Chceme-li řídit svůj čas, musíme umět řídit sami sebe. Znamená to především neplést si zaneprázdněnost s produktivitou. Vysoce produktivní lidé jsou totiž méně zaneprázdnění než ti, kteří se cítí přepracovaní a přetížení. Vědí, na co se mají soustředit. Stejně tak byste si neměli plést urgentní věci s důležitými. Věci, které náhle vyvstanou, nemusejí být priority. Jak se tedy věnovat pouze prioritám a nebýt zaneprázdněný méně důležitými věcmi?
Pamatujte na pravidlo 80/20
80 % důležitosti toho, co za den uděláme, vytváří pouze 20 % našich aktivit. Když se tedy budeme soustředit pouze na 20 % nejdůležitějších úkolů, budeme na konci dne produktivnější a spokojenější.
Používejte dobrý kalendář
Ideální je jedna celá stránka nebo obrazovka na každý den s volným místem pro zapisování ke každé hodině. Začněte tím, že si označíte všechny časové úseky, kdy musíte být na konkrétním místě (porady, konference apod.). Zbývající čas si pak plánujte dle svých priorit.
Udržujte aktuální seznam priorit
Pro každý den si připravte seznam úkolů, které chcete v daný den splnit. Jednotlivé úkoly si pak označujte podle priorit např. A (musím), B (měl bych), C (mohl bych). I když jste toto doporučení pravděpodobně četli již mockrát, už jste je opravdu vyzkoušeli v praxi? Možná se budete divit.
Soustřeďte se na priority
Když si naplánujete úkoly A na konkrétní čas, splníte možná jen 20 % svého seznamu na daný den. Bude to však 80 % té nejdůležitější práce. To, co nestihnete dokončit daný den, naplánujte na den další.
-kk-