Konferenční hovory jsou dnes zcela běžnou součástí práce manažerů. Zdaleka to však neznamená, že každý manažer zná etická pravidla konferenčních hovorů, která by měl dodržovat. Ve firmách se o těchto pravidlech často vůbec nemluví. Předpokládá se, že je všichni znají automaticky. To je ale omyl. Pokud tedy s konferenčními hovory teprve začínáte nebo si potřebujete osvěžit pravidla profesionálního skupinového telefonování, máme pro vás rady, které původně publikoval server CareerBuilder.com.
1. Představení účastníků
Jak často se vám stává, že některé účastníky hovoru vůbec neznáte? Každý účastník by se měl v úvodu představit a říci, jaká je jeho role v rámci daného jednání. Případně může jednotlivé aktéry představit vedoucí porady, který bude celý hovor řídit, sledovat čas a nakonec shrne úkoly pro všechny strany.
2. Vypínání mikrofonu
Telefony i aplikace určené pro konferenční hovory vždy mají tlačítko pro vypnutí mikrofonu („Mute“). Právě toto tlačítko byste měli použít, když si potřebujete odkašlat, napít se nebo něco děláte na stole. Slouží také k tomu, aby ostatní neslyšeli vaše nevhodné komentáře, které vám mohou vyletět úst při složitých jednáních. Zvláště pokud je v hovoru zapojeno hodně lidí, není vhodné ani to, abyste o sobě dávali vědět občasným „ehm“ nebo „ano“.
3. Jiné činnosti
Když při konferenčním hovoru nejste v kanceláři s ostatními, a tudíž vás nevidí, je obtížnější udržet soustředění. Lidé tak během hovorů často dělají zcela jiné věci, než aby soustředěně poslouchali. Vyřizují e-maily nebo jen tak surfují po internetu (a protože si nevypnou zvuk, všichni musejí poslouchat, jak klepou do klávesnice). Běžně se také telefonuje s někým jiným, hrají hry a někdy i zcela odchází z místnosti. To vše by se dít nemělo.
4. Příliš mnoho řečí
Během skupinových hovorů řešte pouze věci, které se týkají všech účastníků. Neokrádejte ostatní o čas tím, že je budete nutit poslouchat konverzaci pouze dvou (či několika málo) lidí mezi sebou. Pokud chcete něco říci jen někomu z účastníků, použijte mail nebo chat, případně si domluvte jinou schůzku. Konferenční hovory nejsou určeny pro vyprávění dlouhých příběhů.
Co je podle vás největším nešvarem konferenčních hovorů?
-kk-