Neotravujte už ostatní: Pište lepší e-maily

Jak komunikujete v e-mailu, je důležité. Někdy nebo i často totiž to, co píšete ve zprávách, může vyznít jinak, než jak jste zamýšleli.

Neposílejte proto e-maily, které by mohly působit neupřímně, zbytečně nebo příliš komplikovaně. Pamatujte, že čím lepší e-mail napíšete, tím dříve dostanete odpověď.

Inspirujte se následujícími tipy pro profesionální e-mailovou komunikaci.

Příjemci vašich e-mailů nemusejí mít v hlavě stejné věci, jaké jste v době psaní e-mailu měli vy. Používejte „děkuji“ a „prosím“ a dodržujte ještě jednu zásadu – nedávejte na kopii šéfa, když jde o malichernou záležitost, doporučuje nám web businessknowhow.com.

Jaké jsou tedy nejnebezpečnější chyby při psaní e-mailů?

Označování e-mailů vykřičníky

Nepoužívejte vykřičníky, když nejde o zásadní záležitost. Možná si myslíte, že něco je opravdu důležité, když však označíte jako důležitou téměř každou zprávu, nemyslíte, že se to lidem omrzí?

Pokud je jako naléhavý nebo důležitý označen každý váš e-mail, i když v podstatě o moc nejde, začnou příjemci toto značení ignorovat a mohou být naštvaní.

Požadavek okamžité odpovědi

každý má své vlastní priority, a proto se snažte požadovat okamžitou odpověď jen tehdy, když je to opravdu nutné. Pokud vaše požadavky nebudou skutečně naléhavé, a přesto budete chtít okamžité odpovědi, brzy jim nikdo nebude věnovat pozornost.

Pokud tedy nikdo nepřijde k úhoně, když se nedočkáte okamžité odpovědi, nechte to být a nevyžadujte odpověď za každou cenu ještě ten samý den. A když je něco opravdu naléhavé, stručně vysvětlete proč.

Pouze jedna větu bez bližších detailů

Přílišná stručnost se může vymstít. Vy možná víte přesně, co myslíte, ale příjemce to vědět tak docela nemusí.

Pokud oba pracujete na stejném projektu, mohou zprávy jako „Nemáme to schválené“. nebo „Musíme změnit termín.“ fungovat. Pokud však příjemce bude muset prohledat celou řadu dalších e-mailů, aby zjistil, co jste vlastně mysleli, bude naštvaný.

Nebo naopak příliš mnoho detailů

Před odesláním dlouhé zprávy plné detailů si vždy rozmyslete, zda jsou nezbytné – nemusí totiž být oceněny. Pokud jste si s dotyčnou osobou telefonovali a problém již prodiskutovali, v e-mailu se o tom zmiňte, ale nepřikládejte přepis celého předchozího hovoru.

Stejně tak v případě, kdy příjemce e-mailu ví, jak to, co po něm chcete, má udělat, také mu nemusíte pokaždé opakovat všechny pokyny.

-jk-

Zdroj: Business Know-How - americký server věnovaný různým aspektům řízení malých podniků
Zobrazit přehled článků ze zdroje Business Know-How