Šéf LinkedInu radí: Jak zkrotit e-mail

INNERGY, s.r.o. Článek si můžete přečíst zdarma díky společnosti INNERGY, s.r.o.

Vytisknout

Pokud chcete dostávat méně e-mailů, pište méně e-mailů. To je zlaté pravidlo úspěšného řízení elektronické pošty, alespoň podle výkonného ředitele sociální sítě LinkedIn Jeffa Weinera. V článku s názvem „7 způsobů, jak řídit e-mail, aby on neřídil vás“, který publikoval právě na síti LinkedIn, popisuje Weiner pravidla, která se mu při řízení e-mailu nejvíce osvědčila.

1. Pište méně e-mailů

Držte se pravidla neposílat e-maily, pokud to není opravdu nutné. Strávíte pak podstatně méně času čtením reakcí a odpovídáním.

2. Označujte si nepřečtené zprávy

Používejte jednoduchou funkci označování e-mailů jako nepřečtených. Jasně pak uvidíte, k čemu se máte později vrátit. Snažte se končit den s co nejnižším počtem takto označených zpráv.

3. Vytvořte si pravidelný denní rozvrh

Opakujte své každodenní rutiny včetně několika časových úseků určených výlučně pro vyřizování e-mailů. Čím více se budete držet rutinního postupu, tím lépe.

4. Vyjadřujte se jasně

U zpráv posílaných e-mailem funguje podobný efekt jako u tiché pošty. Čím nesrozumitelněji vyjádříte, tím větší nesmysl z toho nakonec vyjde. Budete muset odpovídat na otázky, co jste svým sdělením mysleli. Při psaní e-mailů je proto důležité psát jednoduše a vyvarovat se dvojsmyslů.

5. Rozlišujte mezi příjemci zpráv a příjemci kopií

Položky „komu“ a „kopie“ nejsou totéž. Používejte je konzistentně tak, aby lidé uvedení na řádce „komu“ věděli, že se od nich očekává odpověď, zatímco příjemci kopií odpovídat nemusejí.

6. Potvrzujte přijetí

U důležitých zpráv, které někdo adresoval přímo vám, potvrzujte přijetí. Stačí odpovědět jednoslovně, např.: „Díky“, „Přijato“. Druhá strana pak nebude muset řešit, zda jste zprávu dostali, a dále vás kontaktovat.

7. Neřešte emotivní záležitosti e-mailem

Nepoužívejte e-mail, pokud se jedná o citlivé záležitosti, které mohou vyvolat kontroverzní reakce. Jakmile jste rozčílení, nepište raději nic. Emotivní záležitosti řešte po telefonu nebo raději osobně.

-kk-

Zdroj: LinkedIn Pulse - blogovací platforma sociální sítě LinkedIn
Zobrazit přehled článků ze zdroje LinkedIn Pulse

Komentáře k článku

Tento článek zatím nikdo neokomentoval. Přidejte komentář jako první.
Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.
Další informace