Chcete-li tento problém vyřešit, možná budete muset najít to jedno správné řešení. Existuje však hned několik jednoduchých kroků, které můžete zkusit – a se kterými se rapidně zvýší vaše šance na včasné zahájení i ukončení vašeho příštího virtuálního setkání, tvrdí článek na webu management-issues.com.
Proč online porady nedodržují svůj čas?
- Lidé se nepřipojí včas
- Poradu zpomalují technické problémy
Začněte ve čtvrt: Lidé často mají tolik porad, že velmi často jejich předchozí schůzky znemožňují dorazit včas. Proto s tím počítejte a plánujte porady na 14:15, ne na 14:00. Vytvoříte tak časový polštář, který pomůže lidem přihlásit se včas na vaši online poradu.
Zahajte schůzku, když dorazili všichni důležití lidé: Pro většinu schůzek není přítomnost všech pozvaných bezpodmínečně nutná. Máte už připojené všechny osoby s rozhodovací pravomocí? Skvělé, klidně začněte.
Vyzvěte ostatní, aby se přihlásili o něco dříve: Vyzvěte lidi, aby se do virtuálního hovoru přihlásili o 10 minut dříve. Potom mohou klidně pokračovat v odpovídání na e-maily nebo v čemkoli jiném. Trik je v tom, že během těchto 10 minut budou mít možnost vyřešit i všechny obvyklé komplikace (jako jsou neočekávané aktualizace softwaru).
Zajistěte, aby se všechny virtuální schůzky ukládaly do kalendářů: Zažili jste někdy zoufalé žádosti o informace a linky pro přihlášení do online hovoru? Lidé někdy začnou řešit, jak se vlastně připojit, až když porada začíná. Pokud je to možné, použijte odkaz, který máte v nástroji pro plánování porad. Většinou tam je možnost, která umožní automatické načtení informací do kalendářů všech účastníků.
-jk-