Konec nudných porad, aneb Jak zajistit, že porady budou skutečně efektivní

V mnoha týmech je termín „porada“ synonymem nudy, zbytečnosti a zdlouhavosti. Na vině je přitom mnohdy špatné vedení těchto porad. Často se přetahuje, mnohdy se stráví na jednom bodě neúměrně mnoho času a ve výsledku se velká část porady jednotlivých pracovníků ani netýká. Zde je několik rad, jak zajistit, že vaše týmové porady budou odteď skutečně efektivní a přínosné.

Připravte agendu

Zní to banálně, ale základní poučkou je vůbec si připravit časový harmonogram každé porady. Jak uvádí The Muse, tím se nemyslí pouze určit, že porada bude na hodinu a jaké body chcete probrat. Tím se myslí, že u každého bodu napíšete, jak dlouho u něj zůstanete, a že tento rozvrh pak budete v průběhu porady opravdu dodržovat.

Spolupracujte na agendě s vašimi podřízenými

Jestliže se jedná o pravidelné nebo opakované porady, nespoléhejte se pouze na svůj úsudek a proberte časový harmonogram těchto porad i se členy vašeho týmu. Mohou mít dobré poznámky a vhledy, které by vás nemusely nutně napadnout.

Požádejte o účast jen relevantní pracovníky

Mnoho manažerů nutí všechny členy týmu, aby se účastnili celé porady, i když se jich drtivá většina témat třeba vůbec netýká. Zvažte, jestli je skutečně nutné, aby byli všichni účastníci přítomni po celou dobu porady, případně ji rozkouskujte na menší, intenzivnější úseky, kterých se budou účastnit jen skutečně relevantní lidé.

Věnujte se nejdůležitějším bodům na začátku

Ruku na srdce – to, že se nebude na konci porady stíhat a na některé body se nedostane, se bude asi dít navždy. Proto je nutné, abyste na začátek agendy porady daly prioritní body a teprve od nich postupovali směrem k méně důležitým tématům.

Hlídejte čas

Je vždycky dobré určit někoho, kdo bude hlídat čas a případně účastníky upozorňovat, že se porada výrazně opožďuje a je nutné přejít k dalšímu tématu. A je dobré, aby tímto člověkem nebyl ten, kdo poradu vede, protože ten se většinou potřebuje soustředit především na jiné věci.

 

-mm-

Zdroj: The Muse - americký web s tipy pro rozvoj kariéry a dlouhodobý profesionální růst
Zobrazit přehled článků ze zdroje The Muse