže opravdu – nezbytný je lidský faktor a schopnost tu změnu přijmout.
Zmínil jste ambasadora, ale když to řekneme úplně natvrdo, nestačí jen ambasador, změna musí jít z vrchu, od vedení, od majitele firmy, je to tak?
To říkám majitelům často. Vy musíte tu změnu vést. Musí to jít shora. A někdy je potřeba být i důraznější. Jasně, s citem, ale když někdo změnu neakceptuje, musí to mít důsledky. Vzpomínám si třeba na rozhovor s majitelem marketingové agentury – řekl zaměstnancům: „Pokud nevykážeš čas v Caflou, nezaplatím ti ho.“ Nechtěl papírky, ani jiné nástroje, chtěl to mít v systému. A tak to prostě bylo.
My jsme naši efektivitu vynucovali tím, že jsme trvali na zápisech do CRM. Nebylo to populární rozhodnutí, ale fungovalo.
Když na to navážu, pro zaměstnance to může mít i výhody. Například: „Budeš vykazovat práci do systému, a já tě nechám pracovat z domova. Nechci tě v kanceláři každý den. Jen potřebuju vědět, co děláš.“ Takže to není jen požadavek, je to i benefit. Je to oboustranné.
S čím by měli vaši klienti začít jako první? Jaká je ta základní funkcionalita? CRM? Fakturace? Zmiňoval jste cash flow, ale to asi nejde bez předchozích dat…
Doporučuji začít u toho, co je nejvíc pálí, tomu říkám stavební kameny. Proč za námi přišli? Pokud nemají pořádek v termínech, úkolech, projektech, ať si tam nahrají zákazníky, založí projektové rámce, určí si začátek, konec, úkoly. A od toho se dá přidávat – automatizace, finanční řízení atd. Jen málokdy je prvotní důvod právě cash flow. Většinou je to kombinace více věcí a každá firma má jiný postup.
A co když zákazník řekne: „To je hezké, že to používá marketingová agentura, ale my jsme dřevovýroba. To pro nás není.“
Naši zákazníci z různých oborů jsou si vlastně dost podobní. Většinou jde o zakázkové firmy – mají zákazníky, zakázky, termíny, rozpočty. Na začátku udělají nabídku, na konci vystaví fakturu. Ty principy jsou stejné. Rozdíly jsou spíš v detailech – marketéři mají opakované paušální projekty, výroba dělá unikátní zakázky, pracuje se skladem. Ale základní rámec zůstává: nabídka, faktura, termíny, automatizace, finanční řízení. Samozřejmě jsou i obory, pro které Caflou není vhodné, ale pokud fungují na bázi zakázky–zákazník–finance, tak u nás většinou najdou své místo.
Překvapilo vás někdy, jak zákazník systém používá? Že jste si řekl: „Takhle jsme to nemysleli, ale fajn, funguje to.“
Systém má svou logiku, strukturu a hierarchii. Ale postupem času jsme si uvědomili, že máloco má jen jedno řešení. Nás napadne varianta A nebo B, ale zákazník přijde s variantou C nebo D. A to je super. Není to, že by systém používali úplně mimo jeho účel, spíš hledají jiné cesty, jak dosáhnout cíle. Někdy se stane, že si nás někdo zamění třeba za Gmail – protože si do systému ukládá kontakty a očekává, že s nimi bude e-mailovat jako v Gmailu. Ale takových případů je málo a těm většinou vysvětlíme, že jsou u nás omylem. Většina zákazníků používá systém na to, k čemu je určený – ne každý využívá všechny jeho části, ale každý si vezme to, co potřebuje.
Nadřazenou skupinou toho, o čem se bavíme, je řízení firmy. Ale její podmnožinou je řízení projektů. V jednom z vašich článků jsem četl, že většina firem u projektů sleduje hlavně hodiny a deadliny a tím to končí. Vy jste to ale trochu rozporoval. Proč?
Ne že bych to úplně rozporoval, ale projektové řízení je komplexnější než jen čas a hodinová sazba. U některých oborů, třeba v marketingu, se to dá zjednodušit na „tohle trvá deset hodin“. Ale spousta firem má složitější situaci – třeba u projektů hrají roli i náklady. Nejde jen o to, že člověk pracuje deset hodin a dostane zaplaceno, ale může třeba použít materiál, nebo jet na cestu, která je nákladem projektu. Marketéři zase pracují s impresemi, které nakupují a prodávají. Takže vedle času a harmonogramu je třeba řešit i finanční stránku: nepřevyšují náklady výnosy? A to je důležité sledovat.
Dá se to kvantifikovat do nějakých zásadních metrik, které jsou pro tenhle mindset důležité a pomůžou firmám v posunu do jiné polohy?
Myslím si, že bychom si tu měli vypůjčit pohled z metodiky projektového řízení. U projektů je klíčový harmonogram – čas, do kdy má být hotovo – rozsah, co přesně má být dodáno – a rozpočet, kolik to má stát. Málokterá firma má formální vzdělání v projektovém řízení a tyhle věci někdy opomíjejí. Takže sice projekt dodají včas, ale stojí je víc, než čekali. A buď na něm nevydělají, nebo dokonce prodělají. Nebo třeba dodají jen část, protože rozsah nehlídali, případně ho špatně definovali. A někdy do toho vstupuje i kvalita – dodali jsme to sice včas a za plánované náklady, ale ne v takové kvalitě, jakou jsme chtěli.
Takže tohle je vlastně takové laické vysvětlení, proč vůbec uvažovat o digitalizaci, proč přemýšlet o dalších rozměrech podnikání. Že nestačí jen „dodat v pátek“, ale že to můžete zvládnout třeba už ve středu…
Firmy by měly chápat, že projektové řízení je klíčové pro běžný provoz, hlavně co se týče financí. Náklady a rozpočet se často podceňují a řídí podle zvyklostí („zvládáme to za čtrnáct dní a tolik peněz“). Firmy pak nesledují nákladovost jednotlivých zakázek, což vede k nečekaným ztrátám nebo nízké ziskovosti. Kdyby to sledovaly, mohly by lépe řídit firmu a vyhnout se ztrátovým projektům. To u malých firem často chybí.
Vy ta data z vašeho systému máte. Mohl byste trochu poodhalit pokličku a říct, kolik projektů obvykle selhává? Máte k tomu nějaké konkrétní statistiky?
Velká část zákazníků přichází ke Caflou právě proto, že umíme vyhodnotit ekonomiku projektu. Podle Project Management Institute tři čtvrtiny projektů končí nad rozpočtem, často výrazně. Polovina neúspěšných projektů je způsobena špatným finančním řízením, zbytek pak nedodržením termínů nebo nekvalitními výsledky. Přesto firmy finanční stránce věnují málo pozornosti, přestože je klíčová.
Zní to trochu jako střelba do vlastní nohy.
Ale vlastně ne…
Já myslím těm projekťákům.
To určitě. Oni si většinou uvědomují, kde udělali chybu. Součástí správně řízeného projektu by mělo být tzv. post mortem – tedy zhodnocení, co se povedlo, co se nepovedlo. Pokud víte, kde jste udělali chybu, můžete s tím pracovat. Není to ale jednoduché. A my se snažíme firmy vzdělávat, aby si tenhle aspekt uvědomovaly. Tlačíme je k tomu právě přes vzdělávání.
Jakou podobu to vzdělávání má? Co vám funguje?
Nejčastější forma je obsah. Píšeme spoustu článků o řízení cash flow, o řízení financí nejen projektů, ale celé firmy. Za ty roky jsme toho napsali opravdu hodně. A vidíme, že to funguje – spousta potenciálních zákazníků k nám přijde, protože si přečetli nějaký článek a řekli si: „Tohle jsem přesně já. Tohle nedělám nebo dělám špatně.“ Občas uděláme webinář, někdy přednášku na konferenci. Ale je to běh na dlouhou trať.
Zmínil jste, že Caflou je all-in-one systém. Jaká je přidaná hodnota toho, mít všechno v jednom?
Má to několik rovin. Z pohledu uživatele, tedy zaměstnance, je obrovská výhoda, že místo tří, čtyř nebo pěti různých systémů má jeden. Jedno rozhraní, jeden způsob ovládání, který je ve všech částech podobný. To velmi pomáhá s akceptací ze strany lidí. Další rovina je bezpečnost – řešíte jeden systém, jedno přihlášení, jedno nastavení práv, a ne pět různých. A pak je tu klíčová věc – propojenost dat. Když máte čtyři oddělené systémy, které spolu nemluví, ztrácíte přehled. U nás třeba obchodník vidí, co prodal, projekťák vidí, na čem se pracuje, fakturace je propojená, majitel vidí všechno na jednom místě. Ta logická provázanost a „jedno místo pravdy“ je podle mě největší přidaná hodnota.
Nehrozí, že ten systém bude v jednotlivých nástrojích tak trochu… průměrný?
Samozřejmě, že to hrozí. A já to vždycky otevřeně říkám – na každou část, kterou pokrýváme, existuje lepší specializovaný nástroj. Ale pak je na firmě, aby si zhodnotila, jestli ten rozdíl stojí za to. Jestli těch 20 %, o která jsme třeba slabší než specialista, není nakonec zanedbatelných ve srovnání s přidanou hodnotou celku. My si ale samozřejmě nemůžeme dovolit v těch oblastech výrazně pokulhávat. Dnešní uživatelé jsou nároční a dají vám to okamžitě vědět: „Tamhle nástroj to má lepší, proč vy ne?“ Takže nás to tlačí stále se zlepšovat.
Kde je podle vás hranice, kdy má smysl využít specializované řešení a kdy naopak řešení, které funguje podobně jako to vaše?
Pokud systém pokrývá potřeby firmy, je dostačující. U větších firem (například kolem 100 lidí) a složitějších projektů, ale univerzální nástroje často nestačí. Specifické týmy, jako vývojáři používající JIRA nebo velké obchodní týmy, vyžadují specializovaná řešení. Ačkoliv se snažíme tyto rozdíly minimalizovat, jde o neustálý proces.
Jak se přizpůsobujete tomu, abyste dokázali navázat na již existující systémy? Například pokladní nebo skladový systém si firmy často měnit nechtějí.
Nabízíme nativní integrace, například přenos faktur z Caflou do účetních programů a také možnosti poloautomatického exportu dat. Systém je navržený tak, aby byl flexibilní a otevřený – díky otevřenému API si firmy mohou propojit prakticky cokoli podle svých potřeb. Jsme také napojení na platformu Make, která umožňuje snadné propojení různých systémů i méně zkušeným uživatelům.
Na druhou stranu ale nejsme schopni napojit všechny existující programy, zejména ty málo známé či velmi specifické. V takových případech klientům poskytneme API a přístup k platformě Make, případně pomoc implementačního konzultanta, aby si mohli integrace zajistit sami podle svých potřeb.
Dá se uvést nějaký příklad – klidně jen oborově – kde se spojilo více specializovaných nástrojů do jednoho řešení?
Máme například velkou firmu, která vyvíjí e-shopy na prémiovém Shoptetu a má tým obchodníků, kteří zůstali u Pipedrive. Všechny uzavřené obchody se pak automaticky přepisují do Caflou jako projekty. To je takový typický scénář. Jiné firmy mají specifické požadavky na fakturaci. Například u nás nefakturují, ale vykázaná práce nebo náklady se pak přes integraci přenášejí do jiného účetního systému. Jsou to řešení „na míru“, která vznikla, protože firma nechtěla ustoupit a vytvořila si vlastní most mezi nástroji. Těchto případů je hodně. Naší ambicí ale je, aby firmy našly vše u nás a nemusely používat další systémy. Ne vždy je to ale možné.
Použil jste teď zajímavou kombinaci slov – řešení na míru. Sám z vlastní zkušenosti vím, jak to může být náročné. Jak moc je Caflou přizpůsobitelné na míru, nebo je to něco, co vůbec nechcete nabízet?
Ve skutečnosti to dělat nechceme. Nabízíme se jako krabicový systém – i když to tak přímo neříkáme. Funkce i rozhraní jsou dané. Nabízíme možnosti personalizace v rámci systému – uživatel si může vypnout funkce, které nepotřebuje, a přizpůsobit si rozložení. Ale protože náš typický zákazník je malá firma, která platí 2–3 tisíce měsíčně, nemůžeme každému individuálně ohýbat systém. Nasloucháme ale potřebám. Když něco slyšíme poprvé, dáme tomu čas. A když se to objeví během měsíce u dalších tří klientů, je to pro nás signál, že jde o potřebu trhu a v tom případě umíme zareagovat. Ale pokud někdo přijde a řekne: „Dělal jsem 15 let něco určitým způsobem a chci, aby to u vás bylo stejně,“ tak na to odpovíme, že bez přizpůsobení to bohužel nepůjde.
Můžete být konkrétní? Jaké funkcionality jste v poslední době přidali právě na základě zpětné vazby od klientů?
Zmínil jsem třeba e-mailového klienta. To jsme přidali zhruba před dvěma lety, protože na to byl velký tlak – jsme all-in-one management systém, ale neměli jsme v sobě žádný typ komunikace. A přitom typická malá firma, kancelář, používá e-mail. Takže nás poptávka dotlačila k tomu, abychom tuto funkci přidali. Další případ z minulosti je vytěžování faktur. Existují specializované nástroje na vytěžování z PDF, ale náš typický zákazník má třeba jen 10, 20, 30 nebo 50 přijatých faktur měsíčně. Nechtěl platit drahé paušály za sofistikované systémy. Takže jsme vytvořili vlastní nástroj na vytěžování faktur přímo v Caflou.
Pro jak velkou firmu má Caflou smysl? A kde už je to naopak mimo?
Oficiálně říkám, že jsme nástroj pro firmy od jednoho do sta zaměstnanců. Takže i freelancer si u nás najde potřebné procesy. Já sám jsem byl takový pseudo-freelancer, když jsme začínali, měl jsem kolem sebe jen malý tým. Ale náš typický zákazník je firma s 5 až 25 zaměstnanci.
Až do 50 zaměstnanců jsme schopni pokrýt většinu jejich agend. Od zhruba 40–50 výš se už mohou objevovat požadavky, které třeba neumíme pokrýt, například personalistika. Ta se dá řešit nějakými oklikami, ale není přímo součástí systému. Od těch 50 zaměstnanců výš se také častěji objevují požadavky na specializované systémy – na projekty nebo obchod.
Takže nejlépe nám sedí firmy do 50 lidí.Když jsem se na rozhovor připravoval a viděl jsem vaše funkcionality, říkal jsem si, že to může být ideální pro někoho, kdo utekl z korporátu a teď si zakládá vlastní projekt. Je ale Caflou pro takového člověka až moc velká věc, kterou bude mít jen v garáži?
Některým firmám může systém připadat jako zbytečně složitý „lehký ERP,“ protože využijí jen část funkcí, ale zároveň jsou i tací, kteří myslí dopředu a počítají s postupným využitím celého systému. Navíc Caflou pomáhá novým firmám nastavit procesy a zorientovat se v evidenci klientů či řízení projektů.
Většinou k nám však přicházejí firmy, které už alespoň rok fungují a uvědomují si potřebu systému. Nové firmy jsou spíše výjimečné, často jde o podnikatele s předchozí zkušeností, kteří hledají podobné řešení, jaké už dříve používali.
Kolik procent vašeho byznysu tvoří konzultace a kolik samotný prodej řešení?
V podstatě celý náš byznys tvoří pronájem systému. Máme systém s nižší cenovkou právě pro menší firmy, protože víme, že tam je větší ekonomická citlivost. Takže zhruba 99 % našeho příjmu generují licence. Počítáme s určitou mírou samoobslužnosti. Klient nám v zásadě neplatí za nic jiného než za používání systému. Nicméně pokud potřebuje pomoc se zavedením systému, migrací, implementací nebo automatizací, máme implementační konzultanty, ale to jsou naši partneři. Tedy klient platí jim, ne nám.
Jak v Caflou uvažujete o umělé inteligenci? Je to jen buzzword, nebo to opravdu dává smysl a plánujete to nějak začlenit?
Vrátím se k průzkumu Ipsos pro Asociaci malých a středních podniků. Z něj vyplývá, že umělá inteligence je spíš doménou větších firem, ty malé se jí často bojí. Říkají, že se bojí něčeho, čemu nerozumí, což je pochopitelné – spousta lidí tomu nerozumí.
Přesně, klasický úvod.
U nás v Caflou má AI dvě roviny. První je automatizace – to, že stroj dělá něco za člověka. To u nás výrazně sílí, protože mnoho firem to používá. Například prodal jsem projekt nebo získal zákazníka, kliknu na šablonu a systém to automaticky vytvoří. Nebo zapomněl jsem na úkol, přijde mi SMS. Nebo zítra jede servisák na kontrolu, přijde mu SMS nebo e-mail – to je automatizace a ta u nás roste.
Ale to je pořád automatizace, ne AI?
Přesně, je to automatizace. A je to jedna z hlavních věcí, proč u nás firmy vedle finančního řízení zůstávají. Druhá rovina je skutečná AI, jak ji známe třeba z ChatGPT, Grok a podobně. U malých firem je to zatím spíš v povědomí, ale málokdo ví, jak to využít. Marketingové agentury například generují texty, ale projektanti, architekti, montážníci nevědí, jak by jim AI pomohla. Často mají rádi kontrolu nad tím, co dělají. My ale nechceme tomuto vývoji uniknout a snažíme se AI začleňovat do systému tak, aby to dávalo smysl.
Například jedna funkce je: „Ve dvou větách mi shrň, co mi klient napsal.“ To jsou textové věci. Dále děláme analýzu dat – ne big data v obrovském měřítku, ale třeba 50, 100, 200 projektů v systému. Systém dokáže říct, který manažer má za poslední půlrok největší problémy, nebo které zákazníky mám upřednostnit. To dává smysl většině uživatelů.
A už to klienti opravdu používají?
Ano, už to používají. Některé automatizace jim chodí e-mailem každý den, třeba shrnutí nových poptávek, kdo je generoval. Pak je tu praktická pomoc pro běžné uživatele – techniky, kteří dostali úkol. Například dostanu úkol „oprav garáž, která je rozbitá,“ a systém navrhne deset kroků, kterými by měl projít, aby úkol byl kompletní. Není to o tom, že systém navrhne celý projekt, ale pomůže s těmi jednoduššími kroky. Dále tam máme převod smluvených komentářů na text, což pomáhá obchodníkům. Je to mix běžných i méně běžných funkcí, které chceme, aby lidé využívali.
Je rok 2025, a před rokem, dvěma bylo velké téma, zda AI nahradí člověka. Teď začíná druhé kolo s AI agenty a pokročilými technologiemi. Jaký je váš pohled na možnost AI projektového manažera?
Myslím, že je to určitě možné. AI minimálně v příštích pár letech nahradí ty úkoly, které člověk nemusí dělat – například analýzu dat.
Repetitivní věci.
Věci, které jsou opakované, strukturované, mění se data, ale jinak jsou předvídatelné. Taky věci, které člověk neumí udělat líp, například zpracování velkého množství dat, plánování projektu. AI může navrhnout sled úkolů, přiřadit lidi na základě zkušeností.
Ale AI nenahradí kvalifikovaného člověka. Některá rozhodnutí musí vždy udělat člověk, protože stroj nemá potřebné schopnosti a kontext. Navíc třeba montážník nezamění AI – AI mu sice nenamontuje parapet nebo nevykope díru, ale může naplánovat, kdy kam má jet. Takže AI nahradí práci, kterou člověk dělat nemusí, a pomůže efektivněji plánovat a řídit.
Zajímalo by mě, jestli vidíte nějaké trendy, které ve vašem odvětví jsou, existují v zahraničí a u nás jsou zatím opožděné, případně které sem teprve přicházejí?
Dříve měly firmy starší, jednoduché systémy typu Pohoda, dnes už ale uživatelé požadují moderní, vizuálně příjemné a uživatelsky přívětivé prostředí, které je motivuje systém používat. I drobné detaily, jako zábavné animace při dokončení úkolu, mohou výrazně zlepšit uživatelský zážitek.
Kromě toho roste význam smysluplného začlenění AI, která například pomáhá s plánováním směn, ne jen základními funkcemi jako oprava textu. Důležitá je také robotizace a automatizace rutinních, opakujících se procesů, což je trvalý a rostoucí trend.
Zmiňoval jste, že asi 50 % malých a středních podniků v Česku je stále v předdigitalizační fázi. Vidíte nějakou dynamiku v poptávkách a realizacích v tomto směru?
Podle průzkumu Mastercard Barometr 2025, který sleduje zavádění nových technologií, vzrostl podíl firem zvažujících zavedení nové technologie ze 40 % na 47 % během dvou let, což je skoro 20% nárůst. Vidím větší procento firem, které už používají pokročilejší věci, jako workflow a AI. Dříve to byly jednotky procent, dnes třeba polovina firem u nás využívá automatizace a AI. Je to způsobené tím, že trh je tvrdší, konkurence dravější a lidé dražší, takže firmy musí hledat, jak si práci ulehčit. Tyto trendy nelze ignorovat.
Kde byste chtěl vidět Caflou za 3 až 5 let?
Určitě jako přední firemní systém pro malé firmy v Česku, tedy v top 1–2 systémech, které malé firmy používají. Věřím, že je to reálné. Dále chceme posílit pozici na Slovensku, kde jsme už pár let, a potom se rozhlížet po dalších sousedních zemích jako Maďarsko, Rakousko nebo Polsko, které mají podobný byznysový přístup. Neplánujeme globální expanzi, ale regionální růst.
Kde je možné Caflou vyzkoušet?
Je to velmi jednoduché, stačí zajít na www.caflou.cz, registrovat se – email, heslo a může systém používat. Je to samoobslužné, a většina firem začne během týdne plně fungovat.
Jakou radu byste dal někomu na začátku podnikání, která by vám sama pomohla?
Já jsem do podnikání i do Caflou šel s obrovským optimismem a rychle. Dnes bych si chtěl nechat poradit, abych plánoval i ty horší scénáře a uvědomoval si, že nemusí všechno jít hned skvěle podle plánu. To by mi pomohlo lépe uvažovat a plánovat. Neříkám, že bych do toho nešel, ale byl bych připravený i na horší varianty. Na druhou stranu jsem rád, jak to dopadlo.