Kritika po e-mailu má svá pravidla. Znáte je?

Negativní předpojatost. To je termín, kterým psychologové popisují přirozený pocit člověka při čtení e-mailu. V praxi to znamená, že když má odesílatel ze své zprávy dobrý pocit, příjemce má neutrální pocit. Neutralita na straně odesílatele pak znamená negativitu na straně příjemce.

Důvod je jednoduchý – absence neverbálních prvků spojených s komunikací tváří v tvář. Příjemce z textu nepozná, jak se adresát tvářil, jaká dělal gesta nebo zda zvyšoval hlas, když psal příslušný e-mail. Očekává tedy automaticky tu horší variantu.

A teď si představte, že máte sdělit kritiku někomu, s kým se nemůžete sejít osobně. Musíte počítat s tím, že kritika vyjadřovaná v e-mailech je pro příjemce negativnější, než kdybyste ji sdělovali ústně. Snadno proto mohou ztratit motivaci.

Jak to tedy udělat? Praktické tipy, jak efektivně vyjadřovat negativní zpětnou vazbu e-mailem, publikoval server Harvard Business Review.

1. Začněte pozitivně

V úvodu e-mailu krátce zmiňte určitý aspekt práce, který příjemce již udělal správně. Například: „Děkuji za rychlou zprávu o situaci.

2. Používejte slovo „zatím“

Příjemce pak nebude mít pocit, že něco udělal úplně špatně. Je opravdu velký rozdíl mezi tím, když napíšete: „Není to podle mých představ.“ a „Zatím to není podle mých představ.

3. Jasně popište, co zlepšit

Nekritizujte bez toho, aniž byste napsali, jaký výsledek si představujete. Pokud vám například kolega pošle prezentaci, která je příliš dlouhá, nepište mu jen strohé konstatování, že je to příliš dlouhé. Napište například: „Ubíráš se správným směrem a pokud to ještě zkrátíš na 10 slidů, bude to ideální.

4. Nerozkazujte

Rozkazovací způsob v e-mailu zní opravdu silně direktivně. Raději používejte podmiňovací způsob. Nepište: „Udělej, dokonči, zařiď.“ Vhodnější je: „Mohl bys udělat, dokončit, zařídit?“ Příjemce tak získá oprávněný pocit, že je na něm, jak celou věc udělá.

-kk-

Zdroj: Harvard Business Review - zpravodajský portál vydavatelství přední americké obchodní školy Harvard Business School
Zobrazit přehled článků ze zdroje Harvard Business Review