Nenechte se ovládnout e-mailem

Ilustrační snímek

E-mail je sice již zcela běžný pracovní nástroj, efektivní práce s ním však zdaleka není tak běžná, jak si myslíme. Sami se zamyslete, jak často se od rozdělané práce necháváte rušit emaily nebo kolikrát za hodinu kontrolujete svou schránku, jestli náhodou nepřišla nějaká zpráva. To se samozřejmě negativně odráží na vaší produktivitě. Co s tím? Kromě zabezpečení vaší schránky kvalitním anitispamovým filtrem se držte následujících rad.

Naučte své kolegy a přátele posílat méně e-mailů

Učte je, aby vám posílali pouze stručné zprávy, které jsou pro vás nezbytné. Odesílání e-mailů je příliš jednoduché na to, aby nevěděli, co je a není žádoucí.

E-mail kontrolujte v určený čas, maximálně dvakrát až třikrát denně

Častější kontrola v průběhu dne je neefektivní, protože ruší od započaté práce. E-maily proto zpracovávejte v dávkách, dvakrát až třikrát denně.

Každý e-mail řešte pouze jednou

Odnaučte se schovávat si zprávy ve složce s příchozí poštou s tím, že je budete řešit později. Jistě sami dobře víte, že tento postup vede jen k opakovanému odkládání. U každé zprávy se proto hned po prvním přečtení rozhodněte, jak s ní naložíte – buď ji rovnou smažete, rovnou odpovíte nebo ji přemístíte do některé z tématicky označených složek pro budoucí zpracování. Vaším cílem by měla být prázdná složka příchozí pošty.

Pište stručně

Jděte rovnou k věci. Snažte se omezit na maximální délku tří vět.

Volte odpovídající předměty zpráv

Neodpovídejte na dřívější poštu zprávami s úplně jiným tématem. Raději upravte předmět zprávy tak, aby odpovídal skutečnosti.

Filtrujte e-maily

Pokud dostáváte pravidelné newslettery nebo jiné zprávy, které vás zajímají, ale nechcete se jimi zabývat hned, jak přijdou, filtrujte je automaticky do složek a přečtete si je později.

Nezapínejte e-mail jako první věc hned ráno

Když začnete e-mailem, budete muset řešit požadavky druhých lidí, místo abyste si vybrali své vlastní priority. Naučte se začínat den vždy tím nejobtížnějším úkolem, který máte splnit.

Nekontrolujte e-mail na mobilních zařízeních

Přečtení zpráv vás bude nutit odpovědět a psaní e-mailů na přenosných zařízeních trvá mnohem déle než na počítači. Pokud tedy nejde o urgentní záležitost nebo nemáte zrovna volné okno ve svém pracovním rozvrhu, nechte si zpracování e-mailů na počítač.

Odhadujte reakce příjemců vašich zpráv

Pište srozumitelně, aby příjemci vašich zpráv jasně pochopili, co chcete. Díky tomu budete moci předvídat jejich otázky a případně na ně rovnou předem odpovědět.

-kk-

Zdroj: Time Management Tips - strategie a techniky pro řízení času zdarma
Zobrazit přehled článků ze zdroje Time Management Tips