Virtuální meetingy mají firmám a jejich lidem ušetřit čas a peníze, v praxi jsou však často frustrující a nedosahují svých cílů. Podle amerického autora, spíkra a konzultanta v oblasti komunikačních dovedností Wayna Turmela je to tím, že na ně stále nenahlížíme jako na klasické porady, ale jako na něco zvláštního a exotického.
V článku na serveru BNET.com Wayne Turmel vysvětluje, že předpoklady úspěšné virtuální porady se nijak neliší od setkání tváří v tvář. Shrnul proto základní otázky, které by si měli položit organizátoři virtuálních porad. Nebudou-li se vám líbit vaše odpovědi, je na čase něco s tím udělat.
-
Znají účastníci porady agendu? Vědí, co si mají připravit a jaké jsou očekávané výstupy?
-
Jsou začátky vašich virtuálních porad tak frustrující, že si účastníci přejí, aby již byl konec? Dostali všichni odkaz k přihlášení do meetingu? Funguje audio a video? Umějí pokládat otázky prostřednictvím chatu a ovládat další technologické nástroje, které budete používat?
-
Zní vedoucí porady tak, že účastníci věří tomu, že ví, co říká?
-
Mohou účastníci přispět do diskuse? Nestačilo by poslat jim informace e-mailem nebo nahrát a pustit později?
-
Musejí se účastníci virtuální porady zpětně dotazovat, o čem se vůbec jednalo? Nechybí vám shrnutí vyřčeného a následujících kroků? Poděkovali jste za účast a vysvětlili, proč jejich čas nebyl ztracený?
-kk-