Zapojte Kaizen do řízení projektů

Pojem Kaizen pochází z japonštiny a znamená neustálé zlepšování. V managementu jde o metodologii a filozofii, která se začala uplatňovat po druhé světové válce v japonských firmách za účelem zefektivnění procesů ve výrobě. Stojí například za úspěchem automobilky Toyota. Dnes se využívá i v jiných oborech podnikání a zejména ve velkých firmách jsou principy Kaizen samozřejmostí. Soustředí se na jednotlivce a malé týmy, kterým mají pomoci k dosažení maximální efektivity práce.

Hlavní principy Kaizen zahrnují:

  • Přemýšlejte o tom, jak něco uskutečnit, nikoli o tom, proč to nejde.

  • Nehledejte dokonalost. Začněte se změnami hned a stavte na nich do budoucna.

  • Když něco nefunguje, jak jste očekávali, dopřejte si čas na pochopení příčin.

  • Když se dostanete do těžké situace, poučte se z ní a uplatňujte tyto zkušenosti v budoucnosti.

  • Měřte své úspěchy a neúspěchy, abyste měli povědomí o tom, zda a jak se zlepšujete.

Server projecttimes.com shrnul praktické kroky, jak zapojit filozofii Kaizen do každodenní práce manažerů odpovědných za řízení projektů.

Začněte u způsobu uvažování

Po příchodu do práce věnujte 30 vteřin připomínce, že dnes máte příležitost najít způsoby, jak pracovat lépe. Projděte si plán věcí, které dnes budete dělat. Stejné uvažování podporujte i u svého týmu.

Dokumentujte výkonnost

Projektové týmy většinou sledují čas, který věnují jednotlivým aktivitám a používají metody typu „earned value“ k měření svého pokroku. Společně se svým týmem si vytyčte měřítka výkonnosti, která pro vás budou mít smysl, a opakovaně je měřte.

Hodnoťte pokrok na konci dne

Na konci každého dne rychle projděte práci, kterou jste vy a váš tým zvládli. Zamyslete se nad tím, co šlo dobře a co ne. Dělejte si poznámky a navrhujte možnosti, co udělat jinak. Vždy za pár dní se sejděte s týmem, zjistěte, co si myslí ostatní a dohodněte se alespoň na jedné věci, kterou můžete změnit ihned.

Zkoušejte nové myšlenky

Hledejte a zkoušejte zajímavé způsoby, jak zlepšovat kvalitu a efektivitu práce vašeho týmu. Zapojte nápady druhých a po určité době společně vyhodnocujte jejich úspěch.

Sdílejte zkušenosti

Udržujte kontakt s jinými projektovými manažery, ať už osobně nebo prostřednictvím internetu.

Principy Kaizen fungují nejlépe v malých týmech. Pokud je tedy váš tým větší, můžete jej pro účely uplatňování metod Kaizen rozdělit do menších skupin.

-kk-

Zdroj: Project Times - americký server a komunita z oblasti projektového řízení
Zobrazit přehled článků ze zdroje Project Times