E-mailový guru aneb jak se vyrovnat se záplavou korespondence

Sedáte doma po večerech k e-mailové schránce a děsíte se, kolik nových zpráv opět proklouzlo vaším spamovým filtrem? Pak zkuste následujících několik kroků, které připravil server Open Forum, díky nimž se zbavíte nadbytečné administrativy a zvýšíte svou produktivitu.

Zbavte se nadbytečných zpráv

1. Odhlaste se ze všech obchodních sdělení, které vám do schránky denně chodí. Firmy, u nichž jste si jednou před pěti lety něco objednali, vám stále periodicky zasílají poštu, kterou vy vždy jen smažete. Je to ale únavné každý den čistit poštu od mailingu, ještě než se pustíte do práce.

2. Určitě využíváte některé z tolik populárních sociálních médií. Ovšem i ta neustále zasílají informační zprávy do vaší schránky. Jednoduše je zrušte. Nepotřebujete přeci vědět na minutu, zda si vás někdo nový přidal do přátel nebo okomentoval vaše sdělení nebo změnu profilu.

3. Nezanedbávejte označování spamů. Spamové filtry sice jsou poměrně účinné v rozpoznávání nevyžádané pošty, ale nejsou stoprocentní a občas nějaké to sdělení proklouzne. Buďte proto důslední a každý spam označujte. Systém se to naučí a příště budete mít zas o kus práce méně.

4. Občas některé aplikace, a zejména pak stahování, vyžadují zadání vaší e-mailové adresy. Co jednoduššího můžete udělat než, že si založíte speciální účelovou adresu právě pro tyto případy? Obchodní sdělení a nepodstatná sdělení se již nebudou mísit s důležitými emaily.

Zorganizujte zbývající zprávy

5. Nejjednodušší přehled v e-mailech získáte díky filtrům, které vám pomohou přímo třídit zprávu podle charakteru obsahu nebo odesílatele.

6. Zapomeňte na ruční třídění do různých složek, ve kterých pak prostě budete „lovit“ staré informace, které zrovna potřebujete. Nastavte si automaticky funkce vyhledávání a používejte je, jakmile budete tato data opět potřebovat.

7. Pokud využíváte účet na gmail.com nebo Google Apps, objevte potenciál funkce záložek, což je poměrně nová funkce. Jediné, co nesmíte zapomínat, je všechny záložky pravidelně kontrolovat.

Buďte nemilosrdní

8. Buďte ve svých konverzacích pokud možno co nejvíce struční. Pokud končíte konverzaci a osoba na druhé straně komunikačního kanálu vám poděkovala za vaši práci, už neodepisujte. Platí zde totiž přímá úměra - čím více budete posílat zpráv, tím více se vám jich vrátí.

9. V případě, že vám pravidelně chodí určité typy podobných zpráv, vytvořte si předdefinovanou šablonu, která vám podstatně zkrátí čas při znovuvytváření stejného textu.

10. Na některé e-maily se vyplatí vůbec neodpovídat nebo je vůbec neotevírat. Prostudujte předmět zprávy, a pokud je nedůležitý, tak zprávu neřešte. Vyplatí se vám to zvláště v situacích, kdy času není nazbyt. Kdo může být důležitější než vaši zákazníci, dodavatelé a kolegové?

Budete se divit, ale výše zmíněné tipy sníží objem vašich e-mailů o téměř 25 % a ušetří vám spoustu času. Máte nějaké další tipy, které byste přidali na seznam?

-bn-

Zdroj: OPEN Forum - americký server sdružující komunitu malých a středních podnikatelů
Zobrazit přehled článků ze zdroje OPEN Forum