E-mail: Používejte tento užitečný nástroj moudře

Možná ztrácíte čas kvůli něčemu tak běžnému jako je e-mail. Zkuste se zbavit časově náročného návyku kontrolovat e-maily každou chvilku.

Ilustrační snímek

To, co potřebujete, je trávit čas uvažováním o strategických tématech. To však nejde, když jste neustále rozptýleni přílivem informací s nízkou prioritou.

Chcete-li být efektivní, musíte se zabývat podnikáním a tím, jak ho posunout dál. Nesmíte všechen čas spálit na provozních záležitostech. E-mail má tu nevýhodu, že je velmi pohodlný pro odesílatele. Pro příjemce však často tvoří velkou zátěž.

Získejte zpět 4 hodiny ze svého dne

Chcete-li získat zpět značnou část svého pracovního dne, stačí udělat jednu věc: začněte s e-mailem zacházet jako s pracovní aktivitou. Základní úvaha je taková, že když jste vytížený manažer, mnoho lidí se dožaduje vaší pozornosti a potřebují, abyste jim určitou část svého času věnovali. Většina těchto požadavků přichází v podobě e-mailu.

Proto by se interakce s vaší e-mailovou schránkou měla stát plánovaným úkolem. Záleží jen na vás, jak často si dovolíte, abyste si během dne zkontrolovali, pročetli a zodpověděli na e-maily. Mohou to být třeba i jen 2 bloky po 90 minutách každý den. První blok by měl proběhnout před obědem a druhý v někdy později odpoledne, doporučuje nám článek na webu cfo.com.

Pokud je to důležité, najdou si k vám cestu i jinak

Pokud očekáváte něco důležitého, zkontrolujte maily v době, kdy očekáváte, že důležitý mail dorazí – a poté opět poštovní schránku zavřete. Po zbytek dne otevřete e-mail pouze v případě, že v něm potřebujete něco vyhledat nebo sami něco chcete poslat.

Lidé často používají e-mail k odeslání informací, které mají relativně nízkou prioritu. Když výše zmíněné začnete dělat, rychle se naučí, že vám mají posílat pouze informace, které vyzývají k nějaké akci. Pokud s vámi budou potřebovat prodiskutovat něco opravdu závažného nebo to bude něco urgentního, přijdou k vám osobně nebo zavolají.

-jk-

 

Zdroj: CFO.com - americký server pro finanční manažery
Zobrazit přehled článků ze zdroje CFO.com