E-mail, chat, nástroje instant messagingu či SMS poměrně rychle vytlačují telefon z preferovaných komunikačních nástrojů. Především zástupci mladší generace zkrátka raději píší, než telefonují. Přesto však telefon stále má určité výhody, které e-mail nikdy mít nebude. V obchodním světě je navíc telefonování součástí etikety a existují situace, kdy je použití telefonu mnohem efektivnější než jakékoli psaní. Kdy byste tedy měli zvednou telefon? Podnikatelský server Inc.com radí:
1. Potřebujete okamžitou odpověď
Když pošlete e-mail, nemůžete očekávat rychlou odpověď. Druzí pochopí, že s nimi chcete něco řešit okamžitě, až když uvidí vaše jméno na svém telefonu.
2. Řešíte něco s více lidmi najednou
Představte si, že napíšete e-mail, na který vám deset lidí individuálně něco odpoví. Komunikace s více lidmi, kteří se nemohou sejít na jednom místě k diskusi tváří v tvář, se mnohem snáze řeší při telekonferenci.
3. Chcete řešit něco, co by v písemné podobě mohlo být zneužito
Nikdy nevíte, kdo všechno si přečte něco, co jste napsali. Telefonní hovor je pro řešení důvěryných otázek jistější.
4. Chcete vyjádřit emoce
Ani zapojení smajlíků vám nezajistí, že vaše písemná zpráva vyzní tak, jak má. Pokud s lidmi nebudete mluvit o složitých věcech osobně budou očekávat to nejhorší.
5. Stále panují nejasnosti
Dlouhé e-maily nikdo nečte. Pokud řešíte složitou záležitost, telefonní hovor je rychlejší a umožňuje reagovat na okamžitý kontext.
6. Oznamujete špatné zprávy
Máte-li být poslem špatných zpráv, myslete především na lidi, kterých se to dotkne, nikoli na sebe. Snažte se situaci co nejvíce zlidštit, neosobní komunikace by pouze vše zhoršila.
7. Máte důležité novinky
I když se jedná o dobré zprávy, snažte se jakékoli větší novinky oznamovat osobně. Lidé, kterých se to bude týkat, budou pravděpodobně mít hned dotazy, které byste písemně řešili příliš dlouho.
8. Nemůžete se domluvit na termínu osobní schůzky
Jediný telefonát asistentce je mnohem efektivnější než vyměňování e-mailů.
9. Dosavadní neosobní komunikace vede ke konfliktům
Čím déle si budete vyměňovat písemné zprávy, tím snadněji může vzniknout nedorozumění nebo konflikt. Jakmile začněte něco takového pozorovat, měli byste věc dořešit po telefonu.
10. Rádi byste se viděli osobně
Pokud není možné sejít se osobně, ale chcete to dát najevo, že byste dotyčného rádi viděli, použijte telefon. Z vašeho hlasu to pozná lépe než z písemné zprávy.
-kk-